STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

27 Feb

Det är inte lugnt bara för att ”det är lugnt”


Datum: 2017-02-27 16:01 Kommentarer: 0 st

Det händer att någon, en kollega till exempel, ber oss göra något och vi svarar “Javisst, det kan jag göra! När behöver du det?”. Kollegan säger “Äsch, det är inte så bråttom. Det är lugnt.”. Det var skönt att höra. Då kan vi prioritera andra uppgifter först.

Men, där gick vi bet.

För, någon dag senare kommer kollegan förbi igen och frågar “Du, har du hunnit fixa det där? Jag skulle behöva det nu.” och nu är ett ovanligt dåligt tillfälle för oss att göra den där saken utan att begå våld på vår egen planering, för nu har vi andra uppgifter som för oss har mycket högre prioritet.

Otydlighetens olycka
Återigen har vi fått erfara det bedrägliga i det diffusa. “Lugnt” för mig kan betyda något annat för dig. För mig är det kanske i nästa vecka och för dig inte under dagen, men helst imorgon bitti.

Vi är ofta smärtsamt medvetna om att upplevelsen av vad som är “bråttom” är högst godtycklig från person till person, men åtminstone jag hade inte reflekterat över att också i “lugnt” gömmer sig en strukturfälla, innan min adept Malin berättade om en episod som belyste just det här problemet.

För, att vi missuppfattar hur snabbt något ska vara klart fäller krokben för vår struktur i det att vi ställs inför en prioriteringssituation där det för en del av oss är lätt att prioritera kollegans brådskande uppgift först. Vår planering spricker och vi får trycka in några timmars övertid i alla fall - fastän vi tyckte att vi var ute i god tid.

Gör så här
Från och med idag, om inte förr, nöj dig inte med ett “det är lugnt” när du får en uppgift delegerad till dig. Ställ en kontrollfråga för att göra förväntningarna tydliga. Svara till exempel “Vad bra; går det bra med tisdag eftermiddag?”.

Har du lätt för att överleverera, lägg på 50% av kalendertidsåtgången du först uppskattade eller, om du är djärv, testa att dubbla. I värsta fall “prutar” kollegan och ni kommer överens om en något snabbare leverans trots allt.

Bättre framförhållning lättare
Vad leveranstiden än blir, är ni bägge då mer säkra på vad ni kommit överens om. Det som först var “lugnt” är nu “onsdag kl 10”. Du har lättare att planera ditt arbete och minskar risken för att stressat bli sen i onödan och för kollegan ökar chansen att det den delegerat blir klart i tid.

Hur gör du?
Hur gör du för att komma fram till en tydlig och rimlig deadline för de uppgifter du får delegerat till dig? Har du någon särskild metod som gör överenskommelsen glasklar mellan dig och motparten? Berätta gärna i en kommentar och dela med dig av dina erfarenheter. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.