Strukturbloggen

Det hän­der att någon, en kol­le­ga till exem­pel, ber oss göra något och vi svarar ​“Javisst, det kan jag göra! När behöver du det?”. Kol­le­gan säger ​“Äsch, det är inte så bråt­tom. Det är lugnt.”. Det var skönt att höra. Då kan vi pri­or­it­era andra uppgifter först.

Men, där gick vi bet.

För, någon dag senare kom­mer kol­le­gan för­bi igen och frå­gar ​“Du, har du hun­nit fixa det där? Jag skulle behö­va det nu.” och nu är ett ovan­ligt dåligt tillfälle för oss att göra den där sak­en utan att begå våld på vår egen planer­ing, för nu har vi andra uppgifter som för oss har myck­et högre prioritet.

Oty­d­lighetens olycka
Återi­gen har vi fått erfara det bedräg­li­ga i det dif­fusa. ​“Lugnt” för mig kan bety­da något annat för dig. För mig är det kanske i näs­ta vec­ka och för dig inte under dagen, men helst imor­gon bitti.

Vi är ofta smärt­samt med­vet­na om att upplevelsen av vad som är ​“bråt­tom” är högst god­ty­ck­lig från per­son till per­son, men åtmin­stone jag hade inte reflek­ter­at över att ock­så i ​“lugnt” göm­mer sig en struk­tur­fäl­la, innan min adept Malin berät­tade om en episod som belyste just det här problemet.

För, att vi mis­supp­fat­tar hur snabbt något ska vara klart fäller krokben för vår struk­tur i det att vi ställs inför en pri­or­i­ter­ingssi­t­u­a­tion där det för en del av oss är lätt att pri­or­it­era kol­le­gans bråd­skande uppgift först. Vår planer­ing sprick­er och vi får tryc­ka in några tim­mars över­tid i alla fall — fastän vi tyck­te att vi var ute i god tid.

Gör så här
Från och med idag, om inte förr, nöj dig inte med ett ​“det är lugnt” när du får en uppgift delegerad till dig. Ställ en kon­troll­frå­ga för att göra förvänt­ningar­na tydli­ga. Svara till exem­pel ​“Vad bra; går det bra med tis­dag eftermiddag?”.

Har du lätt för att över­lev­er­era, lägg på 50% av kalen­der­tid­såt­gån­gen du först upp­skat­tade eller, om du är djärv, tes­ta att dub­bla. I värs­ta fall ​“pru­tar” kol­le­gan och ni kom­mer överens om en något snab­bare lever­ans trots allt.

Bät­tre fram­förhåll­ning lättare
Vad lever­ansti­den än blir, är ni bägge då mer säkra på vad ni kom­mit överens om. Det som först var ​“lugnt” är nu ​“ons­dag kl 10”. Du har lättare att plan­era ditt arbete och min­skar risken för att stres­sat bli sen i onö­dan och för kol­le­gan ökar chansen att det den delegerat blir klart i tid.

Hur gör du?
Hur gör du för att kom­ma fram till en tydlig och rim­lig dead­line för de uppgifter du får delegerat till dig? Har du någon särskild metod som gör överen­skom­melsen glasklar mel­lan dig och mot­parten? Berät­ta gär­na i en kom­men­tar och dela med dig av dina erfarenheter.