Därför behöver du en fysisk inkorg | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

10 nov.

Därför behöver du en fysisk inkorg


Datum: 2016-11-10 07:50

Om du aldrig någon­sin hanter­ar pap­per i ditt jobb, kan du hop­pa över det här struk­tur­tipset. Du kan ock­så gläd­ja dig åt att du till­hör en myck­et liten minoritet bland mina kun­der och läsare.

För, visst är det så att de fles­ta av oss har ett visst pap­pers­flöde ännu, ock­så i dessa dig­i­ta­la dagar.

Vi köper något i tjän­sten och får ett kvit­to. Vi noter­ar på pap­per under möten. Vi byter vis­itko­rt med någon vi hop­pas ska bli vår kund. Vi gör en hastig noter­ing på en lapp om något vi inte får glöm­ma. En och annan lever­an­tör skickar oss pap­pers­fak­tur­or. Kol­le­gor läg­ger en utskriv­en lista på vårt skrivbord och ber oss ta en titt på den och göra vad som krävs för att rät­ta upp det hela. Under ett tele­fon­sam­tal skriv­er vi stö­dord på en post it om vad vi kom­mer överens om.

Så, nog blir det pap­per, alltid.

Färre mis­sade saker
Även om det mes­ta du gör är dig­i­talt, behöver du en fysisk inko­rg på din arbet­splats. Du har då ett självk­lart ställe där du läg­ger de pap­per (och annat fysiskt, för den delen) som du ännu inte hanter­at. Med en fysisk inko­rg har kol­le­gor­na ett självk­lart ställe där de läg­ger sådant de vill att du tar tag i, istäl­let för att de tej­par fast det på skär­men eller läg­ger det tvärs över tan­gent­bor­det. Det blir tydligt för dig att du har nyinkom­met mate­r­i­al som du inte fat­tat beslut om och som kan innehål­la out­ta­lade att göra-uppgifter, som så fort som möjligt behöver ham­na på din att göra-lista, så du kan göra en kor­rekt prioritering.

En enda kanal, som i mailen
Har du inte en fysisk inko­rg, är det lätt hänt att du läg­ger ifrån dig det du har i han­den på en tom yta på skrivbor­det, för där finns en ledig plats”. Rätt som det är, finner du dig sit­ta och fly­t­ta omkring pap­pren på bor­det för att få ord­ning, få över­sikt och kom­ma fram till vad du ska hug­ga tag i härnäst (och du glöm­mer din att göra-lista, där så myck­et annat ock­så står).

Att inte ha en fysisk inko­rg är som att inte ha en mail­box, utan att låta mailen lan­da utsprid­da på hela datorskrivbor­det, bakom alla fön­ster. Det skulle då vara oty­dligt vad som kom­mit in utifrån och vad du lagt där för att ha det lät­till­gäng­ligt. Bät­tre då med en lista (mail­box­en), där det senast inkom­na lig­ger överst och du tydligt vet när allt är omhän­dertaget (tomt).

En inko­rg är en inko­rg är en mailbox
Den fysiska inko­r­gen är dock inte en lagringsplats, pré­cis som inkorg”-vyn i mailen inte heller är det (kanske är det då en onödig fres­telse att ha en inko­rg med höga kan­ter). Du proces­sar den på sam­ma sätt som din mail­box, d v s enhet efter enhet (pap­per, häfte, lapp et c) fat­tar du ett beslut om vad den innebär för dig och skickar den dit där den hör hem­ma. Några sak­er ham­nar på att göra-lis­tan, några på över­sik­ten över sto­ra uppgifter, några sparas som ref­er­ens­ma­te­r­i­al i vän­tan på att du någon gång behöver dem.

Pré­cis som du inte ska lagra mail direkt i mail­box­en (utan arkiver­ade, i en under­mapp, i en under­mapp­struk­tur eller utan­för mail­box­en), gör du ock­så bäst i att få din fysiska inko­rg tom då och då; helst en gång om dagen. Om inte det, så åtmin­stone en gång i veck­an. Men, ju län­gre du drö­jer med att töm­ma den, desto job­bi­gare blir det att göra det, efter­som pap­per har en ten­dens att växa till sig och bli fler där det redan finns ett. Det tar näm­li­gen mer emot att läg­ga dit det förs­ta än det fem­tionde pappret.

Gör så här

  1. Om du inte har en redan, köp en inko­rg. Eller, om du hellre vill, mark­era den självk­lara yta på skrivbor­det där det nyinkom­na, ej hanter­ade mate­ri­alet lan­dar. Tej­pa upp en yta med gulsvar­ta band, rita och klipp ut en helikopter­plat­ta, skriv en lapp till kol­le­gor­na om att här vill jag att du läg­ger det”, eller något helt annat.

  2. Sätt som mål att få inko­r­gen tom en gång i veck­an, men försök att få den tom var­je dag.

  3. Hit­ta på en belön­ing du ger dig själv var­je vec­ka du fått tom inko­rg åtmin­stone en gång. Ät en kola, boka mas­sage, njut en finkaffe, köp en blom­ma, ta en skön prom­e­nad eller vad som helst som du skulle se fram emot.

  4. När du får något i inko­r­gen (eller själv läg­ger det där), ta så fort som möjligt ställ­ning till vad det innebär för dig och skriv att göra-uppgift, sätt upp på pro­jek­töver­sikt, notera som något du vän­tar på från någon annan, släng eller spara undan, så du kan fly­t­ta det fysiska ur kor­gen. Det är det­ta jag menar med att proces­sa”.

  5. När du kom­mer till­ba­ka från en resa, töm fick­or och väs­ka i inko­r­gen och proces­sa var­je kvit­to, var­je noter­ing, var­je lapp du haft med dig, till dess där åter är tomt.

Inte län­gre högar
Om du använ­der en fysisk inko­rg för allt fysiskt inkom­mande, får du färre hål­la koll på”-högar, efter­som du proces­sar pap­pers­flödet sys­tem­a­tiskt och med­vetet. Du mis­sar färre sak­er du lovat, efter­som du säk­er­ställer att det noter­ade löftet ham­nar som en att göra-uppgift som är med i din dagli­ga pri­or­i­ter­ing. Du övar dessu­tom på själ­va proces­sandet”, vilket du har igen när du hanter­ar din dig­i­ta­la mailbox.

Hur gör du?
Hur gör du för att proces­sa de pap­per du ändå får så snabbt och lätt som möjligt? Läm­na en kom­men­tar nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.