Strukturbloggen

Om du aldrig någon­sin hanter­ar pap­per i ditt jobb, kan du hop­pa över det här struk­tur­tipset. Du kan ock­så gläd­ja dig åt att du till­hör en myck­et liten minoritet bland mina kun­der och läsare.

För, visst är det så att de fles­ta av oss har ett visst pap­pers­flöde ännu, ock­så i dessa dig­i­ta­la dagar.

Vi köper något i tjän­sten och får ett kvit­to. Vi noter­ar på pap­per under möten. Vi byter vis­itko­rt med någon vi hop­pas ska bli vår kund. Vi gör en hastig noter­ing på en lapp om något vi inte får glöm­ma. En och annan lever­an­tör skickar oss pap­pers­fak­tur­or. Kol­le­gor läg­ger en utskriv­en lista på vårt skrivbord och ber oss ta en titt på den och göra vad som krävs för att rät­ta upp det hela. Under ett tele­fon­sam­tal skriv­er vi stö­dord på en post it om vad vi kom­mer överens om.

Så, nog blir det pap­per, alltid.

Färre mis­sade saker
Även om det mes­ta du gör är dig­i­talt, behöver du en fysisk inko­rg på din arbet­splats. Du har då ett självk­lart ställe där du läg­ger de pap­per (och annat fysiskt, för den delen) som du ännu inte hanter­at. Med en fysisk inko­rg har kol­le­gor­na ett självk­lart ställe där de läg­ger sådant de vill att du tar tag i, istäl­let för att de tej­par fast det på skär­men eller läg­ger det tvärs över tan­gent­bor­det. Det blir tydligt för dig att du har nyinkom­met mate­r­i­al som du inte fat­tat beslut om och som kan innehål­la out­ta­lade att göra-uppgifter, som så fort som möjligt behöver ham­na på din att göra-lista, så du kan göra en kor­rekt prioritering.

En enda kanal, som i mailen
Har du inte en fysisk inko­rg, är det lätt hänt att du läg­ger ifrån dig det du har i han­den på en tom yta på skrivbor­det, för där finns ​”en ledig plats”. Rätt som det är, finner du dig sit­ta och fly­t­ta omkring pap­pren på bor­det för att få ord­ning, få över­sikt och kom­ma fram till vad du ska hug­ga tag i härnäst (och du glöm­mer din att göra-lista, där så myck­et annat ock­så står).

Att inte ha en fysisk inko­rg är som att inte ha en mail­box, utan att låta mailen lan­da utsprid­da på hela datorskrivbor­det, bakom alla fön­ster. Det skulle då vara oty­dligt vad som kom­mit in utifrån och vad du lagt där för att ha det lät­till­gäng­ligt. Bät­tre då med en lista (mail­box­en), där det senast inkom­na lig­ger överst och du tydligt vet när allt är omhän­dertaget (tomt).

En inko­rg är en inko­rg är en mailbox
Den fysiska inko­r­gen är dock inte en lagringsplats, pré­cis som ​”inkorg”-vyn i mailen inte heller är det (kanske är det då en onödig fres­telse att ha en inko­rg med höga kan­ter). Du proces­sar den på sam­ma sätt som din mail­box, d v s enhet efter enhet (pap­per, häfte, lapp et c) fat­tar du ett beslut om vad den innebär för dig och skickar den dit där den hör hem­ma. Några sak­er ham­nar på att göra-lis­tan, några på över­sik­ten över sto­ra uppgifter, några sparas som ref­er­ens­ma­te­r­i­al i vän­tan på att du någon gång behöver dem.

Pré­cis som du inte ska lagra mail direkt i mail­box­en (utan arkiver­ade, i en under­mapp, i en under­mapp­struk­tur eller utan­för mail­box­en), gör du ock­så bäst i att få din fysiska inko­rg tom då och då; helst en gång om dagen. Om inte det, så åtmin­stone en gång i veck­an. Men, ju län­gre du drö­jer med att töm­ma den, desto job­bi­gare blir det att göra det, efter­som pap­per har en ten­dens att växa till sig och bli fler där det redan finns ett. Det tar näm­li­gen mer emot att läg­ga dit det förs­ta än det fem­tionde pappret.

Gör så här

1. Om du inte har en redan, köp en inko­rg. Eller, om du hellre vill, mark­era den självk­lara yta på skrivbor­det där det nyinkom­na, ej hanter­ade mate­ri­alet lan­dar. Tej­pa upp en yta med gulsvar­ta band, rita och klipp ut en helikopter­plat­ta, skriv en lapp till kol­le­gor­na om att ​”här vill jag att du läg­ger det”, eller något helt annat.


2. Sätt som mål att få inko­r­gen tom en gång i veck­an, men försök att få den tom var­je dag.


3. Hit­ta på en belön­ing du ger dig själv var­je vec­ka du fått tom inko­rg åtmin­stone en gång. Ät en kola, boka mas­sage, njut en finkaffe, köp en blom­ma, ta en skön prom­e­nad eller vad som helst som du skulle se fram emot.


4. När du får något i inko­r­gen (eller själv läg­ger det där), ta så fort som möjligt ställ­ning till vad det innebär för dig och skriv att göra-uppgift, sätt upp på pro­jek­töver­sikt, notera som något du vän­tar på från någon annan, släng eller spara undan, så du kan fly­t­ta det fysiska ur kor­gen. Det är det­ta jag menar med att ​”proces­sa”.


5. När du kom­mer till­ba­ka från en resa, töm fick­or och väs­ka i inko­r­gen och proces­sa var­je kvit­to, var­je noter­ing, var­je lapp du haft med dig, till dess där åter är tomt.

Inte län­gre högar
Om du använ­der en fysisk inko­rg för allt fysiskt inkom­mande, får du färre ​”hål­la koll på”-högar, efter­som du proces­sar pap­pers­flödet sys­tem­a­tiskt och med­vetet. Du mis­sar färre sak­er du lovat, efter­som du säk­er­ställer att det noter­ade löftet ham­nar som en att göra-uppgift som är med i din dagli­ga pri­or­i­ter­ing. Du övar dessu­tom på själ­va ​”proces­sandet”, vilket du har igen när du hanter­ar din dig­i­ta­la mailbox.

Hur gör du?
Hur gör du för att proces­sa de pap­per du ändå får så snabbt och lätt som möjligt? Läm­na en kom­men­tar nedan.