STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

10 Nov

Därför behöver du en fysisk inkorg


Datum: 2016-11-10 07:50 Kommentarer: 0 st

Om du aldrig någonsin hanterar papper i ditt jobb, kan du hoppa över det här strukturtipset. Du kan också glädja dig åt att du tillhör en mycket liten minoritet bland mina kunder och läsare.

För, visst är det så att de flesta av oss har ett visst pappersflöde ännu, också i dessa digitala dagar.

Vi köper något i tjänsten och får ett kvitto. Vi noterar på papper under möten. Vi byter visitkort med någon vi hoppas ska bli vår kund. Vi gör en hastig notering på en lapp om något vi inte får glömma. En och annan leverantör skickar oss pappersfakturor. Kollegor lägger en utskriven lista på vårt skrivbord och ber oss ta en titt på den och göra vad som krävs för att rätta upp det hela. Under ett telefonsamtal skriver vi stödord på en post it om vad vi kommer överens om.

Så, nog blir det papper, alltid.

Färre missade saker
Även om det mesta du gör är digitalt, behöver du en fysisk inkorg på din arbetsplats. Du har då ett självklart ställe där du lägger de papper (och annat fysiskt, för den delen) som du ännu inte hanterat. Med en fysisk inkorg har kollegorna ett självklart ställe där de lägger sådant de vill att du tar tag i, istället för att de tejpar fast det på skärmen eller lägger det tvärs över tangentbordet. Det blir tydligt för dig att du har nyinkommet material som du inte fattat beslut om och som kan innehålla outtalade att göra-uppgifter, som så fort som möjligt behöver hamna på din att göra-lista, så du kan göra en korrekt prioritering.

En enda kanal, som i mailen
Har du inte en fysisk inkorg, är det lätt hänt att du lägger ifrån dig det du har i handen på en tom yta på skrivbordet, för där finns ”en ledig plats”. Rätt som det är, finner du dig sitta och flytta omkring pappren på bordet för att få ordning, få översikt och komma fram till vad du ska hugga tag i härnäst (och du glömmer din att göra-lista, där så mycket annat också står).

Att inte ha en fysisk inkorg är som att inte ha en mailbox, utan att låta mailen landa utspridda på hela datorskrivbordet, bakom alla fönster. Det skulle då vara otydligt vad som kommit in utifrån och vad du lagt där för att ha det lättillgängligt. Bättre då med en lista (mailboxen), där det senast inkomna ligger överst och du tydligt vet när allt är omhändertaget (tomt).

En inkorg är en inkorg är en mailbox
Den fysiska inkorgen är dock inte en lagringsplats, precis som ”inkorg”-vyn i mailen inte heller är det (kanske är det då en onödig frestelse att ha en inkorg med höga kanter). Du processar den på samma sätt som din mailbox, d v s enhet efter enhet (papper, häfte, lapp et c) fattar du ett beslut om vad den innebär för dig och skickar den dit där den hör hemma. Några saker hamnar på att göra-listan, några på översikten över stora uppgifter, några sparas som referensmaterial i väntan på att du någon gång behöver dem.

Precis som du inte ska lagra mail direkt i mailboxen (utan arkiverade, i en undermapp, i en undermappstruktur eller utanför mailboxen), gör du också bäst i att få din fysiska inkorg tom då och då; helst en gång om dagen. Om inte det, så åtminstone en gång i veckan. Men, ju längre du dröjer med att tömma den, desto jobbigare blir det att göra det, eftersom papper har en tendens att växa till sig och bli fler där det redan finns ett. Det tar nämligen mer emot att lägga dit det första än det femtionde pappret.

Gör så här

  1. Om du inte har en redan, köp en inkorg. Eller, om du hellre vill, markera den självklara yta på skrivbordet där det nyinkomna, ej hanterade materialet landar. Tejpa upp en yta med gulsvarta band, rita och klipp ut en helikopterplatta, skriv en lapp till kollegorna om att ”här vill jag att du lägger det”, eller något helt annat.

  2. Sätt som mål att få inkorgen tom en gång i veckan, men försök att få den tom varje dag.

  3. Hitta på en belöning du ger dig själv varje vecka du fått tom inkorg åtminstone en gång. Ät en kola, boka massage, njut en finkaffe, köp en blomma, ta en skön promenad eller vad som helst som du skulle se fram emot.

  4. När du får något i inkorgen (eller själv lägger det där), ta så fort som möjligt ställning till vad det innebär för dig och skriv att göra-uppgift, sätt upp på projektöversikt, notera som något du väntar på från någon annan, släng eller spara undan, så du kan flytta det fysiska ur korgen. Det är detta jag menar med att ”processa”.

  5. När du kommer tillbaka från en resa, töm fickor och väska i inkorgen och processa varje kvitto, varje notering, varje lapp du haft med dig, till dess där åter är tomt.

Inte längre högar
Om du använder en fysisk inkorg för allt fysiskt inkommande, får du färre ”hålla koll på”-högar, eftersom du processar pappersflödet systematiskt och medvetet. Du missar färre saker du lovat, eftersom du säkerställer att det noterade löftet hamnar som en att göra-uppgift som är med i din dagliga prioritering. Du övar dessutom på själva ”processandet”, vilket du har igen när du hanterar din digitala mailbox.

Hur gör du?
Hur gör du för att processa de papper du ändå får så snabbt och lätt som möjligt? Lämna en kommentar nedan.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.