STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

04 Nov

Är det värt besväret?


Datum: 2016-11-04 08:39 Kommentarer: 2 st

Allt det här strukturerandet, blir det inte bara mer jobb? Måste vi verkligen ha en att göra-lista? Är det egentligen värt besväret att skriva upp allt vi har att göra?

Det är klart att det är berättigade frågor. Syftet med strukturen är ju att lättare få saker gjort och då får inte strukturerandet i sig utgöra en tröskel.

Med jämna mellanrum får jag frågor som dessa när jag föreläser och du förstår säkert att mitt svar är att "visst är det värt det". Låt mig förklara varför.

Argument för det bättre alternativet
Jag tycker mig se tre situationer då vi frågar oss om vi verkligen behöver en att göra-lista. Vi tänker att:

  • "Jag har det ju i huvudet. Räcker inte det?"



    Nej, inte för de flesta jag möter. I en intensiv vardag då vi har mycket att göra, är det så lätt att glömma. Rätt som det är kommer vi på något som vi tidigare borde ha gjort (som vi då hade glömt) och vi får betala dyrt i ansträngning för att komma ikapp.



    Huvudet är också att otympligt ställe när det gäller att ha överblick och sortera bland alla uppgifter. Få är de som klarar att i huvudet dölja sådana att göra-uppgifter de inte vill fokusera på just för ögonblicket (du har säkert testat att inte tänka på en rosa elefant någongång). När vi i huvudet inte får till den där kompletta överblicken, tenderar vi göra det vi kommer att tänka på behöver bli gjort snarare än det som har högsta prioritet. Rätt saker gjorda vid fel tid.


  • "Jag har ju allt i mailen. Mailboxen är min att göra-lista."

    

Ja, tills nu har du kanske haft mailboxen som en del av din att göra-lista (eftersom en del saker du har att göra inte kommit in via mail). Och, den är en tämligen opraktisk sådan. Någon fyller på den hela tiden, också med sånt som inte är att göra-uppgifter. Uppgifterma/ärenderaderna i listan är sällan formulerade som det vi ska göra, utan snarare i termer av "Sv: sv: sv: sv: projektet". När vi glömt vad vi skulle göra av mailet med ärenderaden "Förra mötet", behöver vi om igen läsa igenom det för att påminna oss om vad det var. Hade vi formulerat att göra-uppgiften direkt efter att vi läst mailet första gången, när det vi skulle göra var så uppenbart för oss, hade vi sluppit tänka till på det igen.


  • "Vi har ju vår verksamhetsplanering och våra projektplaner och jag har bokat in alla aktiviteter i kalendern. Varför måste jag skriva upp varje steg i en lista dessutom?"



    Allt det du gjort är bra, men får du verkligen den överblick du behöver för att kunna se alla stora uppgifter du har igång på ett bräde så du lätt säkerställer att du kommer framåt på varje? 


    De noteringar du har i de verktyg du nämnde, är de detaljerade nog? Är det du har att göra definierat som uppgifter som var och en tar kortare än en arbetsdag att göra, så du får njuta av att bocka av åtminstone ett par gånger varje dag.

Gör så här

  1. Rannsaka dig själv. Alla de uppgifter du har att göra, har du de allesammans i det verktyg du valt för att göra-uppgifter?

    Eller, har du outtalade, odefinierade uppgifter på andra ställen med baktanken att "äsch, jag vet vad det är för något"?

  2. Kika i mailen och definiera de ytterligare uppgifter du kommer på. Ta en titt i den senaste veckans mötesnoteringar och vaska fram det du har att göra från möten du varit på. Kolla i kalendern efter möten och aktiviteter du har inbokade och formulera att göra-uppgifter för sådant du behöver göra i relation till dem och som ännu inte finns i din lista.

Investera väl nu och slipp betala dyrt sen
De extra sekunder du behöver lägga på varje att göra-uppgift genom att skriva upp den är väl investerad tid. Du får lättare överblick över det du har att göra, du kan vara tryggare med att du gjort rätt prioritering, du kan arbeta med större framförhållning. Kort sagt, du har ett konkret verktyg för att lätt hålla koll på allt du har att göra, vilket är en förutsättning för att finslipa din struktur och finna en balans mellan ditt arbete och allt annat du också vill ägna dig åt.

Hur gör du?
Hur gör du för att förenkla att göra-uppgift-skrivandet så det går blixtsnabbt? Dela med dig av dina idéer i en kommentar. 

Kommentera

Jan Francis

Jan Francis skriver:

#1 - 2016-11-06, 11:02

Jag använder microsofts one note, kan lägger in från mobilen och datorn. Har skapat en enkel tabell där jag kan också skriver en kort utvärdering.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2016-11-07, 09:16

Jan: Ett gott val! En lättillgänglig lista som du själv kan anpassa hur du vill. Utvärderingen du nämner låter intressant. Är det en utvärdering av hur uppgiften/uppdraget gick eller något annat? //David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.