Är det värt besväret? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

04 nov.

Är det värt besväret?


Datum: 2016-11-04 08:39

Allt det här struk­tureran­det, blir det inte bara mer jobb? Måste vi verk­li­gen ha en att göra-lista? Är det egentli­gen värt besväret att skri­va upp allt vi har att göra?

Det är klart att det är berät­ti­gade frå­gor. Syftet med struk­turen är ju att lättare få sak­er gjort och då får inte struk­tureran­det i sig utgöra en tröskel.

Med jäm­na mel­lan­rum får jag frå­gor som dessa när jag föreläs­er och du förstår säk­ert att mitt svar är att visst är det värt det”. Låt mig förk­lara varför.

Argu­ment för det bät­tre alternativet
Jag tyck­er mig se tre sit­u­a­tion­er då vi frå­gar oss om vi verk­li­gen behöver en att göra-lista. Vi tänker att:

  • Jag har det ju i huvudet. Räck­er inte det?

    Nej, inte för de fles­ta jag möter. I en inten­siv vardag då vi har myck­et att göra, är det så lätt att glöm­ma. Rätt som det är kom­mer vi på något som vi tidi­gare bor­de ha gjort (som vi då hade glömt) och vi får beta­la dyrt i ansträngn­ing för att kom­ma ikapp. 

    Huvudet är ock­så att otympligt ställe när det gäller att ha överblick och sortera bland alla uppgifter. Få är de som klarar att i huvudet döl­ja sådana att göra-uppgifter de inte vill fokusera på just för ögonblick­et (du har säk­ert tes­tat att inte tän­ka på en rosa ele­fant någongång). När vi i huvudet inte får till den där kom­plet­ta överblick­en, ten­der­ar vi göra det vi kom­mer att tän­ka på behöver bli gjort snarare än det som har högs­ta pri­or­itet. Rätt sak­er gjor­da vid fel tid. 

  • Jag har ju allt i mailen. Mail­box­en är min att göra-lista.

    Ja, tills nu har du kanske haft mail­box­en som en del av din att göra-lista (efter­som en del sak­er du har att göra inte kom­mit in via mail). Och, den är en täm­li­gen oprak­tisk sådan. Någon fyller på den hela tiden, ock­så med sånt som inte är att göra-uppgifter. Uppgifterma/​ärenderaderna i lis­tan är säl­lan for­muler­ade som det vi ska göra, utan snarare i ter­mer av Sv: sv: sv: sv: pro­jek­tet”. När vi glömt vad vi skulle göra av mailet med ären­der­aden För­ra mötet”, behöver vi om igen läsa igenom det för att påmin­na oss om vad det var. Hade vi for­muler­at att göra-uppgiften direkt efter att vi läst mailet förs­ta gån­gen, när det vi skulle göra var så uppen­bart för oss, hade vi slup­pit tän­ka till på det igen. 

  • Vi har ju vår verk­samhet­s­planer­ing och våra pro­jek­t­plan­er och jag har bokat in alla aktiviteter i kalen­dern. Var­för måste jag skri­va upp var­je steg i en lista dessu­tom?

    Allt det du gjort är bra, men får du verk­li­gen den överblick du behöver för att kun­na se alla sto­ra uppgifter du har igång på ett bräde så du lätt säk­er­ställer att du kom­mer framåt på varje? 

    De noteringar du har i de verk­tyg du näm­nde, är de detal­jer­ade nog? Är det du har att göra definier­at som uppgifter som var och en tar kortare än en arbets­dag att göra, så du får nju­ta av att boc­ka av åtmin­stone ett par gånger var­je dag.

Gör så här

  1. Rannsa­ka dig själv. Alla de uppgifter du har att göra, har du de alle­sam­mans i det verk­tyg du valt för att göra-uppgifter?

    Eller, har du out­ta­lade, odefinier­ade uppgifter på andra ställen med bak­tanken att äsch, jag vet vad det är för något”?

  2. Kika i mailen och definiera de ytterli­gare uppgifter du kom­mer på. Ta en titt i den senaste veck­ans mötes­no­teringar och vas­ka fram det du har att göra från möten du var­it på. Kol­la i kalen­dern efter möten och aktiviteter du har inbokade och for­mulera att göra-uppgifter för sådant du behöver göra i rela­tion till dem och som ännu inte finns i din lista.

Investera väl nu och slipp beta­la dyrt sen
De extra sekun­der du behöver läg­ga på var­je att göra-uppgift genom att skri­va upp den är väl invester­ad tid. Du får lättare överblick över det du har att göra, du kan vara tryg­gare med att du gjort rätt pri­or­i­ter­ing, du kan arbe­ta med större fram­förhåll­ning. Kort sagt, du har ett konkret verk­tyg för att lätt hål­la koll på allt du har att göra, vilket är en förut­sät­tning för att finsli­pa din struk­tur och finna en bal­ans mel­lan ditt arbete och allt annat du ock­så vill ägna dig åt.

Hur gör du?
Hur gör du för att fören­kla att göra-uppgift-skri­van­det så det går blixtsnabbt? Dela med dig av dina idéer i en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.