Boka in bufferttid mellan mötena automatiskt

För en del ligger mötena tätt, tätt om dagarna — så ”kloss an” att inget hinns med däremellan; knappt ens att förflytta sig från det ena mötet till det andra. Är det inte skönt att kunna pusta lite mellan blocken av möten, stanna upp, smälta det som sagts, tänka till och ställa in sig på vad som ska åstadkommas i nästa möte?

Tid att ställa om

Att lägga in bufferttid mellan möten är ett sätt att få till den där ställtiden som för så många av oss är så värdefull. När du bokar in ett möte, bockar du till exempel in också en kvarts ”förmötesbuffert” direkt innan mötet och en ”eftermötesbuffert” direkt efter. Då kommer inte ett annat möte att hamna précis jämte det nyss inbokade mötet och du behöver inte jäkta så mycket från möte till möte.

Såklart blir du mindre tillgänglig att ha möte med, men inte skulle du missbruka detta knep så att det påverkar ditt jobb negativt?

En sak till att komma ihåg?

Har du inte bokat in bufferttid tidigare, är det något jag rekommenderar dig att testa. Men, hur ska du komma ihåg att göra det, tillsammans med alla andra smarta knep du hör om och kommer på helt på egen hand? Det är ju så mycket av allt!

Det är dock så fint beskaffat att du inte behöver komma ihåg det här själv. Du kan låta bufferttiden bli inbokad automatiskt, utan ansträngning från din sida.

Gör så här

Hur du åstadkommer den automatiskt inbokade bufferttiden beror på vad du använder för kalenderplattform.

Om du har Outlook och Microsoft 365, gör så här:

Börja skapa ett nytt, automatiserat, flöde i Microsoft Power Automate.
Välj ”När en händelse läggs till, uppdateras …” i Microsoft 365 Outlook som utlösare.
Lägg till ett kontrollsteg om du till exempel bara vill att bufferttiden ska läggas till för vissa möten, men inte alla. Då kan du ställa in att ämnet (mötets benämning, alltså) ska innehålla ett visst ord, till exempel ”ledningsmöte”, och låta flödet fortsätta bara om det är ett nytt ledningsmöte som bokats.
Lägg till åtgärden ”Skapa händelse” och sätt ämnet till ”Förmötesbuffert”, förslagsvis.
- Sätt starttiden till 15 minuter före själva mötets början genom att använda uttrycket addMinutes(), som du finner när du klickat på ”Lägg till dynamiskt innehåll”. Sätt antalet minuter du vill addera till ‑15.
- Sätt sluttiden till själva mötets starttid, som du också hämtar bland de dynamiska innehållen, med benämningen Starttid.
Lägg till en motsvarande åtgärd för att skapa en ”Eftermötesbuffert” direkt efter mötet, men sätt då starttiden för bufferten till det egentliga mötets sluttid och buffertens sluttid till starttiden +15 minuter.
Nu är det klart. När du lägger till ett nytt möte (ett ledningsmöte, om du satt det som villkor), skapas det automatiskt en för- och en eftermötesbuffert i anslutning till mötet.

Om du använder något annat än Outlook, till exempel Google Calendar, gör så här:

Skapa en ny zap i automatiseringstjänsten Zapier.
Använd ”Event created” i anslutningen Cronofy Calendar Connector som trigger.
Lägg till ett filtersteg som testar vad mötets benämning är, om du bara vill lägga till bufferttid för vissa möten.
Lägg till två Date/Time-actions där du med hjälp av funktionen Add/Subtract Time räknar fram starttid på förmötesbufferten och sluttid på eftermötesbufferten. (Det här låter kanske kryptiskt, men det blir tämligen tydligt om du har Zapier framför dig.)
Skapa en Create Event-action i Cronofy Calendar Connector som lägger till en förmötesbuffert och en motsvarande action som lägger till en eftermötesbuffert.
Nu är det klart. När en viss typ av möte läggs till i din kalender, skapas det automatiskt för- och eftermötesbuffert.

Jag förstår om detta är svårt att få grepp så här på uppstuds. Därför har jag gjort en video där jag visar hur det här går till.

Extra luft utan ansträngning

Om du automatiserar inbokningen av bufferttid före och efter dina möten, behöver du inte i den intensiva vardagen komma ihåg att du ska göra det manuellt. Du får dessutom den värdefulla ”pusta ut och ta dig vidare till nästa möte”-tiden och ”ställa in dig på mötet som börjar strax”-tiden som gör så stor och behaglig skillnad för hur våra möten blir.

Hur gör du?

Hur gör du för att få luft mellan möten utan att själv anstränga dig det minsta? Mejla mig och berätta! Om du knäckt denna nöt kan dina erfarenheter hjälpa många.