Strukturbloggen

Jag får ibland frågan om det verkligen förbättrar effektiviteten att ha god struktur. Blir det inte bara merjobb om man ska skriva upp allt man har att göra (som man inte gör direkt) och kategorisera uppgifterna på allehanda sätt? Blir det inte ett himla flyttande av papper i olika mappar som ska öppnas och tömmas på olika datum?

Eftersom jag tänker snabbare än jag skriver, borde jag kunna vinna tid genom att lagra allt i huvudet istället för att skriva upp det? På vilket sätt får man egent-ligen gjort det man gör med mindre insats och på kortare tid om man skaffar sig en massa struktur att hålla ordning på?

Det är verkligen en berättigad fråga.

Visst är det så, att om du ville, skulle du kunna ägna mycket tid till att notera, kategorisera, planera, sortera och dokumentera innan du skrider till verket och faktiskt får något konkret gjort. Det finns absolut verktyg, lådor, lösningar och programvaror som kan hålla dig sysselsatt länge.

Men, om du använder god struktur som ett medel att få fler av rätt saker gjorda enklare och snabbare, då har du kommit rätt.

Förtjänsten med att ha koll på läget

Ofta när jag träffar personer som har hittat ett mer strukturerat och systematiskt sätt att arbeta, säger de att den mest påtagliga förtjänsten är trygghet. Nu, när de har koll på läget, kan de känna sig tryggare, eftersom de vet att de tagit hand om allt de har att göra så att de inte behöver gå och hålla det i huvudet. De har också tagit ställning till vad som är viktigast just nu.

En kvinna jag träffade nyligen sade:

“Jo, visst har jag blivit effektivare, för jag gör rätt saker och jag vet att jag gör rätt saker, så det känns skönt i magen.”

Det är en upplevelse jag verkligen delar och det är en av anledningarna till att jag har valt att arbeta med det jag gör.

Tre knep för att lyckas

Hur ser du då till att dina strukturansträngningar lyckas?
Här kommer några knep:

1. Plocka russinen ur kakan - Välj den handfull strukturverktyg, knep och metoder som appellerar till just dig. Tro inte att du måste välja ett visst system bara för att dina kollegor gör det. Väljer du ett verktyg du tycker om, kommer du att vilja använda det; inte annars.
2. Gräv där du står - Börja här och nu, om än i liten omfattning. Du behöver inte vänta på att börja först när läget ser litet bättre ut, när du skaffat den där grejen som ska lösa allt, när du byter kontor nästa gång, när du är igenom det där jätteprojektet och “har tid att jobba smartare”.
3. Sätt igång först, köp prylarna se’n - Gör inte misstaget att direkt skaffa alla prylar och programvaror som du tror du behöver för att bli effektivare. Börja med att arbeta mer metodiskt med det material du har. Se till exempel till att du skriver upp allt du har att göra istället för att ha en del i huvudet och en del på en lista. Se till att formulera dina att-göra-uppgifter som konkreta steg du kan ta i en enda ansats istället för som projekt som egentligen kräver många aktiviteter för att bli klara. Det perfekta strukturverk-tyget blir bara en ytterligare belastning om det används osystematiskt.

… och så var det detta med att ha allt i huvudet istället för att skriva upp det

Har du allt i huvudet, är det inte så att sakerna håller sig borta tills du bäst behöver dem och det är inte heller så att din hjärna bara presenterar det tjog att-göra-uppgifter du kan ta tag i där du är just nu. Snarare flyger allt omkring därinne huller om buller och poppar upp i medvetandet på ett mer associativt sätt utan att du kan styra det. Självklart har det associativa, avslappnade tillståndet sin tid, när du ska tänka fritt och reflektera över din dag eller när du samtalar med några goda vänner över en utsökt bit mat.

Men, när din tid och din energi är begränsad, behöver du nyttja ditt fokus på bästa sätt. För att lätt få gjort det du verkligen vill få gjort innan fredag, behöver du kunna välja medvetet vad du ser, vad du hör och vad du gör. Du behöver stänga av allt som distraherar dig så du kan ägna hela din uppmärksamhet åt den uppgift som är precis rätt sak att göra just nu.

Har du då ett ställe där du har skrivit upp/lagt in/noterat ned allt du kommit på “ur huvudet”, kan du medvetet välja bort att se allt som inte är aktuellt nu, i trygg förvissning om att det finns där närhelst du vill se det igen.

Hur gör du?

Vilket är ditt smartaste, enklaste trick som på ett påtagligt sätt förbättrat din effektivitet?
Kommentera nedan.