Berätta när du dröjer, även då du är på plats | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

20 juni

Berätta när du dröjer, även då du är på plats


Datum: 2017-06-20 17:55

När vi åker bort och inte kom­mer att ha så myck­et tid att mejla, sät­ter vi på out of office”-meddelandet. Det gör de fles­ta och visst är det värde­fullt för den som mejlar oss att få ett hum om när vi kom­mer att svara om det drö­jer län­gre än vad de är vana vid att få respons från oss.

Vi gör det när vi är ledi­ga, när vi är på kurs, när vi är sju­ka, när vi är hem­ma och tar hand om våra barn och i andra sit­u­a­tion­er när vi inte är där vi brukar vara på jobbet.

Där men allt annat än här”
Men, visst kan vi vara out of office” i den bemärkelsen ock­så när vi är på kon­toret där vi van­ligtvis är, för vad funk­tio­nen gör är att berät­ta att det kom­mer att drö­ja län­gre än van­ligt innan vi svarar. Det kan det göra ock­så när vi är på plats.

För egen del är jag som mest at the office” när jag är på resa och out of office” är jag ofta när jag är på kon­toret. Allde­les nyss har jag utveck­lat en ny kurs och ett par nya föreläs­ningar och är det någon gång jag blir tun­nelseende och upp­slukad av en uppgift, är det då. Det har de senaste dagar­na tag­it län­gre tid för mig att svara på mejl och jag önskar att jag hade berät­tat det för dem som mejlat mig, vilket jag ska göra från och med nu. Det som är intres­sant att veta för den som mejlar är att den kom­mer att få vän­ta län­gre på svar — oavsett var vi är någonstans.

Låt oss där­för använ­da out of office”-meddelande när vår svarstid kom­mer att vara län­gre än van­ligt — ock­så när vi är kvar på kontoret.

Gör så här
Tyck­er du att det här är en god idé, gör så här:

  1. Fun­dera nu på vil­ka typiska sit­u­a­tion­er det­ta skulle vara tillämpligt för dig. När brukar du kom­ma efter” i mejl­box­en även om du inte är bortrest?

  2. For­mulera en text som du kan använ­da i sådana sit­u­a­tion­er och spara den där du har dina stan­dard­tex­ter lät­till­gäng­li­ga (för mig är det i en anteck­n­ings­bok i Evernote).

  3. Kan du redan nu förut­spå när det kom­mer att bli så körigt att du kom­mer att drö­ja med mej­lan­det, påminn dig själv om att sät­ta på out of office”-meddelandet genom att skri­va en att göra-uppgift som för­fall­er den dag du nu vet att du kom­mer att bli upp­ta­gen med annat än mejlande.

Ett tydligt besked
Om vi sig­naler­ar när vår svarstid kom­mer att vara län­gre än den brukar, vet avsän­daren vad den har att förvän­ta sig. Den behöver inte fun­dera på om mejlet kom fram (för visst krånglar det ibland?) eller på om vi har sett det, utan kan lätt själv ta ställ­ning till om det är OK att vän­ta eller om ären­det är så bråd­skande att vi behöver sökas per tele­fon eller annan kanal istäl­let. Tyd­lighet ger smidighet.

Hur gör du?
Hur använ­der du out of office”-meddelandefunktionen? Nyt­t­jar du den på något snit­sigt sätt som inte är så van­ligt får du gär­na berät­ta om det i en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.