Strukturbloggen

När vi åker bort och inte kom­mer att ha så myck­et tid att mejla, sät­ter vi på ​“out of office”-meddelandet. Det gör de fles­ta och visst är det värde­fullt för den som mejlar oss att få ett hum om när vi kom­mer att svara om det drö­jer län­gre än vad de är vana vid att få respons från oss.

Vi gör det när vi är ledi­ga, när vi är på kurs, när vi är sju­ka, när vi är hem­ma och tar hand om våra barn och i andra sit­u­a­tion­er när vi inte är där vi brukar vara på jobbet.

Där men allt annat än ​”här”
Men, visst kan vi vara ​“out of office” i den bemärkelsen ock­så när vi är på kon­toret där vi van­ligtvis är, för vad funk­tio­nen gör är att berät­ta att det kom­mer att drö­ja län­gre än van­ligt innan vi svarar. Det kan det göra ock­så när vi är på plats.

För egen del är jag som mest ​“at the office” när jag är på resa och ​“out of office” är jag ofta när jag är på kon­toret. Allde­les nyss har jag utveck­lat en ny kurs och ett par nya föreläs­ningar och är det någon gång jag blir tun­nelseende och upp­slukad av en uppgift, är det då. Det har de senaste dagar­na tag­it län­gre tid för mig att svara på mejl och jag önskar att jag hade berät­tat det för dem som mejlat mig, vilket jag ska göra från och med nu. Det som är intres­sant att veta för den som mejlar är att den kom­mer att få vän­ta län­gre på svar — oavsett var vi är någonstans.

Låt oss där­för använ­da ​“out of office”-meddelande när vår svarstid kom­mer att vara län­gre än van­ligt — ock­så när vi är kvar på kontoret.

Gör så här
Tyck­er du att det här är en god idé, gör så här:

1. Fun­dera nu på vil­ka typiska sit­u­a­tion­er det­ta skulle vara tillämpligt för dig. När brukar du ​“kom­ma efter” i mejl­box­en även om du inte är bortrest?


2. For­mulera en text som du kan använ­da i sådana sit­u­a­tion­er och spara den där du har dina stan­dard­tex­ter lät­till­gäng­li­ga (för mig är det i en anteck­n­ings­bok i Evernote).


3. Kan du redan nu förut­spå när det kom­mer att bli så körigt att du kom­mer att drö­ja med mej­lan­det, påminn dig själv om att sät­ta på ​“out of office”-meddelandet genom att skri­va en att göra-uppgift som för­fall­er den dag du nu vet att du kom­mer att bli upp­ta­gen med annat än mejlande.

Ett tydligt besked
Om vi sig­naler­ar när vår svarstid kom­mer att vara län­gre än den brukar, vet avsän­daren vad den har att förvän­ta sig. Den behöver inte fun­dera på om mejlet kom fram (för visst krånglar det ibland?) eller på om vi har sett det, utan kan lätt själv ta ställ­ning till om det är OK att vän­ta eller om ären­det är så bråd­skande att vi behöver sökas per tele­fon eller annan kanal istäl­let. Tyd­lighet ger smidighet.

Hur gör du?
Hur använ­der du ​“out of office”-meddelandefunktionen? Nyt­t­jar du den på något snit­sigt sätt som inte är så van­ligt får du gär­na berät­ta om det i en kommentar.