STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

20 Jun

Berätta när du dröjer, även då du är på plats


Datum: 2017-06-20 17:55 Kommentarer: 0 st

När vi åker bort och inte kommer att ha så mycket tid att mejla, sätter vi på “out of office”-meddelandet. Det gör de flesta och visst är det värdefullt för den som mejlar oss att få ett hum om när vi kommer att svara om det dröjer längre än vad de är vana vid att få respons från oss.

Vi gör det när vi är lediga, när vi är på kurs, när vi är sjuka, när vi är hemma och tar hand om våra barn och i andra situationer när vi inte är där vi brukar vara på jobbet.

Där men allt annat än ”här”
Men, visst kan vi vara “out of office” i den bemärkelsen också när vi är på kontoret där vi vanligtvis är, för vad funktionen gör är att berätta att det kommer att dröja längre än vanligt innan vi svarar. Det kan det göra också när vi är på plats.

För egen del är jag som mest “at the office” när jag är på resa och “out of office” är jag ofta när jag är på kontoret. Alldeles nyss har jag utvecklat en ny kurs och ett par nya föreläsningar och är det någon gång jag blir tunnelseende och uppslukad av en uppgift, är det då. Det har de senaste dagarna tagit längre tid för mig att svara på mejl och jag önskar att jag hade berättat det för dem som mejlat mig, vilket jag ska göra från och med nu. Det som är intressant att veta för den som mejlar är att den kommer att få vänta längre på svar - oavsett var vi är någonstans.

Låt oss därför använda “out of office”-meddelande när vår svarstid kommer att vara längre än vanligt - också när vi är kvar på kontoret.

Gör så här
Tycker du att det här är en god idé, gör så här:

  1. Fundera nu på vilka typiska situationer detta skulle vara tillämpligt för dig. När brukar du “komma efter” i mejlboxen även om du inte är bortrest?

  2. Formulera en text som du kan använda i sådana situationer och spara den där du har dina standardtexter lättillgängliga (för mig är det i en anteckningsbok i Evernote).

  3. Kan du redan nu förutspå när det kommer att bli så körigt att du kommer att dröja med mejlandet, påminn dig själv om att sätta på “out of office”-meddelandet genom att skriva en att göra-uppgift som förfaller den dag du nu vet att du kommer att bli upptagen med annat än mejlande.

Ett tydligt besked
Om vi signalerar när vår svarstid kommer att vara längre än den brukar, vet avsändaren vad den har att förvänta sig. Den behöver inte fundera på om mejlet kom fram (för visst krånglar det ibland?) eller på om vi har sett det, utan kan lätt själv ta ställning till om det är OK att vänta eller om ärendet är så brådskande att vi behöver sökas per telefon eller annan kanal istället. Tydlighet ger smidighet.

Hur gör du?
Hur använder du “out of office”-meddelandefunktionen? Nyttjar du den på något snitsigt sätt som inte är så vanligt får du gärna berätta om det i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.