Strukturbloggen

När möte­na är för mån­ga om veck­o­r­na finns det flera sak­er vi kan göra för att få mer utrymme till alla andra arbetsuppgifter.

De är för många
Du kan reservera mötes­fri tid, till exem­pel åtta lösa, återkom­mande tim­mar i kalen­dern var­je vec­ka då du håller undan från möten.

En vari­ant är istäl­let att sät­ta en gräns för hur mån­ga möten du som mest ska ha var­je dag. Är det två, tre eller fyra?

Gör rent av en veck­odag alltid mötes­fri. Hur skulle det vara att dispon­era tors­da­gar­na helt och hål­let till annat än möten?

Du får mötes­fritt utrymme i anslut­ning till dina möten om du tar för vana att boka upp en halv­timme mötes­fritt före och efter det mötet du just tack­at ​“ja” till. Då slip­per du springa från möte till möte i tidsnöd.

De är för långa
Kanske är möte­na allde­les lagom mån­ga, men de är för lån­ga. Gör de möten du själv led­er kortare. Boka 45 minut­er istäl­let för slen­tri­an­mäs­sigt en timme och se till att ni hin­ner det ni behöver genom att göra en tydlig, tid­satt agenda.

Frå­ga dig vil­ka möten du kan ta i annat medi­um istäl­let, till exem­pel via mail, som inte binder upp dig i tid och rum som ett möte gör.

De ska bort
​“Att mötas” är ett verb pré­cis som ​“att skri­va”, ​“att skic­ka”, ​“att ringa” och ​“att rap­portera” och kan där­för pri­or­it­eras på sam­ma sätt som alla våra andra att göra-uppgifter. Tac­ka där­för inte bara ​“ja” till en mötes­för­frå­gan för att du hade en kalen­der­luc­ka där, utan bedöm dels hur vik­tigt mötet är satt i rela­tion till de mål du ans­varar för, dels hur bråt­tom det är i rela­tion till andra uppgifter du har att göra.

Låg­pri­or­it­er­ade möten tackar du nej till eller tackar ja till, men senare.

Är alla möten trots allt berät­ti­gade och vik­ti­ga för ditt ans­var­som­råde, behöver du måhän­da avsä­ga dig något eller några engage­mang eller ans­var i ditt arbete. Det finns en gräns för hur myck­et vi kan åstad­kom­ma sam­tidigt. Gränsen är förvis­so oty­dlig och fly­tande, men visst finns den.

Gör så här
Om du upplever att du regel­bun­det inte hin­ner med allt du har att göra för att alla möten äter upp all tid, tes­ta något av de till­t­ag jag näm­nt här. De är alla knep som hjälpt andra jag mött genom åren och som haft ett skriande behov av mötes­fri tid.

De har pas­sat oli­ka per­son­er i oli­ka sit­u­a­tion­er och även om inte allt pas­sar dig just nu, skulle kanske något vara det som hjälper dig till mer väl­be­hövlig luft i din kalender.

Mer i tid, min­dre övertid
Det är vik­tigt att mötas, men du har ock­så mån­ga andra uppgifter att göra. Ska­par du dig mer utrymme för annat än möten, hin­ner du det­ta annat på dagar­na istäl­let för på kväl­lar och hel­ger. Mig skänker det en starkare känsla av till­fredsstäl­lelse och väl­befinnande istäl­let för av stress och otill­räck­lighet — så ock­så säk­ert för dig.

Hur gör du?
Hur gör du för att få en lagom bal­ans mel­lan möten och mötes­fri tid? Det är en ständigt aktuell frå­ga för mån­ga så dela gär­na med dig i kommentarerna.