STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

01 Mar

Är tom inbox självbedrägeri?


Datum: 2016-03-01 15:59 Kommentarer: 2 st

Det talas om tom mailbox. Jag talar ofta om den ljuva känslan av frihet den tomma mailboxen skänker. Jag sjunger gärna den tomma mailboxens lov när jag föreläser och jag unnar var och en att ha “zero inbox” med jämna mellanrum.

Då och då räcker någon upp handen och säger:
“Men, det där är ju löjligt. Det är bara att lura sig själv. Jag måste ju ändå hålla koll på vad som ligger undanstuvat.”

Jag förstår farhågan. Inte vill vi lura oss själva till något ofördelaktigt bara för sakens skull.

Och, samtidigt ringer en varningsklocka när jag hör orden “hålla koll”. För mig är de orden en signal om att det döljer sig en outtalad att göra-uppgift i det som stuvats undan. Därmed förstår jag motviljan att just stuva undan, för då blir det bara fler ställen som vi ska “hålla koll” på. Jag känner mig stressad av bara tanken.

Gömt = glömt?
Det är nämligen inte där vi stuvar undan sådant vi behöver ha kvar som vi ska hålla koll, utan det är i att göra-listan (och för all del i kalendern). Mapparna eller platserna där vi stuvat undan mail ska vi inte behöva gå igenom förrän det är något specifikt vi söker.

Istället ska i att göra-listan finnas allt, verkligen allt, som vi ska göra eller fixa eller bevaka. Först då har vi det på ett ställe och först då har vi lätt (-are) att få den överblick vi behöver för att vara säkra på att vi gör rätt sak just nu.

Gör så här
Tänk efter, har du några mail som du har stuvat undan någonstans som du behöver hålla koll på? Skapa i så fall en att göra-uppgift för vart och ett och låt den sköta koll-hållandet.

Den kan till exempel låta något i stil med: “I början av november, läs igenom mailet X och agera om det är aktuellt.” eller “Nästa gång du ska göra inrapporteringen, se mail Y från NN för instruktioner.” och låt uppgiften förfalla den dag då du vet att du ska göra det. Eller liknande.

Håll koll på rätt ställe
För, om du formulerar att göra-uppgifter av allt du måste göra och hålla koll på, kan du i trygghet och med gott samvete släppa mailet när du stuvat undan det för eventuell framtida referens. Du kan helhjärtat njuta av din tomma inkorg och du slipper den gnagande oron över att du missat något.

Hur gör du?
Har du tom inkorg då och då? Vad är ditt trick för att lyckas med det? Har du ett bra knep så dela med dig i en kommentar. 

Kommentera

Tony Hammarlund

Tony Hammarlund skriver:

#1 - 2016-03-02, 12:21

Har just nu väldigt lite kontroll över min inbox och känner helt klart igen mig. Har du några best practices för hur man ska lägga upp arkivstrukturen i sitt e-postprogram?

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2016-03-03, 15:40

Tony: Fint. Du är i gott sällskap. Ja, jag tycker att vi kan vara sparsamma med mappstruktur i e-postprogrammet, för sökfunktionerna är ofta så bra och snabba att vi lätt hittar rätt mail genom att söka. Dessutom handlar ofta ett mail om flera olika saker och i vilken mapp ska vi då lägga det - om det hör hemma i flera?

Så, ha få olika mappar i mailboxen, gärna bara en, kallad “Arkiv”, “Sparat” eller något liknande. Vill du ha en mappstruktur, gör den grov och grund, det vill säga låt mapparna omfatta mycket och ha få nivåer i strukturen. Annars blir det lätt väl mycket klickande och scrollande, upplever jag.

Här framgår tydligare hur jag tänker att vi bäst processar mail: http://www.stiernholm.com/blogg/femtonde-avsnittet-av-fragespalten-strukthur-tom-inkorg

Och, här resonerar jag kring hur vi kan indela mappar när vi vill skapa en mappstruktur: http://www.stiernholm.com/blogg/tjugonionde-avsnittet-av-fragespalten-strukthur-informationsarkitektur

Kanske kan detta vara ett steg på vägen?

//David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.