Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Du har det, men använ­der du det?

Jag ser ofta hos mina klien­ter att de har till­gång till funk­tion­er, appar och tjän­ster som skulle kun­na spara dem tid, men som de inte använ­der alls eller i min­dre utsträck­n­ing än de skulle kun­na. Det gäller såk­lart ock­så mig. Inte heller jag hin­ner imple­mentera mer än en bråkdel av det nya som kom­mer ens i de tjän­ster och appar som jag använ­der dagligdags.

Jag tror att ett hin­der är min fan­tasi, helt enkelt. Även om jag läs­er om att någon app ​”nu kan det här!”, är det inte säk­ert att jag kom­mer på hur jag skulle kun­na använ­da det för egen del.

Exem­pel ger idéer

Där­för tyck­er jag så myck­et om att läsa, höra och se exem­pel på vad andra automa­tis­er­ar av sina uppgifter, med och utan AI. Det gör ock­så Alexan­dra som skrev till mig och föres­log att jag gör en utgå­va med rubriken ​”10 van­li­ga automa­tis­eringar som kanske ock­så kan hjäl­pa dig”, så här, Alexan­dra, kom­mer min lista till dig (och till dig som läs­er det här som lik­som oss båda tyck­er om exempel).

Tio sak­er jag inte län­gre gör (själv)

Här är 10 automa­tis­eringar jag har stor nyt­ta av just nu, i ingen särskild ordning:

• När jag får ett nytt upp­drag skriv­er RPA-tjän­sten Zapi­er de att göra-uppgifter som jag ska göra inom ramen för upp­draget på min att göra-lista, med rätt för­fal­lo­da­tum, namn och etiket­ter. Sam­tidigt bokar Zapi­er in upp­draget i min kalen­der, reg­istr­erar upp­drags­be­lop­pet i ett kalkyl­blad och ska­par en sida för upp­draget i Notion, där jag för mina mötesanteckningar.
• När jag fun­der­ar på om jag skriv­it om en struk­tur­de­talj i någon av mina hit­tills 741 utgåvor av Klart! frå­gar jag Claude Cowork det, som hit­tar de tex­ter där jag berört det tem­at och berät­tar för mig vad jag skrev, i korthet.
• Just när jag avs­lu­tat ett tele­fon­sam­tal och vill doku­mentera vad vi pratade om (för mitt minne är otillför­l­itligt) gör jag en snabb röst­no­ter­ing i appen RecUp som Zapi­er och Ope­nAIs Whis­per i samar­bete tran­skrib­er­ar och mejlar mig (kor­rekt upp­fat­tat, dessu­tom) för vidare hantering.
• Ope­nAIs text-till-tal-mod­ul ska­par pod­davs­nitt av nyhetsme­jl jag inte vill läg­ga tid på att läsa, men som jag gär­na lyssnar på när jag cyklar.
• Vis­sa hotell- och alla tåg­bokningar kan inte automatim­porteras in i Trip­it (där jag har alla mina rese­doku­ment), men jag har lärt Claude Cowork att läg­ga in dem ​”manuellt” direkt på sajten.
• När en kund har valt en ledig mötestid i min kalen­der sät­ter Zapi­er upp ett möte i Teams, Zoom eller Google Meet, beroende på vilken möte­s­plat­tform per­so­n­en föredrar.
• En AI läs­er igenom de mejl som jag snabbt valt ut, sam­man­fat­tar dem, iden­ti­fier­ar eventuel­la att göra-uppgifter och föres­lår vad näs­ta steg är.
• Chat­G­PT ger mig fem förslag på rät­ter att laga till lunch i hel­gen baser­at på famil­jens mat­pref­er­enser från de fyra recept­sajter jag tyck­er om, var­je ons­dag kl 9.
• Var­je mor­gon får jag ett förslag på fyra att göra-uppgifter att göra idag som skulle leda ett steg när­mare vardera av de fyra mål jag har i verk­samheten i år. Uppgifter­na får inte ta mer än 30 min att genomföra.
• Mina tex­ter (som den här) kor­rek­turläs­es av Chat­G­PT, som pekar ut eventuel­la gram­ma­tiska fel. Jag skriv­er allt själv, för det är vik­tigt att mina ord är just mina, men det är skönt att slip­pa kor­rek­turläsa på egen hand. Ofta, men inte alltid, håller jag med AI:n om vad som är fel och juster­ar därefter.

Gör så här

1. Tit­ta i min lista och se om det är något exem­pel som slår an en ton hos dig. Det är något du själv kan tes­ta att få till.
2. Pro­va att sät­ta upp automa­tis­erin­gen du lockas av, även om du inte har just mina tjän­ster och appar. Om du till exem­pel arbe­tar med Microsoft 365, är din motsvarighet till Zapi­er istäl­let Pow­er Auto­mate. Du kan använ­da OneNote istäl­let för Notion och Copi­lot istäl­let för Chat­G­PT (och i viss mån Claude).
3. Kom­mer du på något helt annat som du skulle kun­na automa­tis­era när du ser vad jag gör, tes­ta ock­så det! I den utveck­lings­fas vi är i just nu är det rätt att tes­ta, miss­ly­ckas, justera, lyckas och tes­ta något nytt.

Mer mening i jobbet

Om du automa­tis­er­ar något nytt som du hit­tills gjort manuellt vin­ner du såväl tid som ork. Du får mer utrymme att ägna dig åt uppgifter­na du hellre vill fokusera på och ditt jobb blir både roli­gare och känns mer meningsfullt.

Hur gör du?

Vilken automa­tis­er­ing du har ord­nat tänker du på när du ser min lista? Berät­ta om den för mig. Jag vill höra och inspir­eras till att tes­ta fler automa­tis­eringar än jag har gjort hittills.

(Här kan du läsa när­mare om hur jag gör AI-podd av nyhets­brev jag inte hin­ner läsa!)