Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Allt genast?

Men, om jag får mån­ga uppgifter sam­tidigt till mig, som alla är vik­ti­ga och bråd­skande — vilken ska jag då göra först? Plöt­sligt räck­er inte principen. Allt får sam­ma höga prioritet.

Vi kan som bekant bara göra en sak i taget, om vi vill bibehål­la en hög kvalitet i det vi utför. Lik­som det sägs finnas grad­er i hel­vetet behöver vi där­för ock­så finna nyanser bland de högst pri­or­it­er­ade uppgifterna.

Oli­ka vik­tigt ändå

Vad är det som bestäm­mer nyanser­na? Som jag ser det, är det till exem­pel någon av dessa faktorer:

• Hur myck­et uppgiften påverkar målen. Vill vi nå ett resul­tat så tidigt som möjligt, gör vi rätt i att först göra den uppgift som mest påverkar målen i pos­i­tiv rik­t­ning. Då kom­mer vi längst på kor­tast tid.
• Vilket mål som väger tyn­gst. Är det fyra mål jag har att nå i min roll på job­bet, har de kanske inte sam­ma vikt. Något mål är vik­ti­gast. Om alla uppgifter är lika bråd­skande, vi bara kan göra en sak i taget och vi vill få störst effekt med minst insats, gör vi rätt i att först göra den uppgift som bidrar till det tyn­gst vägande målet.
• Hur lång tid uppgiften tar. Om de oli­ka uppgifter­na påverkar de lika vägande målen i lika hög grad, gör vi rätt i att först göra den uppgift som går for­t­ast, för då kom­mer vi snab­bast ett steg när­mare våra verksamhetsmål.

Vadan den­na brådska?

Är det då så otroligt vik­tigt vilken av de bråd­skande och vik­ti­ga uppgifter­na vi gör först? Allt ska väl ändå göras och är det verk­li­gen så bråt­tom att nå målen fort? Det kan man tyc­ka. Men, när vi har fem kol­le­gor (eller chefer) på rum­met och alla behöver vår hjälp fort med något som är vik­tigt, ställs vi ändå inför valet vem som ska få hjälp först.

Skulle vi säga ​“ja, det fixar jag nu direkt” till alla fem, skulle vi job­ba split­trat och slit­igt. Säk­ert skulle vi inte hål­la sam­ma kvalitet som annars, efter­som vi skulle ha svårt att fokusera på den uppgift vi job­bar med just för ögonblick­et, då de andra fyra pockar på upp­märk­samhet under tiden.

”Ja” med gott samvete

För att må bra, hål­la den kvalitet vi önskar och orka under lång tid, behöver vi kun­na säga ​“ja, nu med en gång” och ​“ja, men efter det andra” med gott samvete. Baser­ar du ditt ​“ja” på god vil­ja, magkänsla eller tack­samhetsskuld är risken att det blir väl tufft för dig — i syn­ner­het om du till­hör den ambitiösa skaran.

Där­för har du nyt­ta av att med­vetet ska­pa nyanser bland de högst pri­or­it­er­ade uppgifter­na, så det är med just gott samvete och verk­samhetsmålen i ryggen du gör din upp- och ned-pri­or­i­ter­ing — även om den vars uppgift du pri­or­it­er­ar ned för stun­den är en chef.

Gör så här

1. För att kun­na pri­or­it­era så här sys­tem­a­tiskt när ​“allt” är vik­tigt och bråd­skande, är det några sak­er du kan göra:
   • Om du inte är säk­er på vil­ka mål som bor­de påver­ka din pri­or­i­ter­ing i varda­gen, ta upp det i ett sam­tal med din chef.
   • Om du har klart för dig vil­ka målen är, ran­gord­na dem på egen hand eller i dia­log med din chef. Nej, två mål får inte kom­ma på sam­ma plats; något måste kom­ma först — om inte alltid, så i några giv­na, konkre­ta situationer.
   • Om det är några van­ligt förekom­mande uppgifter du ofta blir ombedd att hjäl­pa till med, ta en stund då du inte har fullt så myck­et omkring dig och sätt ett värde mel­lan 1 och 3 på hur myck­et var och en av dessa uppgifter påverkar målen som avgör vad som är vik­tigt i ditt jobb. Du kan inte veta med bestämd­het hur myck­et de påverkar, men en kval­i­fi­cer­ad giss­ning är bät­tre än ingen.
   • När du blir ombedd om att göra bråd­skande och vik­ti­ga sak­er, gör en upp­skat­tning på hur myck­et tid du behöver för uppgiften. Får du flera uppgifter under ett kort tidss­pann, skriv den upp­skat­tade tid­såt­gån­gen bred­vid där du skriv­it uppgiften (i din lista eller kanske på en akut-lapp). Kom­mer det till kri­tan och du behöver väl­ja och allt är lika vik­tigt och bråd­skande, gör den kor­taste uppgiften först.
2. Om du vill göra det lätt för dig att använ­da det du kom­mit fram till när det sedan är som mest inten­sivt, skriv de van­li­ga uppgifter­na och deras påverkans­värde respek­tive de ran­gord­nade målen någon­stans där du lätt sneglar på dem när mån­ga vill ha din hjälp samtidigt.

Rätt pri­or­it­er­at bland allt brådskande

Skaf­far du dig på det­ta sätt verk­tyg för att snabbt se nyanser­na i allt vik­tigt och bråd­skande, kom­mer du med större säk­er­het veta vilken uppgift av flera du gör rätt i att göra först. Du påverkas min­dre av andras alle­han­da ​“få min vil­ja fram”-metoder, såsom arg-strate­gin, smick­er-knepet och ​“jag är så hjälplös”-tricket.

Hur gör du?

Hur gör du för att pri­or­it­era rätt när du har mån­ga uppgifter som alla är vik­ti­ga och bråd­skande? Vad är det för dig som avgör vilket du gör först? Berät­ta för mig!

(Så långt allt­ing gott, men när du pri­or­it­er­ar, gör du det hel­hjär­tat?)