Strukturbloggen

Upplever du att du lätt blir dis­tra­her­ad av alla pap­per på ditt skrivbord när du som bäst behöver kon­cen­tr­era dig på en särskilt kom­plicer­ad eller bråd­skande uppgift?

Har de där pap­pren och högar­na att göra med andra uppgifter som du inte pri­or­it­er­ar just nu, men som ​“vän­tar på sin tur”? 

Tänk om du istäl­let kunde ​“få vara ifred” från alla dessa dis­trak­tion­er och job­ba fokuser­at med just den uppgift som är den rät­ta att job­ba med pré­cis nu?

Visst skulle det vara skönt att ha gott om yta att spri­da ut det mate­r­i­al som du behöver ha över­sikt över för att lösa den aktuel­la uppgiften smidigt?

Jag tror bestämt att du skulle må bra av att ha tomt på skrivbordet.

Hur tomt är ​”tomt”?

När jag säger ​“tomt”, menar jag inte så tomt som i utställ­nin­gen på IKEA, utan tömt på det mate­r­i­al du inte behöver just nu, d v s högar, lösa lap­par, tid­ningar du bor­de läsa, kop­par du för länge sedan druck­it ur et c.

Hade du det tomt på det sät­tet på skrivbor­det, skulle du kun­na bestäm­ma själv vad du får för syn­in­tryck när du behöver kon­cen­tr­era dig, utan att bli störd av pap­per du ändå inte vill job­ba med just nu.

De åtta stegen

Tag dessa konkre­ta steg mot att ha ett tomt skrivbord

1. Skaf­fa en inko­rg, så allt mate­r­i­al som kom­mer till dig har en självk­lar plats att lan­da, istäl­let för litet varstans på bordet.
2. Gör din att-göra-lista i dig­i­tal form (i datorn, allt­så), så du slip­per se allt du inte hin­ner göra nu, när du väl pri­or­it­er­at vad som är rätt sak just nu.
3. Skaf­fa en tick­ler file (www​.stiern​holm​.com/​t​i​c​k​l​e​rfile) för alla de doku­ment du vet att du kom­mer att behö­va en viss dag framåt i tiden och som du vill slip­pa ha lig­gande fram­för dig ända till dess för att du inte ska mis­sa dem när det väl är dags.
4. Justera ditt sys­tem för mate­r­i­al som är bra att ha, så att det är enty­digt, lät­töver­skådligt, lätt att utö­ka och lätt att lagra undan i och ploc­ka fram ur. Se till att alltid ha tom­ma map­par (eller pär­mar, för den delen) till hands, så du slip­per springa bort till kon­tors­ma­te­ri­alför­rådet för att häm­ta dyli­ka när du är ​“uppe i någonting” och behöver få bort ett mate­r­i­al snabbt.
5. Skaf­fa en dubbel pap­per­sko­rg, d v s en pap­per­sko­rg med två fack eller helt enkelt två pap­per­sko­r­gar. Fyll den ena, fyll den andra och töm sedan den förs­ta, som du bör­jar fyl­la igen. När ock­så den är full, töm den andra och bör­ja fyl­la i sist­näm­n­da. Efter­som du har ​“en korgs” ånger­tid, kom­mer du att våga slän­ga myck­et mer.
6. Var­je gång du kom­mer till skrivbor­det, töm lap­par, mötes­no­teringar och det du bär på i inko­r­gen, var­ifrån du sedan fat­tar beslut om vad var­je lapp innebär för dig och vart den egentli­gen hör hemma.
7. Ren­sa skrivbor­det innan du går hem var­je efter­mid­dag, så det är tomt var­je mor­gon då du kom­mer till job­bet. Då kom­mer det att vara myck­et lättare att hål­la tomt under dagen. Tre ned­er­länd­s­ka forskare kom i decem­ber 2008 i en studie fram till att ande­len per­son­er som bröt mot en regel ökade med 303% när de såg att någon annan bru­tit mot den tidi­gare. Så är det ock­så med oss och våra skrivbord. Bör­jar du låta pap­per dräl­la, kom­mer högar­na snabbt att växa. Krasst, men sant.
8. Bör­ja på nytt med din struk­tur så fort skrivbor­det blir fullt igen, hur mån­ga gånger som helst. Ge aldrig upp — ingen är ett hop­plöst fall!

Känns det inget vidare?

“Ja, men … “, säger kanske du, ​“jag behöver ha allt framme för att veta vad jag har att göra.”
Är det verk­li­gen det smidi­gaste sät­tet du kan ha över­sikt? Finns det något annat sätt för dig att se alla dina bol­lar du har i luften? En lista över alla pågående ären­den och deras näs­ta, konkre­ta uppgifter?

Fokusera lättare

Tar du dessa steg, kom­mer du att kän­na dig mer som herre över din egen planer­ing. Du kom­mer att bät­tre kun­na fokusera på den uppgift som du pri­or­it­er­ar för ögonblick­et och det kom­mer att vara med större till­fredsstäl­lelse du går hem efter en inten­siv arbetsdag.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la ditt skrivbord tomt på allt du inte vill ha där? 

Välkom­men att kommentera!