STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

08 Oct

Vill du förbättra ditt arbetssätt? - Ändra miljön.


Datum: 2014-10-08 09:07 Kommentarer: 2 st

Mina största strukturförbättringar har jag gjort i samband med att jag bytt kontor och till och med jobb. När allt ändå är nytt, känns en ny vana mer eller mindre inte som så stor förändring.

När jag har kursdeltagare som alldeles nyss börjat ett nytt jobb, brukar jag gratulera dem. Få har ett så gyllene utgångsläge för rutinförfining som de.

Men, det finns en vardag mellan jobbytena. Då vill vi också bli mer strukturerade. Ibland förändrar vi med lätthet, ibland är det svårare. När du testat att strukturera dig men misslyckats gång på gång, är det dags att ta till radikala grepp.

Det sitter något i väggarna
Kognitionsforskare menar att vi minns saker lättare i den miljö där vi först lärde oss dem. Studenter får till exempel högre provresultat när provet hålls i samma lokal som de undervisats i. Det visar sig nämligen att detaljer i miljön och rummet tjänar som "minnes-triggers", även om vi är omedvetna om det.

Forskaren David Neal vid institutionen för psykologi och neurovetenskap vid Duke University menar att när vi gör sådant vi gör väldigt ofta, på rutin och som vanor, närmast överlåter vi kontrollen över vad vi gör till miljön och det som finns i vår omgivning. Det gäller i synnerhet uppgifter vi dessutom alltid gör på samma plats. Vi gör som vi gör på jobbet, eftersom "det är så vi gör på jobbet". När vi kommer tillbaka från ett möte och har en bunt papper i handen, lägger vi den bunten till vänster på skrivbordet innan vi sätter oss, därför att det är så vi brukar göra när vi kommer tillbaka från ett möte.

Det förefaller smart av oss att göra rutin av en hel del av det vi gör om dagarna, eftersom det då går mer med automatik och vi får ork över till att arbeta koncentrerat med de mer krävande uppgifterna.
Det fina med vanorna är att vi själva kan designa dem så de gynnar oss som mest.

Neal har funnit att då vi vill förändra dessa högfrekventa vanor som styrs så mycket av miljön, är det just miljön vi bör förändra (så vi lättare etablerar en ny vana).

Den yttre förändringen föder den inre
Så, om du bestämmer dig för att arbeta på ett mer strukturerat sätt än tidigare, till exempel för att du fått någon idé när du läst Klart!, förändra något i miljön du brukar göra momenten i.

Gör så här

  1. Bestäm dig för en jobb-vana du har idag och som du vill förändra.

  2. Gör tydligt för dig hur du skulle vilja göra det du gör istället för som idag. Du kan rita upp det som en process, du kan formulera det i termer av "När jag ..., vill jag från och med nu ...", du kan skriva det på en lapp som en uppmaning till dig själv.

  3. Hitta på något sätt att förändra den fysiska miljön så det inte längre är som vanligt. Till exempel:
    • Skaffa en annan sorts penna att skriva med
    • Byt plats på högarna på skrivbordet
    • Gör en tom yta kring skärmen
    • Flytta om bokhyllorna
    • Vänd skrivbordet så det står åt andra hållet
    • Fråga på veckomötet vem av dina kollegor som vill byta kontorsrum med dig. "Jag behöver förfina mitt sätt att jobba och det går lättare efter ett miljöombyte." Kollegan kanske också vill göra en förändring. Då kan ni sporra varandra.
    • Har ni flexkontor, välj en annan arbetsarea än du brukar.
    • Skaffa ett nytt skrivbordsunderlägg
    • Byt bakgrundsbild på datorskrivbordet och töm det på ikoner
    • Ta bort besöksbordet och -stolarna du ändå inte använder till annat än pappersförvaring
    • Välj en annan väg in på kontoret från och med nu
    • Lägg telefonen i bakluckan när du kör bil, så den inte ligger lättillgänglig med frestelser som SMS, Facebook och mail
    • Ska ni snart flytta hela ert kontor till en annan plats, ta chansen att börja med de nya vanorna i samband med flytten

  4. Gör i vardagen sedan på det nya sättet.

  5. Faller du tillbaka i gamla vanor igen, hitta på någonting ytterligare som du kan förändra i den fysiska miljön och börja igen.

Lättare etablerat och lättare bibehållet
Om du förändrar den fysiska miljön i samband med att du förändrar ditt arbetssätt, blir det lättare att etablera de nya vanorn och lättare att sedan bibehålla de nyligen etablerade.
Strukturförbättringen blir inte lika ansträngande som annars och du riskerar inte i samma utsträckning att halka tillbaka i gamla hjulspår.

Hur gör du?
Vad skulle du lättast kunna förändra i din fysiska miljö för att förenkla för dig i att etablera nya vanor? Berätta gärna; Skriv en kommentar!

Kommentera

Anna

Anna skriver:

#1 - 2014-10-15, 09:05

Hej,
I somras behövde jag mycket yta för en arbetsuppgift och rensade då hela skrivbordet på högar som hamnade i bokhyllan bakom min rygg. Jag blev positivt överraskad hur skönt det var med tom bordsyta och hur mycket lättare det var att koncentrera mig på en uppgift i taget utan distraherande högar. Nu försöker jag hålla så rent som möjligt och bara ha framme de uppgifter jag aktivt arbetar på.
Tack för bra och intressanta tips!
Anna

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2014-10-17, 07:08

Anna: Vad bra! Jag delar verkligen upplevelsen av hur skönt det är med den tomma ytan - just för att slippa bli distraherad av att se sådant jag ska jobba med sedan, men inte nu.

Kul att du har glädje av tipsen!
//David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.