STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

17 Mar

Tolfte avsnittet av frågespalten "Strukthur?": OneNote


Datum: 2014-03-17 17:01 Kommentarer: 4 st

Hur undviker man att det utmärkta verktyget OneNote bara blir en digital, rörig hög av anteckningar?

I detta det tolfte avsnittet av frågespalten "Strukthur?" delar jag med mig av två saker att beakta när vi använder OneNote på ett strukturerat sätt.

Det ena är en princip och det andra en funktion.


Har du en strukturfråga till mig? Maila mig eller kommentera nedan!

Tidigare avsnitt finner du här.

Kommentera

Ulla Keyling

Ulla Keyling skriver:

#1 - 2014-03-24, 18:59

Åh, så bra du och dina tips är!

Och apropå dagens strukturfråga: Hur bär man sig åt för att strukturera allt som det “bara är en av”? Alltså, det finns ingen pärm, inget dokument, ingen hög för det här ärendet, som jag antingen ska åtgärda om ett tag eller kanske inte alls eller rent av har åtgärdat just nu. Var stoppar jag undan det så att jag kan hitta det om jag skulle behöva?

Bokföringen har sin pärm, idéer sin, pågående arbeten sina osv, men just det där pappret eller mejlet som är alldeles ensamt i sitt slag och inte hör hemma i någon annan familj - det är just de pappren, eller mejlen, som hamnar osorterade i den där högen. Som tenderar att växa snarare än att krympa.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2014-03-28, 07:55

Ulla: Tack, det var trevligt att höra!

Tack också för din fråga. Jag förstår verkligen problemet och situationen. Det är de där sakerna som riskerar hamna i någon “övrigt”-kategori, vilket ofta högarna är, eller “här så länge”-kategori.

Jag tar med mig frågan, grunnar och återkommer med min syn på saken!

/David

Dan Svanfelt

Dan Svanfelt skriver:

#3 - 2014-03-30, 23:13

Hej,

@Ullla

Medan David grunnar så har jag arbetat med din frågeställning ett tag och löst det så här:

I min enda “att göra lista” skapat en kategori som heter “Enskilda ärenden”. De mail som jag tänker mig agera på skapar jag ärenden av, sätter dessa i kontext exempelvis @datorn eller @kontoret varefter dessa datumsätts med start, slutförande och eventuell påminnelse och jag har då full kontroll över dessa.

Papper hanteras enklast genom att scannas in och adresseras lika ovan rutin. Vill du ha eller kräver dina uppgifter att du har papper så sparas dessa enklast i arkiv eller en så kallad “tickler file”. För att hålla koll på dessa uppgifter så kan du skapa en uppgift i din att-göra-lista som är återkommande.

Döp denna uppgift till “Kolla av mina arkiverade uppgifter”
I uppgiften kan du sedan specificera vad du vill kolla…

Hyreskontrakt
Kundavtal
Försäkringar
m.m.

David brukar ha många kloka råd, så han kan säkert fylla på ovan.

Lycka till!

Dan

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#4 - 2014-04-03, 17:43

Tack, Dan, för din beskrivning av ditt sätt! Nu har jag grunnat klart, Ulla.

Jag tror att jag tolkar din fråga på ett annat sätt än vad Dan gör. Jag uppfattar det som att mailen och pappren du talar om är referensinformation som du inte vet när du behöver, men som du vill hitta fort när du behöver den.

För att börja med den situation då det är fråga om ett mail, sparar jag mail inte i en mappstruktur, utan jag söker fram dem. Jag har mailkorrespondensen i en enkel och blixtsnabb textdatabas i vilken jag söker den konversation jag letar efter. En motsvarighet för den som inte har en sådan databas skulle kunna vara att ha en enda mapp i mailboxen, där allt jag vill spara hamnar. Kör du Gmail är motsvarigheten arkiveringsfunktionen. Då blir det ingen kvarskvalpande mailhög, eftersom alla mail läggs i en enda metaforisk låda där jag lätt söker fram det jag vill. Det enstaka mailet blir inte mer ensamt och kvardröjt än andra mail, eftersom allt hamnar på samma ställe.

Är det ett papper är det svårare, eftersom det inte är lika lätt att söka snabbt i en jättehög av papper. Mina verifikat sparas i kronologisk ordning i pärmar, men andra papper lagras i ett enda hängmappsystem i alfabetisk ordning, oavsett vad det handlar om. I regel sorterar jag på organisationsnamn, där någon organisation är en leverantör och en annan en kund. Får jag ett enstaka papper som det inte är värt att sätta upp en egen mapp för, lägger jag det i bokstavsmappen (t ex “S”) om organisationsnamnet som är inblandat (kund/leverantör/samarbetspartner/myndighet) börjar på S. På så vis finns det alltid en plats för varje papper och inga högar behöver skapas.

Kanske skulle något liknande passa också dig?

/David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.