Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

När du är en i lagspelet

Va? Jo, låt säga att du har en uppgift du ans­varar för som är ett moment i en län­gre process där mån­ga är inblandade. En efter en gör ni det ni ska, i en bestämd ord­ning och till slut är resul­tatet framme och just den instansen av processen slutförd.

Alltid högs­ta prio?

När jag pratar pri­or­i­ter­ing med delt­a­gare vid mina kurs­er och föreläs­ningar kom­mer ofta ​”att någon vän­tar på mig för att kun­na ta näs­ta steg” upp som en anled­ning till att pri­or­it­era en uppgift högt. Det låter rim­ligt och klokt. Om någon vän­tar på att ta vid är det bra om jag gör mitt snabbt så att processen kan fortsätta.

Men, det är inte säk­ert att det är bråt­tom för att någon ska ta vid efter dig. Det beror på vad processen som hel­het har för dead­line och på hur myck­et jobb som ska göras fram till dess. Det kan vara så att du kan pri­or­it­era andra, mer bråd­skande, vik­ti­ga uppgifter först och sedan ändå hin­na lev­er­era i till­räck­ligt god tid för att ni till­sam­mans ska klara slutdeadlinen.

Pres­sad prio går ut över annat

Om dessa uppgifter alltid skulle få högs­ta pri­or­itet skulle det drab­ba andra uppgifter så att du inte lyckas hål­la deras dead­line. Eller, det skulle drab­ba dig genom att du skulle behö­va pres­sa dig onödigt hårt för att hin­na i tid med dem.

Där­för, ta reda på hur myck­et kalen­der­tid som behövs ned­ströms om dig för att den slut­li­ga dead­li­nen ska hål­la, för de återkom­mande process­er du med­verkar i.

Gör så här

1. Lista för dig själv vil­ka sådana här återkom­mande process­er du utför uppgifter i.
2. Om det finns en utta­l­ad processä­gare, frå­ga den vad din generel­la dead­line är för att den slut­li­ga dead­li­nen ska hål­la. Du kan till exem­pel uttryc­ka det i ter­mer av ​”dagen D minus 14 dagar”.
3. Om det inte finns någon processä­gare eller om den inte kan ge dig ett svar, gör en egen under­sökn­ing. Rita upp vil­ka steg som föl­jer ditt och hur myck­et kalen­der­tid de behöver, baser­at på din gedigna erfaren­het. Eller, frå­ga de andra med­verkande hur myck­et tid de behöver för att göra sina sekven­tiel­la uppgifter och gör din egen kartläggning.
4. Doku­mentera det du kom­mer fram till i ett regel­doku­ment av något slag. Ännu hellre, dela det med de andra i processen så att ni får en gemen­sam bild av hur det ser ut. Kan­hän­da är det­ta bör­jan på att ni opti­mer­ar processen så att den fly­ter smidigare?
5. Näs­ta gång du får bollen, ta reda på när den till slut ska gå i mål och räk­na fram din egentli­ga dead­line för uppgiften den här gången.
6. Nu kan du pri­or­it­era mer rätt, för du vet hur bråd­skande (eller inte) den här uppgiften är och du kan sät­ta det i rela­tion till alla andra uppgifter du har på din lista.

Tiden räck­er lättare till

Om du tar reda på dina processteg-uppgifters egentli­ga dead­lines kan du lättare göra rätt pri­or­i­ter­ing, vilket hjälper dig att få tiden att räc­ka till och veck­o­r­na att gå ihop.

Är inte det skönt, så säg?

Hur gör du?

Hur tar du reda på vad du har för dead­line för uppgifter som är en del av en ked­ja? Är det utta­lat var­je gång eller har du något knep du brukar ta till? Skriv till mig och berät­ta, för jag är nyfiken.

(Har du var­it med om att din upp­fat­tning av er dead­line har tolkats annor­lun­da av andra i pro­jek­tet? Mitt tips är att göra din dead­line speci­fik!)