Strukturbloggen

Som­li­ga jag möter tänker att de ska för­bät­tra sin struk­tur sedan, när de har tid att göra det. 



Kanske har de försökt göra ett röj bland högar­na, men fast­nat efter en stund och sedan drag­it slut­sat­sen att det prompt tar lång tid att struk­tur­era och effek­tivis­era. ​“Särskilt om man har så mån­ga högar som jag.”



Nyt­tan med att struk­tur­era det som annars lig­ger i högar (av pap­per eller av mail) är att vi får koll på vad det är som finns där och vad vi behöver göra med det (om något). 

För att få kon­troll på det sät­tet, är det inte nöd­vändigt att vi gör alla de uppgifter som ska göras på basis av pap­pren och mailen i högen. 



Det är här vi lätt biter oss i svansen.

Inte sam­ma sak

Det är näm­li­gen skill­nad på att struk­tur­era och att göra. Vi kan rent av säga att ​“struk­tur­era har sin tid och göra sin”.

• ”Struk­tur­era” innebär i det här fal­l­et att vi tar det över­s­ta bladet ur högen, fun­der­ar på vad det innebär för oss, d v s om något behöver göras, om det behöver sparas, om det behövs vid en bestämd tid­punkt senare eller om det kan slän­gas. Du ska­par att-göra-uppgifter (utan att genom­föra dem), sparar undan där du lagrar ditt ref­er­ens­ma­te­r­i­al, et c.
• ”Göra” bety­der att göra hela det job­bet som utgör den att-göra-uppgift vi kom­mer på när vi ser vad det är för blad som lig­ger överst i högen.
  ​“Just det, jag behöver ju skri­va ihop den där rap­porten.” eller ​“Ajdå, där låg den där. Jag får se till att boka upp det där mötet nu.” eller ​“Bra, det var det där mate­ri­alet. Där är näs­ta steg att jag föl­jer upp offer­ten vi skick­ade för­ra veckan.”.

Det är när vi förväxlar ​“göra” och ​“struk­tur­era” som själ­va struk­tureran­det tar så lång tid.

Blir det inte bara mer jobb?

Men, nu frå­gar kanske vän av oord­ning var­för man ska läg­ga tid på att struk­tur­era först för att sedan göra.

Är det inte bät­tre att göra direkt, så är det gjort? Nej, det finns fak­tiskt ett värde med att först strukturera.



Vi vill naturligtvis läg­ga tid på pré­cis rätt sak nu, så vi slip­per upp­täc­ka sedan att vi bor­de gjort något annat medan tid ännu fanns. Där­för behöver vi snabbt få över­sikt över allt vi har att göra, så vi bland det kan väl­ja just rätt sak.

Det är pré­cis det ​“strukturera”-momentet gör för oss.

Skulle vi istäl­let kas­ta oss på förs­ta, bäs­ta blad och direkt läg­ga en och en halv tim­mas arbete på det, kom­mer det drö­ja innan vi får en kom­plett över­sikt (om vi ens någon­sin får det). Vi skulle pri­or­it­era slumpar­tat istäl­let för medvetet.

Gör så här

Gör så här när du vill beta av de pap­pers- eller mail-högar du har:

1. Sätt din tele­fons nedräknare (eller äggk­loc­ka, om du råkar ha en sådan på kon­toret) på 2 minuter.
2. Bör­ja med det förs­ta bladet eller förs­ta mailet. Frå­ga dig vad det­ta innebär för dig. 
3. Är det något som ska göras som för­mod­li­gen går fort att göra, bör­ja göra det. 
   (Vet du direkt att det kom­mer att ta län­gre tid, ska­pa en att-göra-uppgift och gå vidare till näs­ta blad. Sånt som är skräp slänger du naturligtvis och sånt du behöver spara, sparar du undan.)
4. Om äggk­lock­an ringer och du ändå har en hel del kvar att göra på uppgiften, avbryt det du håller på med och for­mulera en att-göra-uppgift av det som åter­står och lägg till den till din att-göra-lista.
5. Om du hin­ner klart med uppgiften innan 2 minut­er gått, fort­sätt på näs­ta blad eller mail och star­ta en ny 2‑mi­nut­ers-peri­od.
6. Fort­sätt till dess högen är bor­ta, mail­box­en tom eller du behöver stic­ka iväg till ett möte.

Då finns det tid att strukturera

Om du håller dig till att fak­tiskt bara struk­tur­era när du bestämt dig för att struk­tur­era (och inte hän­fall­er till att göra), har du tid att bli av med högar­na; kanske inte alla på en gång, men åtmin­stone en i stöten. Jag lovar.

Hur gör du?

Hur gör du för att klara av att för­bät­tra hur du arbe­tar i varda­gen, även då du har myck­et att göra? Skriv gär­na en kom­men­tar för att dela med dig av dina erfarenheter!