Strukturera har sin tid och göra sin | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

05 sep.

Strukturera har sin tid och göra sin


Datum: 2012-09-05 12:00

Som­li­ga jag möter tänker att de ska för­bät­tra sin struk­tur sedan, när de har tid att göra det. 



Kanske har de försökt göra ett röj bland högar­na, men fast­nat efter en stund och sedan drag­it slut­sat­sen att det prompt tar lång tid att struk­tur­era och effek­tivis­era. Särskilt om man har så mån­ga högar som jag.”



Nyt­tan med att struk­tur­era det som annars lig­ger i högar (av pap­per eller av mail) är att vi får koll på vad det är som finns där och vad vi behöver göra med det (om något). 

För att få kon­troll på det sät­tet, är det inte nöd­vändigt att vi gör alla de uppgifter som ska göras på basis av pap­pren och mailen i högen. 



Det är här vi lätt biter oss i svansen.

Inte sam­ma sak

Det är näm­li­gen skill­nad på att struk­tur­era och att göra. Vi kan rent av säga att struk­tur­era har sin tid och göra sin”.

  • Struk­tur­era” innebär i det här fal­l­et att vi tar det över­s­ta bladet ur högen, fun­der­ar på vad det innebär för oss, d v s om något behöver göras, om det behöver sparas, om det behövs vid en bestämd tid­punkt senare eller om det kan slän­gas. Du ska­par att-göra-uppgifter (utan att genom­föra dem), sparar undan där du lagrar ditt ref­er­ens­ma­te­r­i­al, et c.
  • Göra” bety­der att göra hela det job­bet som utgör den att-göra-uppgift vi kom­mer på när vi ser vad det är för blad som lig­ger överst i högen.
    Just det, jag behöver ju skri­va ihop den där rap­porten.” eller Ajdå, där låg den där. Jag får se till att boka upp det där mötet nu.” eller Bra, det var det där mate­ri­alet. Där är näs­ta steg att jag föl­jer upp offer­ten vi skick­ade för­ra veckan.”.

Det är när vi förväxlar göra” och struk­tur­era” som själ­va struk­tureran­det tar så lång tid.

Blir det inte bara mer jobb?

Men, nu frå­gar kanske vän av oord­ning var­för man ska läg­ga tid på att struk­tur­era först för att sedan göra.

Är det inte bät­tre att göra direkt, så är det gjort? Nej, det finns fak­tiskt ett värde med att först strukturera.



Vi vill naturligtvis läg­ga tid på pré­cis rätt sak nu, så vi slip­per upp­täc­ka sedan att vi bor­de gjort något annat medan tid ännu fanns. Där­för behöver vi snabbt få över­sikt över allt vi har att göra, så vi bland det kan väl­ja just rätt sak.

Det är pré­cis det strukturera”-momentet gör för oss.


Skulle vi istäl­let kas­ta oss på förs­ta, bäs­ta blad och direkt läg­ga en och en halv tim­mas arbete på det, kom­mer det drö­ja innan vi får en kom­plett över­sikt (om vi ens någon­sin får det). Vi skulle pri­or­it­era slumpar­tat istäl­let för medvetet.

Gör så här

Gör så här när du vill beta av de pap­pers- eller mail-högar du har:

  1. Sätt din tele­fons nedräknare (eller äggk­loc­ka, om du råkar ha en sådan på kon­toret) på 2 minuter.
  2. Bör­ja med det förs­ta bladet eller förs­ta mailet. Frå­ga dig vad det­ta innebär för dig. 
  3. Är det något som ska göras som för­mod­li­gen går fort att göra, bör­ja göra det. 
    (Vet du direkt att det kom­mer att ta län­gre tid, ska­pa en att-göra-uppgift och gå vidare till näs­ta blad. Sånt som är skräp slänger du naturligtvis och sånt du behöver spara, sparar du undan.)
  4. Om äggk­lock­an ringer och du ändå har en hel del kvar att göra på uppgiften, avbryt det du håller på med och for­mulera en att-göra-uppgift av det som åter­står och lägg till den till din att-göra-lista.
  5. Om du hin­ner klart med uppgiften innan 2 minut­er gått, fort­sätt på näs­ta blad eller mail och star­ta en ny 2‑mi­nut­ers-peri­od.
  6. Fort­sätt till dess högen är bor­ta, mail­box­en tom eller du behöver stic­ka iväg till ett möte.

Då finns det tid att strukturera

Om du håller dig till att fak­tiskt bara struk­tur­era när du bestämt dig för att struk­tur­era (och inte hän­fall­er till att göra), har du tid att bli av med högar­na; kanske inte alla på en gång, men åtmin­stone en i stöten. Jag lovar.

Hur gör du?

Hur gör du för att klara av att för­bät­tra hur du arbe­tar i varda­gen, även då du har myck­et att göra? Skriv gär­na en kom­men­tar för att dela med dig av dina erfarenheter!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.