STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

05 Sep

Strukturera har sin tid och göra sin


Datum: 2012-09-05 12:00 Kommentarer: 0 st

Somliga jag möter tänker att de ska förbättra sin struktur sedan, när de har tid att göra det.



Kanske har de försökt göra ett röj bland högarna, men fastnat efter en stund och sedan dragit slutsatsen att det prompt tar lång tid att strukturera och effektivisera. “Särskilt om man har så många högar som jag.”



Nyttan med att strukturera det som annars ligger i högar (av papper eller av mail) är att vi får koll på vad det är som finns där och vad vi behöver göra med det (om något).

För att få kontroll på det sättet, är det inte nödvändigt att vi gör alla de uppgifter som ska göras på basis av pappren och mailen i högen.



Det är här vi lätt biter oss i svansen.

Inte samma sak

Det är nämligen skillnad på att strukturera och att göra. Vi kan rent av säga att “strukturera har sin tid och göra sin”.

  • Strukturera” innebär i det här fallet att vi tar det översta bladet ur högen, funderar på vad det innebär för oss, d v s om något behöver göras, om det behöver sparas, om det behövs vid en bestämd tidpunkt senare eller om det kan slängas. Du skapar att-göra-uppgifter (utan att genomföra dem), sparar undan där du lagrar ditt referensmaterial, et c.
  • Göra” betyder att göra hela det jobbet som utgör den att-göra-uppgift vi kommer på när vi ser vad det är för blad som ligger överst i högen.
    “Just det, jag behöver ju skriva ihop den där rapporten.” eller “Ajdå, där låg den där. Jag får se till att boka upp det där mötet nu.” eller “Bra, det var det där materialet. Där är nästa steg att jag följer upp offerten vi skickade förra veckan.”.

Det är när vi förväxlar “göra” och “strukturera” som själva strukturerandet tar så lång tid.

Blir det inte bara mer jobb?

Men, nu frågar kanske vän av oordning varför man ska lägga tid på att strukturera först för att sedan göra.

Är det inte bättre att göra direkt, så är det gjort? Nej, det finns faktiskt ett värde med att först strukturera.



Vi vill naturligtvis lägga tid på precis rätt sak nu, så vi slipper upptäcka sedan att vi borde gjort något annat medan tid ännu fanns. Därför behöver vi snabbt få översikt över allt vi har att göra, så vi bland det kan välja just rätt sak.

Det är precis det “strukturera”-momentet gör för oss.


Skulle vi istället kasta oss på första, bästa blad och direkt lägga en och en halv timmas arbete på det, kommer det dröja innan vi får en komplett översikt (om vi ens någonsin får det). Vi skulle prioritera slumpartat istället för medvetet.

Gör så här

Gör så här när du vill beta av de pappers- eller mail-högar du har:

  1. Sätt din telefons nedräknare (eller äggklocka, om du råkar ha en sådan på kontoret) på 2 minuter.
  2. Börja med det första bladet eller första mailet. Fråga dig vad detta innebär för dig.
  3. Är det något som ska göras som förmodligen går fort att göra, börja göra det.
    (Vet du direkt att det kommer att ta längre tid, skapa en att-göra-uppgift och gå vidare till nästa blad. Sånt som är skräp slänger du naturligtvis och sånt du behöver spara, sparar du undan.)
  4. Om äggklockan ringer och du ändå har en hel del kvar att göra på uppgiften, avbryt det du håller på med och formulera en att-göra-uppgift av det som återstår och lägg till den till din att-göra-lista.
  5. Om du hinner klart med uppgiften innan 2 minuter gått, fortsätt på nästa blad eller mail och starta en ny 2-minuters-period.
  6. Fortsätt till dess högen är borta, mailboxen tom eller du behöver sticka iväg till ett möte.

Då finns det tid att strukturera

Om du håller dig till att faktiskt bara strukturera när du bestämt dig för att strukturera (och inte hänfaller till att göra), har du tid att bli av med högarna; kanske inte alla på en gång, men åtminstone en i stöten. Jag lovar.

Hur gör du?

Hur gör du för att klara av att förbättra hur du arbetar i vardagen, även då du har mycket att göra? Skriv gärna en kommentar för att dela med dig av dina erfarenheter!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.