Sätt det färskaste till vänster | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

13 mars

Sätt det färskaste till vänster


Datum: 2017-03-13 14:23

En skön sak med dig­i­talt mate­r­i­al är att man kan söka efter det. Eller snarare, vi kan låta datorn söka efter det, under det att vi vän­tar, gör något annat eller pas­sar på att fyl­la på kaffe.

Det är värre med pap­per och annat fysiskt. Visst, den som var bib­liotekarie för ett antal år sedan hade stor hjälp av index och sökreg­is­ter, men de all­ra fles­ta av oss försök­er ska­pa någon logisk och smidig ord­ning för pär­mar­na, de fysiska map­par­na, tid­skrift­sam­lar­na och allt det andra som innehåller ref­er­ensin­for­ma­tion som inte är digital.

Nog är det där­för smart att dig­i­talis­era så myck­et av det fysiska som möjligt, men att döma av vad jag ser på kon­tor i verk­samheter jag hjälper, har de all­ra fles­ta av oss fort­farande en ansen­lig mängd papper.

Vad är den per­fek­ta ordningen?
Vad är egentli­gen en bra ord­ning? Vad ska vi sortera efter? Vad är vet­ti­ga kat­e­gori­er? Vad ska stå, lig­ga, hän­ga var? Så myck­et att bestäm­ma. Så lätt att läg­ga det i en hög så länge. Och, så länge det lig­ger där sedan.

En vän av genvägar
Den japanske nationalekonomen Yukio Noguchi tycks lik­som jag ha en förkär­lek för att göra det lätt för sig. Han har där­för hit­tat på ett sätt att lagra sina pap­per så att han slip­per bestäm­ma sig för vilken ord­ning och kat­e­goris­er­ing som är den bäs­ta. Meto­den är enkel och vi kan anti­n­gen tilläm­pa den i sin hel­het eller ploc­ka val­da delar som pas­sar oss.

Gör så här

  1. Pap­pers­doku­menten du behöver spara undan och lätt hit­ta sedan läg­ger du i map­par. Det behöver vara pappmap­par som är litet sty­vare än plas­t­fick­or, för du ska kun­na stäl­la dem på kant. Hängmap­par i en hurts eller vagn går ock­så bra. Map­par­na kan rep­re­sen­tera oli­ka pro­jekt, ären­den, ämnen eller det som du skulle ha som flikar i dina pärmar.

  2. Ställ map­par­na på kant i din bokhyl­la och skriv på sidan som stick­er ut vad map­pen innehåller. Eller, sätt en utstickande etikett på sidan så du lätt ser vad där står. Använ­der du hängmap­par i en hurts, skriv­er du innehål­let på de van­li­ga upp­stickande etiket­ter­na i plas­thöl­je. Försök inte tän­ka ut en per­fekt ord­ning att stäl­la in map­par­na i, utan ställ bara in dem allt efter­som du ska­par dem.

  3. När du är klar med inmap­pan­det återgår du till ditt arbete.

  4. När du behöver en mapp, tar du ut den från hyl­lan och arbe­tar med den.

  5. När du är klar för stun­den, sät­ter du till­ba­ka map­pen, men inte där du tog den. Istäl­let sätt den längst till vän­ster i hyl­lan, det vill säga längst till vän­ster i hyll­raden av map­par. Har du hängmap­par, häng till­ba­ka map­pen så den ham­nar när­mast dig. 

Allt efter­som tiden går kom­mer de map­par du använ­der mest att stå till vän­ster i hyl­lan (för du sät­ter alltid till­ba­ka alla map­par längst till vän­ster). Om du inte använ­der en mapp på länge, van­drar den långsamt åt höger i hyl­lan. Map­par­na längst åt höger använ­der du så säl­lan att du för­mod­li­gen kan arkivera dem efter ett tag och då få mer plats över. Behöver du igen en mapp du använde för några dagar sedan, står den säk­ert bland de förs­ta till vänster.

För pär­mar gäller detsamma
Vill du inte släp­pa dina pär­mar och helt gå över till map­par, kan du göra så här med pär­mar­na istäl­let. Den pärm du använt ställer du till­ba­ka längst till vän­ster. Efter ett tag står de mest använ­da pär­mar­na till vän­ster och de du kan arkivera längst till höger. 

Du kan använ­da sam­ma prin­cip för annat fysiskt, som verk­tyg eller annat du behöver ta fram då och då i ditt arbete.

Min­dre sorterande
Använ­der du Noguchis lagringssys­tem kom­mer du att läg­ga min­dre tid på att stäl­la till­ba­ka det du tag­it fram, för du behöver inte leta rätt på var du tog den (pärmen/​mappen)” — du sät­ter den bara snabbt till vän­ster. Risken att du ska­par sortera in”-högar min­skar och du får lättare ett tomt skrivbord, vilket gör att du inte blir så dis­tra­her­ad av sådant som lig­ger framme. Du hit­tar oftare det du sök­er snabbt, för de fles­ta av gånger­na du sök­er något, står det till vänster.

Då och då behöver du leta län­gre efter något du inte använ­der så ofta, för då står det någon­stans i allt det till höger; men, det är å andra sidan inte så ofta du är där och letar.

Hur gör du?
Har du ska­p­at ord­ning bland ditt fysiska mate­r­i­al med en helt annan smart metod? Skriv en kom­men­tar nedan och inspir­era andra.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.