STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

13 Mar

Sätt det färskaste till vänster


Datum: 2017-03-13 14:23 Kommentarer: 0 st

En skön sak med digitalt material är att man kan söka efter det. Eller snarare, vi kan låta datorn söka efter det, under det att vi väntar, gör något annat eller passar på att fylla på kaffe.

Det är värre med papper och annat fysiskt. Visst, den som var bibliotekarie för ett antal år sedan hade stor hjälp av index och sökregister, men de allra flesta av oss försöker skapa någon logisk och smidig ordning för pärmarna, de fysiska mapparna, tidskriftsamlarna och allt det andra som innehåller referensinformation som inte är digital.

Nog är det därför smart att digitalisera så mycket av det fysiska som möjligt, men att döma av vad jag ser på kontor i verksamheter jag hjälper, har de allra flesta av oss fortfarande en ansenlig mängd papper.

Vad är den perfekta ordningen?
Vad är egentligen en bra ordning? Vad ska vi sortera efter? Vad är vettiga kategorier? Vad ska stå, ligga, hänga var? Så mycket att bestämma. Så lätt att lägga det i en hög så länge. Och, så länge det ligger där sedan.

En vän av genvägar
Den japanske nationalekonomen Yukio Noguchi tycks liksom jag ha en förkärlek för att göra det lätt för sig. Han har därför hittat på ett sätt att lagra sina papper så att han slipper bestämma sig för vilken ordning och kategorisering som är den bästa. Metoden är enkel och vi kan antingen tillämpa den i sin helhet eller plocka valda delar som passar oss.

Gör så här

  1. Pappersdokumenten du behöver spara undan och lätt hitta sedan lägger du i mappar. Det behöver vara pappmappar som är litet styvare än plastfickor, för du ska kunna ställa dem på kant. Hängmappar i en hurts eller vagn går också bra. Mapparna kan representera olika projekt, ärenden, ämnen eller det som du skulle ha som flikar i dina pärmar.

  2. Ställ mapparna på kant i din bokhylla och skriv på sidan som sticker ut vad mappen innehåller. Eller, sätt en utstickande etikett på sidan så du lätt ser vad där står. Använder du hängmappar i en hurts, skriver du innehållet på de vanliga uppstickande etiketterna i plasthölje. Försök inte tänka ut en perfekt ordning att ställa in mapparna i, utan ställ bara in dem allt eftersom du skapar dem.

  3. När du är klar med inmappandet återgår du till ditt arbete.

  4. När du behöver en mapp, tar du ut den från hyllan och arbetar med den.

  5. När du är klar för stunden, sätter du tillbaka mappen, men inte där du tog den. Istället sätt den längst till vänster i hyllan, det vill säga längst till vänster i hyllraden av mappar. Har du hängmappar, häng tillbaka mappen så den hamnar närmast dig. 


Allt eftersom tiden går kommer de mappar du använder mest att stå till vänster i hyllan (för du sätter alltid tillbaka alla mappar längst till vänster). Om du inte använder en mapp på länge, vandrar den långsamt åt höger i hyllan. Mapparna längst åt höger använder du så sällan att du förmodligen kan arkivera dem efter ett tag och då få mer plats över. Behöver du igen en mapp du använde för några dagar sedan, står den säkert bland de första till vänster.

För pärmar gäller detsamma
Vill du inte släppa dina pärmar och helt gå över till mappar, kan du göra så här med pärmarna istället. Den pärm du använt ställer du tillbaka längst till vänster. Efter ett tag står de mest använda pärmarna till vänster och de du kan arkivera längst till höger.


Du kan använda samma princip för annat fysiskt, som verktyg eller annat du behöver ta fram då och då i ditt arbete.

Mindre sorterande
Använder du Noguchis lagringssystem kommer du att lägga mindre tid på att ställa tillbaka det du tagit fram, för du behöver inte leta rätt på “var du tog den (pärmen/mappen)” - du sätter den bara snabbt till vänster. Risken att du skapar “sortera in”-högar minskar och du får lättare ett tomt skrivbord, vilket gör att du inte blir så distraherad av sådant som ligger framme. Du hittar oftare det du söker snabbt, för de flesta av gångerna du söker något, står det till vänster.

Då och då behöver du leta längre efter något du inte använder så ofta, för då står det någonstans i allt det till höger; men, det är å andra sidan inte så ofta du är där och letar.

Hur gör du?
Har du skapat ordning bland ditt fysiska material med en helt annan smart metod?  Skriv en kommentar nedan och inspirera andra.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.