Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Så här mån­ga map­par är lagom

Ofta pratar vi om map­par, mina klien­ter och jag. Vad är egentli­gen en bra mapp­struk­tur i mejl­box­en? Ska man över­hu­vud­taget ha en? Om man ska ha en, hur mån­ga map­par ska det vara och vad ska de representera?

Min syn på sak­en kan sam­man­fat­tas i: Ha så få map­par som möjligt, men till­räck­ligt många.

Åtmin­stone en

Jag rek­om­mender­ar dig defin­i­tivt att ha åtmin­stone någon mapp, till exem­pel en Arkiv-mapp, så att du kan spara mejl du behöver ha kvar efter att du hanter­at dem någon annanstans än direkt i inbox­en. Låter du hanter­ade mejl lig­ga kvar i inbox­en risker­ar du få syn på mejl du inte behöver se just då när du letar efter mejl du skulle vil­ja hit­ta, vilket kan få dig på andra, dis­tra­herande tankar allde­les i onö­dan. Spara istäl­let mejl någon annanstans än i inbox­en, så att inbox­en bara innehåller ännu icke hanter­ade mejl, pré­cis som din fysiska brevlå­da bara innehåller oläs­ta mor­gon­tid­ningar. (Får du nu en impuls att mejla mig och berät­ta att du inte alls blir dis­tra­her­ad av de gam­la mejl som lig­ger kvar i inbox­en — tes­ta att stu­va undan dem först. Kanske har du glömt hur det kän­des att job­ba på ett annat sätt än du gör idag?)

Sök, så ska du finna

För egen del klarar jag mig fint med bara en enda Arkiv-mapp, efter­som jag trivs bra med att använ­da de förnäm­li­ga sök­funk­tion­er­na i mejlen (så här kan du för­fi­na hur du sök­er i Out­look, till exem­pel). Men, såk­lart kan du ha fler map­par om du behöver. Du kan ha map­par för dina oli­ka pro­jekt, för de ans­var­som­rå­den du har, för oli­ka per­son­er du mejlar med ofta eller för något annat som är rel­e­vant för dig.

Vidare hellre än snäva

Om du avgrän­sar snävt vad map­par­na ska innehål­la, blir de lätt mån­ga och du får en lång rad map­par att bläd­dra mel­lan när du ska spara och hit­ta, vilket blir krång­ligt. Dessu­tom ökar risken att ett mejl innehåller infor­ma­tion som hör hem­ma i två oli­ka map­par och du där­för inte vet var du ska läg­ga det, vilket slu­tar med att du låter mejlet lig­ga kvar i inko­r­gen ​”så länge” (och så länge lig­ger det där att du till slut inte vågar fly­t­ta det, för du har glömt var­för du lät det lig­ga kvar). Håll där­för map­par­na vida i def­i­n­i­tio­nen hellre än snäva.

Har du för få map­par så att du ofta får söka efter sam­ma begrepp för att se de mejl du är intresser­ad av, skulle du hit­ta dem snab­bare om de helt enkelt sam­lades i en mapp som rep­re­sen­ter­ar det begrep­pet (det pro­jek­tet, den arbets­grup­pen, det even­tet eller liknande).

Sätt den struk­tur som pas­sar dig

Du ser — inte heller på den här punk­ten har jag lust att slå fast en san­ning vi alla bor­de säl­la oss till, utan snarare belysa de möjli­ga kon­sekvenser­na så att du kan hit­ta det sätt som pas­sar dig bäst.

Så: Ha så få map­par som möjligt i mejlen, men till­räck­ligt mån­ga för att du snabbt ska hit­ta det du söker.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i att hur du sparar mejl är ett område du skulle kun­na för­fi­na? Frå­ga dig då:

• Om du skulle ha så få map­par som möjligt, men ändå någon — hur mån­ga skulle det vara och vad skulle de representera?
• Kan du slå ihop några map­par om du idag har fler än vad som blir bekvämt för dig
• Om du idag har allt kvar i inko­r­gen, hur skulle det vara att tes­ta en annan lagringsplats om så än bara för ett par dagar? Gör du en ​”Provarkiv”-mapp och läg­ger över allt gam­malt i den under resten av veck­an, kan du ju fly­t­ta till­ba­ka allti­hop sedan om du inte skulle trivas med det.

Mer ord­ning ger oftare ro

Om du opti­mer­ar hur du sparar mejl du behöver ha kvar, blir mejlen min­dre av ett bekym­mer. Du hit­tar fort­farande det du behöver fort, men känslan av att dagli­gen pul­sa omkring i meter­hö­ga dri­vor av mejl blir min­dre. Sparar du mejl någon annanstans än direkt i inbox­en får du oftare än annars uppl­e­va den skö­na ro som kom­mer av att du bemäs­trar mejlen istäl­let för den dig.

Hur gör du?

Har du en mapp­struk­tur i mejlen som du verk­li­gen trivs med? Skriv och berätta!

(På tal om struk­tur i inko­r­gen. Kika gär­na även in mina tips på hur du slip­per ha halvlös­ta mail hän­gande över dig!)