Strukturbloggen

(Är du ute efter att se mor­gonruti­nen snabbt — scrol­la, för den finns där nere.)

Jag minns upprik­tigt sagt inte vad det var som fick mig att beslu­ta mig för att bör­ja med en, men det skulle abso­lut kun­na ha var­it att jag en något senare efter­mid­dag än jag hade tänkt mig ful­lkom­li­gen ram­lade in i det stiern­holm­s­ka hem­met efter en sådan där dag vi inte vill ha igen. Det var säk­ert väldigt fint väder och trädgår­den stod nog i för­som­mar­blom, men inget av det såg jag, för jag var trött, irrit­er­ad, besviken och antagli­gen lite ledsen.

Jag hade på mor­gonen kom­mit iväg lite senare till job­bet än jag hade önskat och när jag öpp­nade datorn och möttes av mail­skör­den dök jag direkt ned i den och bör­jade hantera mail. Där var några jag kunde bli av med snabbt, men där var ock­så minst ett som fick min puls att sti­ga och efter­som jag ville bli av med det gjorde jag vad som behövdes och sedan ringde tele­fo­nen och såk­lart behövde den kun­den få mitt mail med ytterli­gare info fort och någon kom för­bi och det var lunch och möte och mera mail och fram på efter­mid­da­gen bläd­drade jag igenom att göra-lis­tan och såg till min fasa att där var mån­ga uppgifter som var täm­li­gen aku­ta som jag bor­de gjort tidi­gare på dagen och så blev det gräs­ligt stres­sigt och jag ham­nade i rus­ningstrafiken och jag vis­ste att jag skulle behö­va job­ba efter bar­nen som­nat för att jag inte hade hun­nit det jag skulle under dagen!

Så ville jag aldrig ha det igen.

En del tror det inte (för mina när­maste är det dock uppen­bart), men jag är väldigt tankspridd och jag är syn­nerli­gen lättdis­tra­her­ad. Eller, låt mig istäl­let uttryc­ka det som att jag tänker oftast på flera sak­er åt gån­gen och allt möjligt i min omgivn­ing intresser­ar mig.

Har jag inte något att hål­la mig i, blir dagen lätt som den blir istäl­let för som jag önskar. Så, jag ska­pade mig en mor­gonrutin för job­bet. Sedan dess använ­der jag den var­je dag. Genom åren har den bliv­it län­gre och mat­nyt­ti­gare, för jag har kom­mit på fler sak­er jag mår bra av att göra direkt på morgonen.

Här nedan­för ser du den. Jag förstår om den kan se snårig ut vid en förs­ta anblick, så låt mig förk­lara var­för där står som det gör.

Ruti­nen ifråga

1. Kol­la dagens kalen­der, så du inte mis­sar något möte. Sätt ev påmin­nelser som behövs.
   För att inte sli­ta ut påmin­nelser­na som verk­tyg så att jag inte skulle bry mig om dem, har jag dem inte pås­lagna som stan­dard. Jag slår bara på dem när jag ser att jag risker­ar att mis­sa något — t ex för att jag har ett annat möte pré­cis innan.
2. Kol­la i dagens att-göra-uppgifter om det är någon akut uppgift du behöver hug­ga tag i direkt
   Det kan ju vara något jag har att göra som är så akut så att jag inte ens hin­ner göra mor­gonruti­nen först!
3. Sätt ​”high” på tre av de kor­taste uppgifter­na för dagen och gör dem först.
   Resul­tat­en från en pågående studie som Har­vard­forskaren Francesca Gino arbe­tar med tycks peka på att vi gör rätt i att bör­ja dagen med några kor­ta uppgifter, för då får vi en sådan dopamin­kick att vi lättare tar oss an de svåra uppgifter­na efteråt. Efter att ha satt ​“high”-etikett på uppgifter­na i mitt att göra-list-verk­tyg, väl­jer jag att bara se de uppgifter med just den etiketten.
4. Proces­sa den fysiska inko­r­gen ner till noll.
   Har jag sam­lat på mig några pap­per sedan igår, tar jag hand om dem alla.
5. Proces­sa mailens inbox ner till noll.
   Åtmin­stone någon gång i veck­an tar jag hand om alla inkom­na mail så att inbox­en blir tom. Zero. Zilch. Nada.
6. Proces­sa map­pen ​”Inscan­nat att dis­tribuera” ner till noll.
   När jag dig­i­talis­er­ar möte­san­teck­ningar och annat genom att scan­na dem med en app i tele­fo­nen, ham­nar mate­ri­alet som pdf:er i en mapp på skrivbor­det, som jag allt­så tömmer.
7. Ta fram ​“Today”-vyn i Things.
   Det­ta är vyn i mitt listverk­tyg Things som vis­ar uppgifter som ska göras idag.
8. Fil­tr­era fram uppgifter med Viktigt-tag.
   Uppgifter som bidrar till min verk­samhets mål är vik­ti­ga och har där­för fått Viktigt-etikett.
9. Är det mån­ga, ​“high” på de som är högst prioriterade.
   Jag ham­nar i beslut­slim­bo om jag har för mån­ga uppgifter att väl­ja på, så jag vill bara se några åt gången.
10. Fil­tr­era fram bara dagens ​“high”-uppgifter.
11. Gör ​“high”-uppgifterna.
12. När Vik­tigt-uppgifter­na är slut, gå vidare på de övri­ga uppgifterna.
    Det­ta innebär att jag gjort rätt pri­or­i­ter­ing, för jag har gjort de bråd­skande och vik­ti­ga uppgifter­na först!

Mor­gonruti­nen räd­dar mig ofta. Med den har jag fått bät­tre fram­förhåll­ning när det gäller uppgifter som har dead­line, jag hin­ner mer de rät­ta sak­er­na var­je dag och min­dre tid går för­lorad i onö­dan. Jag kän­ner mig mer till­freds och min­dre stres­sad. Jag njuter ofta av den skö­na magkänslan vi får av att kän­na att vi har koll på läget.

Näs­ta måndags utgå­va av mitt veck­o­brev Klart! kom­mer att hand­la om mor­gonruti­nen och vad den är bra för. Vill du veta vad jag rek­om­mender­ar där, anmäl dig till veck­o­brevet (om du inte redan är prenu­mer­ant, det vill säga).