Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Fri­are och enklare

Chat­ten har mån­ga förtjän­ster; jag upplever att det är något befriande med att kun­na fat­ta sig mer kort­fat­tat där än i mejlen utan att det låter ohövligt och mån­ga av mina kun­der vit­tnar om hur skönt det är att få ner mejlmäng­den när en del av kor­re­spon­deran­det fly­t­tat över till chatten.

Eller, myck­et röri­gare än förut?

På sam­ma gång kan införan­det av Teams och Slack röra till kom­mu­nika­tio­nen kap­i­talt, för nu förs det kon­ver­sa­tion­er om allt möjligt i både chat­ten och mejlen, kors och tvärs, huller om buller och det är ingen ord­ning alls. Vi tap­par bort ​”var vi är” i de oli­ka kon­ver­sa­tion­er­na, vi har svårt att hit­ta till­ba­ka till en tråd vi haft någon­stans och när vi pratar om sam­ma sak på flera ställen pratar vi om varan­dra om och om igen.

Tydlig­gör skillnaden

Lös­nin­gen lig­ger i att dra en tydlig gräns mel­lan mejlen och chat­ten, så att det blir mer självk­lart för dem som arbe­tar till­sam­mans till vad de ska använ­da chat­ten och till vad mejlen.

Är den gränsen inte tydlig idag för dig och dina kol­le­gor, är det vad jag vill upp­muntra dig till att ta tag i nu.

Gör så här

På näs­ta lämpli­ga möte med dina kol­le­gor, diskutera vad som skulle vara en lämplig gräns­dragn­ing mel­lan chat­ten och mejlen för er.

Vad finns det för gräns­dragningar att väl­ja på? Jo, här är fyra vari­anter som jag fån­gat upp från kun­der — och från hur jag själv arbe­tar, dessutom:

• Externt/​internt — Ni för de exter­na kon­ver­sa­tion­er­na i mejlen medan allt internt kom­mu­nicerande sker i chatten.
• Kanal finns ej/​kanal finns — Om det inte finns någon chat­tkanal för det som ska diskuteras (och inte ska göra det), kom­mu­nicer­ar ni i mejlen. Finns det chat­tkanal för ären­det, ska chat­ten använ­das — inte mejlen.
• Långt/​kort — Ni använ­der mejlen för län­gre, mer omfat­tande infor­ma­tion­sut­byte och chat­ten bara för ​”kor­ta puckar”.
• Drö­jande svar/​snabbt svar — Om svaret inte är bråd­skande använ­der ni mejlen, men om ären­det bråd­skar använ­der ni chatten.

Kom överens om en gräns­dragn­ing för er att tes­ta — om så bara sinsemel­lan i er arbets­grupp. Såk­lart kan det vara en helt annan än de fyra exem­plen här.

Bestäm er för en test­pe­ri­od — en månad, till exem­pel — och utvärdera sedan hur det funger­at för er. Har det bliv­it lättare att skil­ja verk­ty­gen åt? Har det var­it enklare att föl­ja med i kon­ver­sa­tion­er­na? Är gräns­dragnin­gen till­räck­ligt heltäckande? Gör eventuel­la erforderli­ga jus­teringar och tes­ta igen.

Smidi­gare samarbete

Om ni tydlig­gör gräns­dragnin­gen mel­lan mejlen och chat­ten kom­mer ni att kun­na nyt­t­ja båda verk­ty­gen på bät­tre sätt. Ni använ­der dem mer till det ​”de är bra på” och samar­betet i dem blir smidi­gare än förut. Samar­be­tar ni myck­et om dagar­na, kom­mer det­ta att göra stor skillnad.

Hur gör du?

Är i själ­va ver­ket gränsen mel­lan chat­ten och mejlen redan tydlig för dig och dina kol­le­gor? Bra! Vad har ni gjort för gräns­dragn­ing? Skriv gär­na och berät­ta för mig!

(Vis­ste du att du kan stäl­la in not­is­funk­tion­er för nyck­elord i Slack? Kika in min kor­ta video ​“Så mis­sar du inget beslut fat­tat i Slack!” där jag berät­tar mer!)