STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

01 Aug

Tre strukturtips från hammocken


Datum: 2012-08-01 12:00 Kommentarer: 4 st

Direkt från semestern i hammocken, som jag i övrigt anser är världens bästa möbel då man tänker så bra i den, får du mina tre bästa strukturtips.

Och några funderingar på det här med struktur i vardagen med fokus på hantering av analogt och digitalt material. Något som vi idag tack vare internet har mer tillgång till än någon gång tidigare i världshistorien.

Den korta versionen.

Mina tre bästa strukturtips är:

  1. Släng så mycket som möjligt direkt efter att du har använt det.
  2. Ha endast det som hjälper dig på skrivbordet.
  3. Samla digitalt material så att det är lätt att hitta.

Den långa versionen.

För mig är struktur ett hjälpmedel för att kunna leva efter mitt motto såväl i arbete som på fritiden.

Mitt motto är: Nå längre, må bättre och ha roligare på vägen! Jag gillar att se till att saker blir gjorda, göra skillnad på riktigt och att ta det lugnt och fundera. Sådan är jag och har alltid varit.

Att medvetet förfina strukturen är något som jag lär mig mer om för varje år som går. Vissa delar är lätta att få till att fungera i vardagen, andra är mycket svårare.



Att strukturera upp det som ska göras, som att skriva listor i syfte att förbereda mig inför små och stora projekt, känns som självklara och enkla. Till och med roliga!



Andra delar, som att organisera material. Analogt i pärmar och i hängmappar och digitalt material i mappar, känns tvärtom som att det blir opraktiskt hur jag än gör.

Egentligen är det inte själva organiserandet som är svårt, det kan kännas helt rätt och logiskt när jag gör strukturen. Men, när jag sedan ska hitta materialet, det är då det svåra börjar.

I det senare fallet tar då letandet efter relevant material längre tid vilket i stressiga stunder naturligtvis är helt galet. Det är ju då systemet ska fungera som bäst.



Men enligt devisen att om man inte provar så vet man inte, så fortsätter jag att prova olika system. Ju enklare desto bättre verkar fungera bäst för mig. Nu närmar vi oss mitt första tips.

För det är nämligen så att för närvarande, efter att ha drivit eget företag sedan 2005, så har jag kommit fram till att jag behöver väldigt lite sparat material.



I analogt material behöver jag endast en enda pärm för avtal och liknande viktiga dokument. Hyllmetrarna med övriga pärmar är fulla med material jag aldrig kikar på. Och inte heller bland det sparade materialet i den fina hurtsen med hängmappar hämtar jag vare sig inspiration eller material.

Det jag nu mestadels använder är i digital form på webben via smartphonen och datorer samt i datorn.



Därför är mitt första strukturtips följande:

  1. Släng så mycket som möjligt direkt efter att du har använt det. Oavsett om det gäller i analog form som papper, tidningar och annat eller digitala varianter som mail, sms och dokument i datorn. Rensa och lägg undan ett tag, märker du att du behöver material så hämta det då.
    Med mindre sparat material blir det logiskt mindre att strukturera upp. Det är också lättare att söka när den totala mängden är mindre.

    Jag har hittills inte saknat ett enda dokument som jag har slängt. Nu kommer vi till nästa strukturtips, hur detta praktiskt kan se ut i vardagen.

  2. Ha endast det som hjälper dig på skrivbordet. En dag fick jag knappt plats vid skrivbordet. Bra att ha-högar med papper, kvitton, använda biljetter och komihåg-lappar samsades med listor och prylar.
      När jag skulle skriva tog jag laptopen och satte mig i soffan istället. Tills jag en morgon skulle köra uppdateringar på datorerna, då valde jag att rensa bort allt jag inte behövde enligt mitt första tips och följa mitt andra tips.
    Leva som man lär och allt sådant. Att rensa bort analogt material är enkelt, fast dammigt, och roligt för det ger snabbt ett synligt resultat av utfört arbete.

    När skrivbordet var tomt funderade jag på vilka saker som hjälper mig i arbetet. Jag bestämde att endast dessa saker ska få stå uppe på skrivbordsytan. Inget, verkligen inget annat.
    Till min förvåning så märkte jag att den dokumentsamlaren med tre korgar som jag köpte till MIKUs första kontor nu var helt överflödig. Ett tecken i tiden.

    Strukturtips 2 gäller även i datorn, även om den resningen dammar mindre så känns skillnaden riktigt bra efter att ha flyttat material till ett gemensamt ställe istället för utspritt på flera datorer. Och det lilla spraket när man tömmer den digitala papperskorgen är icke att förakta.

    Jag använder lagringstjänsten DropBox så jag sparar inga dokument lokalt på någon dator utan samlar det jag vill spara i DropBox. På skrivbordet har jag endast mappar med tips och det jag jobbar med för tillfället. Vilket för oss till mitt tredje strukturtips.

  3. Samla digitalt material så att det är lätt att hitta. Till sajter jag skriver i, föreläsningar och av eget intresse behöver jag intressant och relevant material. Vilket jag ofta samlar in löpande istället för att sätta igång med en insamling när det är dags för ett uppdrag.
    Jag har kommit på ett sätt att strukturera det digitala materialet som gör det lätt att hitta när jag sedan behöver få tillgång till det.

Såhär gör jag:

  • Gör en ny mapp i datorn med ett passande namn ex: webbstrategi.
  • Öppnar ett enkelt dokument, döper det till mappens namn och sparar det i mappen. I dokumentet sparar jag idéer, länkar till filmer, bloggar och artiklar och annat som jag samlar in till just detta tema.
  • När jag hittar material jag vill spara, så mailar jag insamlat material till mig själv med mappens namn i ämnesraden.
  • Vid datorn så flyttar jag över materialet från inkorgen till mappen. Materialet är lätt att hitta genom att söka på mappens namn i inkorgen. När jag har flyttat materialet raderar jag mailen.

Mappen och dokumentet är själva platsen för att spara materialet. Sedan är det bara att samla in material, vilket jag ofta gör via min smartphone.

När jag hittar en artikel som är intressant så mailar jag den till mig själv med mappens namn i ämnesraden. Likaså när jag fotograferar eller skärmdumpar bilder som jag tänker kan passa, som innehåll eller inspiration, då mailar jag dem. När jag använder datorn lägger jag materialet direkt i mappen.

  • Mappen placerar jag i DropBox, som är webbtjänsten för att lagra material. Genom DropBox har jag hela tiden tillgång till mappen från olika datorer och från smartphonen.

Nu kanske du tänker, varför inte lägga materialet direkt i DropBox via smartphonen? Jo, att hämta materialet i inkorgen ger mig en extra möjlighet att kolla genom om jag verkligen vill spara det jag har skickat till mig.



Så här gör jag, som nu hoppas att mina tips och tankar inspirerar dig som läser Strukturbloggen.

Trevlig fortsatt sommar!



Maria Gustafsson är en av våra sommarbloggare denna sommar. Se hela listan här. Hon är beteendevetare med specialisering inom kommunikation på MIKU . Hon arbetar även med kommunikation mellan människor på plats och på internet. Maria är inititativtagare och projektledare till knytkonferensen om kommunikation på internet, WebCoast, hon driver Social Media Club Göteborg och hon är skribent på Lilla Gumman. Twittra gärna med Maria på @mikumaria.

Kommentera

Sofia Bengtsson

Sofia Bengtsson skriver:

#1 - 2012-08-02, 00:01

Bra tips Maria!! Jag börjar använda dropbox mer och mer men även Evernote för att samla i mappar. Är det något du använder och i då fall, vad tycker du om det?

Martin Lindeskog

Martin Lindeskog skriver:

#2 - 2012-08-02, 14:02

Maria: Väldigt bra tips! Jag kommer ha denna post som “bränsle” när jag fortsätter mitt arbete med att slänga saker som jag inte behöver som referensmaterial eller som är viktiga dokument som skall sparas. Dina före / efter bilder på ditt skrivbord är inspiration för mig när jag städar undan på mitt skrivbord.

Använde inte du väggarna som anslagstavla för att sätta upp notislappar med att göra saker och projekt? När jag har kommit ikapp med arbetsytorna, så kommer jag göra en “personal kanban” anslagstavla där jag kan få en snabb visuell överblick på vad som är i “pipeline” (to-do, doing, done)! wink

Maria Gustafsson

Maria Gustafsson skriver:

#3 - 2012-08-06, 12:15

Tack Sofia!
Jag gillar DropBox för det är enkelt och jag har alltid med mig ‘allt’,

Kul att du frågar om Evernote för det är den tjänsten de flesta har frågat och tipsat om efter mitt gästblogginlägg här. Evernote-appen var e av de allra första apparna jag laddade ned när jag hade köpt min första iPhone. Orsaken var att mina vänner sa att den var toppenbra för att hålla ordning och för att spara alla sina saker i. Sedan gjorde jag förslk med att komma in i vanan att använda Evernote, men har inte gjort det än. Kanske för att jag är nyfiken så jag tycker om att testa många olika sätt - kanske för att jag gillar att rensa istället för att spara.

Tack Martin!
Roligt att kunna inspirera dig med bränsle för att rensa och få mer ordning. Vi är olika med hur vi gillar att ha det på skrivborden, jag föredrar rena ytor även om de i stressiga tider ibland invaderas med saker.

Jovisst, jag har valt ut en vägg till planeringsyta där jag fäster postit-lappar i en struktur som växer fram. Mycket visuellt överskådligt! Kanske något fr dig med kanban och just in-time-perspektivet.

Resultatet blir ett tydlig underlag för beslut:
-vad jag gör
-vad jag vill göra
- vad jag inte vill göra.

När jag är klar med en uppgift som står på en postit-lapp så knycklar jag ihop den och slänger den i papperskorgen.

Roligt med kommentarer på mitt gästbloggsinlägg, fortsät gärna att kommentera så ska jag svara.

Maria Gustafsson

Martin Lindeskog

Martin Lindeskog skriver:

#4 - 2012-08-08, 13:41

Maria: Tack för tipset med post-it lappar på en vägg.  smile

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)