Strukturbloggen

Efter­som jag till­bringar hela arbets­da­gar­na var­je vec­ka med att tän­ka på och tala om struk­tur, märk­er jag att det är några teman som går igen i hela området. Det är teman som genom­syrar arbetssät­tet hos dem som bäst lyckas ha koll på läget och som därigenom får mer tid över.

Ett sådant tema är knapphet. 


I brist på ett bät­tre uttryck, menar jag med ​“knap­phet” att det är få av någonting, snarare än att det är myck­et av det. 

Det hand­lar inte om att leva helt min­i­mal­is­tiskt och torftigt, med bara tom­ma ytor, utan har du knappt av en sak ges du möj­lighet att ha ymnigt av något annat. 

Ibland behöver du ymnigt bre­da ut dig och dina pap­per för att fritt kun­na arbe­ta med den uppgift som just nu är rätt att pri­or­it­era. Då behöver du knappt av annat mate­r­i­al framme, som inte rör just den uppgiften. Ymnighet av allt blir näm­li­gen kaos.


Så, när du upplever att ​“det är för myck­et” — tänk ​“färre”.

Färre av vadå?

Vad kan vi då ha färre av, för att få en lättare vardag?

Här är några idéer:

• Möten — Märk­er du att du till­bringar dagar­na i möten och kväl­lar­na med att job­ba ikapp det du skulle ha hun­nit under dagen, fun­dera på vil­ka möten du skulle kun­na stäl­la in, vil­ka som inte behöver din när­varo, vil­ka du kan skju­ta på en månad, vil­ka som egentli­gen är arbetsmöten som lika gär­na kan ersät­tas med att var och en för sig gör sin del av arbetet och sedan stäm­mer av med de andra.
• Ställen — Läg­ger du för myck­et tid på att leta efter doku­ment och pap­per du sparat tidi­gare, fun­dera på vilket av de oli­ka ställen som du lagrar infor­ma­tion på som du skulle kun­na göra dig av med och istäl­let slå ihop med de andra stäl­lena. Behöver du ha både tid­skrift­sam­lare, brevko­r­gar, högar och pärmar? 
  Skriv­er du upp noteringar om vad du har att göra här och där och ock­så i den där man­ick­en, fun­dera på vilket ställe som skulle kun­na vara det enda för dina att-göra-uppgifter.
• Kom­mu­nika­tion­ssätt — Om ni i er pro­jek­t­grupp kom­mu­nicer­ar genom att maila, chat­ta, skype:a, ringa, träf­fas i möte, diskutera över en informell fika, reflek­tera till­sam­mans under resan, kom­mentera i pro­jek­tverk­tyget och ni upplever att det är svårt att fån­ga upp alla trå­dar, bestäm er för vil­ka som ska vara era huvud­sak­li­ga kommunikationssätt. 
  Slus­sa kon­ver­sa­tion­er, beslut och idéer som upp­står i andra forum till dessa huvud­sak­li­ga kom­mu­nika­tion­ssätt, så blir doku­men­ta­tio­nen och pro­jek­tled­nin­gen så myck­et enklare.
• Vari­anter på process­er — Om du gör på oli­ka sätt för oli­ka kun­der så att var­je kun­drela­tion får sina egna, uni­ka lös­ningar internt, strä­va efter att expe­diera fler beställ­ningar lika. Bestäm dig hur processen för tjän­sten X ser ut, från start till mål och ska­pa mal­lar och check­lis­tor som hjälper dig arbe­ta snab­bare utan att ansträn­ga dig mer.
• Högar och pry­lar på skrivbor­det — Har du så myck­et på ditt bord att du blir dis­tra­her­ad från din uppgift så fort du lyfter blick­en, bestäm dig för att göra dig av med åtmin­stone en hög. 
  Vik en tim­ma i efter­mid­dag, gå igenom högen, släng det som kan slän­gas, gör att-göra-uppgift av det som tar­var en sådan och spara undan det du behöver ha kvar (men lägg det inte ​“överst” i en hög).

Färre ger fokus

Om du tänker ​“färre”, och ager­ar därefter, kom­mer du ha lättare att fokusera på rätt sak i rätt tid. Du kom­mer att hin­na mer av dina uppgifter på kortare tid och hit­ta det mate­r­i­al du behöver snab­bare än annars.

Kanske är det bara jag, men för mig har den tom­ma ytan, den tom­ma mail­box­en och den mötes­fria dagen en kraftigt stress­däm­pande effekt. Hur är det för dig?

Hur har du gjort?

Vad har du sett till att du har färre av nu än tidi­gare? Vad har det fått för effekt i din vardag? Håll inte på dina erfaren­heter, dela med dig till andra genom att läm­na en kommentar.