Tänk ”färre”

2012-03-21, 11:00

Eftersom jag tillbringar hela arbetsdagarna varje vecka med att tänka på och tala om struktur, märker jag att det är några teman som går igen i hela området.  Det är teman som genomsyrar arbetssättet hos dem som bäst lyckas ha koll på läget och som därigenom får mer tid över.

Ett sådant tema är knapphet.


I brist på ett bättre uttryck, menar jag med “knapphet” att det är få av någonting, snarare än att det är mycket av det.

Det handlar inte om att leva helt minimalistiskt och torftigt, med bara tomma ytor, utan har du knappt av en sak ges du möjlighet att ha ymnigt av något annat.

Ibland behöver du ymnigt breda ut dig och dina papper för att fritt kunna arbeta med den uppgift som just nu är rätt att prioritera. Då behöver du knappt av annat material framme, som inte rör just den uppgiften. Ymnighet av allt blir nämligen kaos.


Så, när du upplever att “det är för mycket” - tänk “färre”.

Färre av vadå?

Vad kan vi då ha färre av, för att få en lättare vardag?

Här är några idéer:

  • Möten - Märker du att du tillbringar dagarna i möten och kvällarna med att jobba ikapp det du skulle ha hunnit under dagen, fundera på vilka möten du skulle kunna ställa in, vilka som inte behöver din närvaro, vilka du kan skjuta på en månad, vilka som egentligen är arbetsmöten som lika gärna kan ersättas med att var och en för sig gör sin del av arbetet och sedan stämmer av med de andra.
  • Ställen - Lägger du för mycket tid på att leta efter dokument och papper du sparat tidigare, fundera på vilket av de olika ställen som du lagrar information på som du skulle kunna göra dig av med och istället slå ihop med de andra ställena. Behöver du ha både tidskriftsamlare, brevkorgar, högar och pärmar? 
    Skriver du upp noteringar om vad du har att göra här och där och också i den där manicken, fundera på vilket ställe som skulle kunna vara det enda för dina att-göra-uppgifter.
  • Kommunikationssätt - Om ni i er projektgrupp kommunicerar genom att maila, chatta, skype:a, ringa, träffas i möte, diskutera över en informell fika, reflektera tillsammans under resan, kommentera i projektverktyget och ni upplever att det är svårt att fånga upp alla trådar, bestäm er för vilka som ska vara era huvudsakliga kommunikationssätt. 
    Slussa konversationer, beslut och idéer som uppstår i andra forum till dessa huvudsakliga kommunikationssätt, så blir dokumentationen och projektledningen så mycket enklare.
  • Varianter på processer - Om du gör på olika sätt för olika kunder så att varje kundrelation får sina egna, unika lösningar internt, sträva efter att expediera fler beställningar lika. Bestäm dig hur processen för tjänsten X ser ut, från start till mål och skapa mallar och checklistor som hjälper dig arbeta snabbare utan att anstränga dig mer.
  • Högar och prylar på skrivbordet - Har du så mycket på ditt bord att du blir distraherad från din uppgift så fort du lyfter blicken, bestäm dig för att göra dig av med åtminstone en hög. 
    Vik en timma i eftermiddag, gå igenom högen, släng det som kan slängas, gör att-göra-uppgift av det som tarvar en sådan och spara undan det du behöver ha kvar (men lägg det inte “överst” i en hög).

Färre ger fokus

Om du tänker “färre”, och agerar därefter, kommer du ha lättare att fokusera på rätt sak i rätt tid. Du kommer att hinna mer av dina uppgifter på kortare tid och hitta det material du behöver snabbare än annars.

Kanske är det bara jag, men för mig har den tomma ytan, den tomma mailboxen och den mötesfria dagen en kraftigt stressdämpande effekt. Hur är det för dig?

Hur har du gjort?

Vad har du sett till att du har färre av nu än tidigare? Vad har det fått för effekt i din vardag? Håll inte på dina erfarenheter, dela med dig till andra genom att lämna en kommentar.

2 kommentarer på "Tänk ”färre”"

Jenny

Jenny skriver:

#1 - 2012-04-11, 12:05

Det är en sak att känna, en sak att göra och en sak att läsa. När jag läser det du skriver låter allt så självklart. smile Ibland känner jag ett lugn i kroppen men jag kan inte riktigt förklara vad jag har gjort för att den känslan fallit sig in, ibland har jag dock total kontroll. Idag t.ex. strukturerade jag upp i en projektmapp som hade aldeless för många dokument i, jag blev stressad och irriterad över att jag inte hittade rätt dokument. Nu har jag 4 undermappar med max 6 dokument i varje. Känslan är lugn, jag är effektiv och hittar rätt på än gång pga att det är färre dokument i mapparna.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2012-05-22, 08:04

Jenny: Det var härligt att höra. Tänk att något så till synes enkelt som att rensa ur en dokumentmapp kan skänka sådant välbefinnande. Det känner jag definitivt igen. Tack för att du delade med dig!

/David

Skriv en kommentar


  (för att undvika spam)