Struktur när du som bäst behöver den

2012-02-29, 11:00

I vårt jobb går intensiteten upp och ner. Ibland är det litet mindre att göra och ibland accelererar tempot upp till en nivå där vi nätt och jämnt hinner med.

När vi har väldigt mycket omkring oss, är det frestande att tumma på vårt strukturerade arbetssätt och bara låta allt flyta, eftersom det är så mycket som ska göras.

För visst kan man se det som att god struktur initialt kräver mer arbete på marginalen. Det är helt sant att det går snabbare att inte skriva upp en sak man kommer på att man har att göra, än att skriva upp den. Det går litet fortare att låta mail vi vill spara ligga skvalpande kvar i inboxen än att stuva undan dem någonstans där vi slipper se dem och har lätt att hitta dem senare.

Men, det är bedrägligt.

Om vi släpper våra goda strukturvanor när det hettar till, gör vi oss själva en otjänst. När tempot är som värst, nyttjar vi strukturen som minst, fast vi behöver den som mest.

Du mot kaos

Se det som en dragkamp. Om du tränar och tränar inför tävlingen och finslipar din teknik i månader, fast släpper repet så fort motståndaren hugger i, är kampen förlorad.

Gör tvärtom. När motståndaren drar så hårt att du har lust att släppa allt, tag ett extra tag. Ansträng dig ett uns mer. Ge inte tappt, utan lägg de tre extra sekunder här och de extra tio där, det extra momentet i den uppgiften och den extra noteringen efter det samtalet, som krävs för att du ska hålla kaos stången.

Visst, kaos sägs främja kreativitet och skapande, men i den här situationen handlar det snarare om att hålla deadlines och hantera en mängd åtaganden så smidigt som möjligt. Då är det få saker som slår god struktur.

Gör så här

  1. Tänk efter vilka strukturrutiner som är de kritiska för att ditt arbetssätt ska förbli smidigt. Det kan vara att skapa att-göra-uppgifter av de mail du inte vill agera på nu, istället för att markera dem som olästa igen. Det kan vara att ta hand om allt i din fysiska inkorg varje dag, så det inte bildas en hög av papper som innehåller odefinierade uppgifter du snart är sen med. Det kan vara att direkt skriva upp allt du kommer på, eftersom du har lätt för att glömma. Det kan också vara något helt annat.
  2. Bestäm dig för en strukturrutin som du inte tummar på, vad som än händer.
  3. Vill du, så skriv den på en lapp och sätt på skärmen eller något annat ställe där du inte undgår den. Skriv t ex “Det jag kan göra nu, gör jag nu.” eller “Mail jag vill ha kvar, sparar jag bara i undermappar i mailboxen.” el dyl.
  4. Nästa gång en sådan där intensiv period kommer, hugg i så svetten lackar och dra hem segern, även om det tar emot. Ju hårdare motstånd, desto mer njuter du av segerns sötma.

Dessutom: gå och lägg dig i tid, så du får den sömn du behöver. Du behöver den för att tänka klart med sunda perspektiv.

När du vinner, vinner du det här

Om du i stressiga perioder nyttjar de strukturvanor du tränat på när det varit lugnare, kommer du helt enkelt kunna hantera det höga tempot bättre.

Du sover lugnare, då du fram på seneftermiddagen ser att allt är avbockat i att-göra-listan och eftersom du har för vana att skriva upp det du har att göra där, vet du att det inte heller finns något mer att göra. Du gör mer rätt saker i rätt tid, eftersom du fört lika utförliga projektnoteringar som vanligt, där du lätt kan läsa dig till vad du lovat vem senast vilket datum. Resultatet av det du arbetar med blir bättre, eftersom färre saker faller mellan stolarna och fler får de besked de behöver, när de behöver dem.

Hur gör du?

Vilka är dina kritiska strukturvanor du önskar att du aldrig tummar på? Skriv gärna en kommentar för att dela med dig av dina erfarenheter av att hålla huvudet kallt när det stormar.

2 kommentarer på "Struktur när du som bäst behöver den"

Jenny

Jenny skriver:

#1 - 2012-03-05, 17:02

Jag kunde inte sagt det bättre själv smile Jag försöker att inte ha för många “to-dos” på min att-göra-lista (som kan finnas i huvudet eller på papperslappar) samtidigt. Jag försöker att inte skjuta upp saker på framtiden utan vill ha en sån ren och öppen vardag som möjligt, som samtidigt öppnar upp för spontana akuta händelser, privat som i affärslivet. Jag sover bättre, jag levererar i tid och jag är mycket gladare och mindre stressad. smile

Något jag också har lärt mig är att inte stressa upp för sådant jag inte kan påverka, kan jag påverka försöker jag göra det.

Tack för en bra blogg!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2012-03-06, 10:45

Jenny: Härligt att höra. Den rena och öppna vardagen är verkligen eftersträvansvärd, också för mig. Gratulerar till de fina effekter du får av ditt strukturerade arbetssätt!

Kul att du gillar bloggen!

/David

Skriv en kommentar


  (för att undvika spam)