STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

20 Jun

Spara så länge utan att det blir för evigt


Datum: 2017-06-20 19:42 Kommentarer: 0 st

När jag för ett tag sedan lät ett av dessa blogginlägg handla om att rensa bland filer där vi är när vi ändå är där och bad om läsares tips om hur de gör för att hålla nere antalet digitala dokument, var det flera som hörde av sig. En av dem var Jonas, som belyste det vanliga fenomenet att vi tror oss veta att ett dokument eller ett mejl är inaktuellt och kan slängas, men vi är inte helt säkra, så vi låter det ligga kvar ändå. Så länge.

Kvar, men endast för en tid
Visst vore det fint om vi kunde göra oss av med något med lätthet och ändå ha det kvar för säkerhets skull - men bara för ett tag? Då skulle vi förmodligen göra oss av med mer, eftersom vi har möjlighet att ångra oss under en tid. Samtidigt blir vi faktiskt av med sådant som inte längre är aktuellt. Det vi annars sparar “så länge” blir som bekant lätt kvar i en evighet.

Lätt slängt när det är dags
Jonas berättade att om han har ett dokument eller ett mejl som har ett tydligt bäst-före-datum, flaggar han det för att kastas först efter detta datum. Rent konkret har han en “Sparas ett tag”-mapp i mejlboxen, med tolv undermappar som representerar årets månader. Mejlet som han vill ha kvar till mars månad lägger han i mars-mappen. När det blir mars, slänger han hela mappen - i trygg förvissning om att han för länge sedan noggrant bedömt att det som ligger i den nu är inaktuellt och att betrakta som skräp. Mejlet är i princip slängt under månaderna fram till mars, men han kan lätt leta fram det om han ändå skulle behöva det.

Visst är det ett utmärkt sätt att äta kakan och ändå behålla den - för ett tag?

Gör så här
Känner igen dig i att du då och då tvekar på om du kan slänga något som förmodligen är skräp, men som du kanske ändå skulle behöva? Hitta då på ditt eget sätt att interimspara dokument och mejl.

Kanske gör du som Jonas och skapar månadsmappar i mejlboxen eller bland dina andra dokument. Alternativt använder du flaggor, kategorier, etiketter eller något annat sätt att ange när något med gott samvete kan slängas.

För mig är detta en utmärkt sak att använda tag-funktionen i mitt filsystem (OS X) till. Jag har nu 12 olika månadstag:ar som jag väljer mellan när jag vill ange att en viss fil kan slängas efter ett tag. Den första måndagen varje månad presenterar det förnämliga filfixarprogrammet Hazel för mig de filer och dokument som kan slängas den här månaden. Jag ser fram emot att bli av med massor av sådant som bara legat kvar i onödan.

Lätt rensat också efter ett tag
Om du skapar din egen variant på den här sortens interimsparande, kommer mejl- och dokumentmängdtillväxten inte att bli så stor som tidigare. Du kommer lätt att få undan sådant som är inaktuellt, även om det inte var det först. “Så länge” har med ens en deadline.

Hur gör du?
Vad har du för knep för att slänga sådant som är inaktuellt, fastän du behöver ha det kvar för ett tag? Dela gärna med dig i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)