Strukturbloggen

Alla har vi uppgifter som vi ska göra med jäm­na mel­lan­rum, till exem­pel var­je vec­ka, sista arbets­da­gen var­je månad, varan­nan tisdag.

Några av mina är att fyl­la i mil­er­sät­tnings­blan­kett (var­je månadsskifte), skri­va struk­tur­tips (var­je vec­ka), ren­sa en av mina hängmap­par med pap­per (var­je måndag) och skic­ka gäst­blog­gin­lägg (förs­ta veck­an var­je månad).

Boka tiden du kom­mer behöva
Ett sätt att slip­pa kom­ma ihåg att vi ska göra den där sak­en ock­så den här tis­da­gen, är att boka in ett återkom­mande möte i kalen­dern och bestäm­ma oss för att ​“det är just den tim­men vi gör det”. En något mer flex­i­bel vari­ant är att läg­ga in uppgiften som återkom­mande i vårt dig­i­ta­la att göra-listverk­tyg, så en ny instans av uppgiften framträder var­je tillfälle då det är dags. Vi utför uppgiften, bockar av och släp­per den, i trygg förviss­ning om att den dyk­er upp med automatik näs­ta gång.

Färre starter ger mer tid
Men, om vi vill, kan vi göra arbetet med dessa uppgifter än mer effek­tivt och behagligt för oss om vi slår ihop och gör flera instanser vid ett och sam­ma tillfälle. Var­je gång vi ska göra det återkom­mande, innebär det näm­li­gen en viss start­sträc­ka innan vi är igång och ett avs­lu­tande undan­läg­gande av mate­r­i­al eller infor­ma­tion vi haft framme. Det går åt ställtid innan och efter utförandet.

Ju fler instanser av uppgiften vi gör vid sam­ma tillfälle, desto mer ställtid sparar vi. Det vi för­lorar är flex­i­bilitet i det att mer tid än annars den dagen går åt till en och sam­ma uppgift, så vi får min­dre tid till annat pré­cis just då. Å andra sidan behöver vi göra den återkom­mande uppgiften mer sällan.

Gör så här

1. Tänk efter vil­ka återkom­mande uppgifter du har som har den karak­tären att de skulle kan göras i förväg.


2. Välj en av dem och bestäm dig för att göra två instanser istäl­let för en av den näs­ta gång du job­bar med den. Vill du försäkra dig om att du hin­ner då; boka extra tid i kalen­dern den dagen under vilken du gör uppgiften.


3. När du gjort två instanser vid ett tillfälle, lägg in en uppgift på den dag då du ursprung­li­gen skulle göra det som du gjort extra nu och låt uppgiften lyda unge­fär ​“Idag skulle du egentli­gen ha gjort X, men det slip­per du, för det är redan klart.”. Tänk, vad skönt det kom­mer att kän­nas att boc­ka den uppgiften.


4. Vill du, tänk efter näs­ta gång du gör en annan sorts återkom­mande uppgift om det är något av näs­ta tillfälle du skulle kun­na göra redan nu. Till exem­pel har jag mitt ress­chema klart för mig rul­lande någon månad framåt, vilket innebär att jag redan idag kan fyl­la i näs­ta månads mil­er­sät­tningsno­teringar. Även om du inte kan göra helt klart allt redan idag, är ändå det mes­ta gjort och du slip­per ha det kvar sedan.

Gjort idag slipps sedan
Om du slår ihop flera instanser av sam­ma återkom­mande uppgift och allt­så gör flera ​“gånger” vid sam­ma tillfälle, läg­ger du min­dre tid på uppgiften än annars, totalt sett. Du får ock­så nju­ta av att vara ute i god tid, vilket gör att du har än mer utrymme att ta hand om aku­ta uppgifter den dag då du annars skulle ha gjort den återkom­mande uppgiften näs­ta gång.

Efter­som du inte är ute i sista sekun­den, kom­mer du troli­gen att kun­na utföra uppgiften med högre kvalitet, vilket besparar dig besväret att rät­ta till fel som lätt upp­står då vi är stres­sade. Och, det är så skönt att redan ha gjort det som ska vara klart nu.

Hur gör du?
Hur gör du för att behö­va ansträn­ga dig så lite som möjligt när det gäller dina återkom­mande uppgifter? Har du en metod eller ett verk­tyg du vill dela med dig av, till mig och till andra blogg-läsare? Gör det! Skriv gär­na en kommentar.