STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

05 Sep

Hur du får en enda att göra-lista, trots att du även har ett projektverktyg


Datum: 2017-09-05 16:30 Kommentarer: 2 st

Floran av samarbets- och projekthanteringsverktyg blir allt rikare genom att nya tjänster dyker upp ideligen. Låt mig på rak arm nämna Jira, Trello, Podio, AgileZen, Asana, Azendoo, Basecamp, Dapulse, Easy Projects, Smartsheet, Projectplace, KanbanFlow - ja, nog finns det en del att välja på.

Ett mångfacetterat ansvar
När du arbetar i en organisation där ni använder något webbaserat projekthanteringsverktyg och du där får uppgifter (eller tasks eller issues eller cards) som du blir ansvarig för, kan det hända att du också har andra saker att göra - sådant som ligger utanför de projekt och sprintar ni använder verktyget för. Kanske är det bara hälften av din arbetstid som du arbetar i projekten, eftersom du har ett annat ansvar på andra halvan? Eller, är det rent av så att du är involverad i flera olika projekt hos olika uppdragsgivare och de har alla valt olika projekthanteringsverktyg?

Något hamnar här, något hamnar där
Hur ska du då hålla koll på allt du har att göra på ett lättöverskådligt sätt? Ju fler olika ställen du behöver titta för att se vad du har att göra, desto krångligare blir det och desto lättare är det att du råkar ägna dig åt fel uppgift när du istället borde göra en annan du nu inte ser, som egentligen har högre prioritet just nu.

En lösning är såklart att lägga allt du har att göra i projekthanteringsverktyget - även om det är andra saker än projekt, så att du i en enda lista får en komplett bild av dina uppgifter. Men, kanske är gränssnittet där inte helt i din smak och kanske vill ni hålla verktyget fritt från annat än det det är avsett för.

Zapier får ihop det
Du kan ändå slippa att ha flera listor, för med rätt valda verktyg kan du få ihop allt till en enda. På senare tid har jag blivit alltmer fascinerad av tjänsten Zapiers ihopkopplingsmöjligheter, som i detta fall just kopplar ihop det projekthanteringsverktyg ni använder med det att göra-listverktyg du har (vilket kan vara Todoist, Wunderlist, Nozbe, Google Tasks, Toodledo eller Omnifocus, men ännu ej Outlooks uppgifter-funktion).

Det hela innebär att du kan låta Zapier lägga till en ny att göra-uppgift i till exempel Todoist när du blir ansvarig för en issue i Jira. I Todoist får du då en enda komplett lista, bestående av dels dina uppgifter i ert arbete i Jira, dels allt annat du har att göra utanför Jira.

En enda lista! Det är det vi vill ha!

Gör så här
Använder du inte något alls av dessa verktyg, förstår jag om det här tipset tycks fullständigt obegripligt. Men, för den som gör det kan detta knep låta som ljuv musik. Om så, gör så här:

  1. Skaffa dig ett konto på Zapier (det är gratis).

  2. Gör ett recept, en zap, (det är enkelt) som skapar en ny uppgift i din att göra-lista när du får ett nytt ansvar i projektverktyget. Är de aktiviteter eller issues som skapas i projektverktyget oftast större än en vanlig att göra-uppgift, kan du låta Zapier göra ett projekt i att göra-listverktyget istället, varpå du själv delar upp det i de mindre att göra-uppgifter det består av.

  3. Sätt zap:en i läge “on” och testa!

Allt i ett
Om du får ihop allt du har att göra till en enda lista, trots att du arbetar tillsammans med andra i ett eller flera projektverktyg, får du en bättre överblick över hela ditt ansvarsområde. Istället för att behöva titta här och där över vad som är rätt uppgift att göra härnäst, kan du på morgonen slå upp din “att göra idag”-lista och se allt på ett ställe - oavsett varifrån uppgifterna härrör.

Hur gör du?
Hur tacklar du situationen då det skapas uppgifter till dig i flera andra verktyg än det du valt för dina att göra-uppgifter? Har du något helt annat sätt än det jag beskrivit här? Tipsa gärna i en kommentar nedan. 

Kommentera

Henrik Tonström

Henrik Tonström skriver:

#1 - 2017-09-06, 21:31

Hej David!

Skriver under på allt i din text. Automatisering till en lista är sååå befriande. Jag vet att du även använder IFTTT utöver Zapier. Vad har du för tankar om likheter och skillnader mellan tjänsterna? Finns det en vinnare och i så fall varför?

Ha det bäst!

Henrik

David

David skriver:

#2 - 2017-09-11, 10:52

Hej Henrik!

Trevligt att höra. Från min horisont har IFTTT en något enklare karaktär och Zapier en mer kraftfull (men inte lika lättillgänglig). Jag använder IFTTT när jag vill trigga script från telefonen, antingen genom att själv trycka på en knapp eller genom att använda telefonens plats-tjänst (så att scriptet triggas när jag kommer till en viss geografisk plats). Zapier kör jag för alla andra kopplingar, där scripten triggas av att något händer i en molntjänst någonstans (ny rad läggs till, t ex), att jag fyller i ett formulär eller att jag mailar till en viss Zapier-adress. Jag tror också att Zapier har kopplingar till fler olika tjänster.

Använder också du båda?

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)