Startkit: att-göra-lista och projektöversikt

Vad var och en behöver veta när det gäller att-göra-lista och projektöversikt:

Att-göra-lista

1. Välj ett enda ställe där du noterar vad du har att göra (som du inte hinner göra nu med en gång).
2. Vill du separera arbete och fritid, är det OK med två ställen.
3. Skriv inte för stora saker som att-göra-uppgifter (för då blir de lätt surdegar), utan se till att det du skriver som en att-göra-uppgift kan du göra i ett steg. Att-göra-uppgiften bör åtminstone kunna slutföras under loppet av en arbetsdag (annars är den för stort definierad).
4. Se till att att-göra-listan är komplett, så du slipper hålla något i huvudet eller spritt på andra ställen.
5. Dela in att-göra-listan i kategorier, så att du inte behöver skumma igenom hela listan varje gång du ska ta reda på vad som är rätt sak att göra härnäst. Lämpliga kategoriseringsbegrepp är:
   • Vilket projekt uppgiften är en del av
   • I vilken situation (eller på vilken plats) du behöver vara för att kunna slutföra uppgiften
   • När uppgiften behöver slutföras

6. Välj en plats (ett verktyg) för dina att-göra-uppgifter som är:

   • Portabel
   • Säker
   • Lättredigerad
   • Snabbt åtkomlig
   • Sorterbar
   • Kategoriserbar

7. Vanliga platser för att-göra-uppgifter är t ex:

   • Ett noteringsblock (som bara innehåller att-göra-uppgifter)
   • En anteckningsbok
   • Koll-på-läget-kort
   • Ett kalkylblads-ark (i t ex Excel)
   • Outlooks Uppgifter-funktion
   • Lotus Notes Att göra-funktion
   • En webbtjänst, såsom Toodledo.com, Todoist.com eller Rememberthemilk.com
   • En iPhone-app, såsom ToDo

Projektöversikt

1. Allt vi har att göra är inte detaljerade att-göra-uppgifter, utan alla har vi också en del större bollar i luften. Det kan vara regelrätta projekt, förändringar, initiativ, en omorganisation, kunder vi bearbetar et c.
2. För detta behöver vi ett enda ställe där vi kan se vilka större saker vi har i gång just nu, d v s en projektöversikt.
3. Projektöversikten kan t ex vara i form av:
   • En lista, rätt och slätt
   • Ett kalkylblad med enkla GANTT-scheman för varje projekt
   • En mindmap (på papper eller i ett digitalt verktyg såsom Mindmanager)
   • En whiteboard
   • En samling av projektmappar (en för varje projekt), som innehåller stora som små projekt vi driver just nu
4. Då och då, t ex en gång i veckan, skumma igenom projektöversikten och se till att du har åtminstone ett nästa steg på vart och ett av projekten du vill ska röra sig framåt. Det nästa steget kan vara något du ska göra eller något du väntar på ifrån någon annan. Först då kan du säkerställa att projektet inte gått i stå.

Har vi glömt något? {encode="david@stiernholm.com" title="Maila David Stiernholm och tipsa!"}