Strukturtips från Klart!-prenumeranter

Gustav Erikson, Eriksons Chark, har ett tips för dig som vill kombinera iPhone och Outlook:

“Jag har hittat något väldigt bra om man använder Outlook och har en iPhone.

Man kan synka sin kalender i Outlook mot Google Calendar på nätet. Vidare synkar man sin iPhones kalender, iCal mot Google Calender.

På så vis så har man alltid sin kalender i datorn synkad mot sin kalender i telefonen. Superbra. Dessutom om man inte har sin dator eller telefon så kan man komma åt sin kalender från vilken dator som helst eftersom alltihop ligger i ”molnet” hos Google.

Sen har jag hittat en app till iPhone som synkar Uppgifter i Outlook med telefonen. Appen heter TaskTask och kostar ungefär 50kr. Den loggar in i företagets exchangeserver och loggar in på ens privata konto och uppdaterar Tasks. Nackdelen är att om man har för bra brandvägg så går det inte om man är utanför nätverket men man kan lägga till uppgifter när man är ute och uppdatera när man kommer in. Jag uppdaterar varje morgon och kväll så är jag i synk.”


Lasse Olerius, Soft and simple, tipsar om att komma till skott med surdegar:

“Ett tips att få något gjort som man annars bara skjuter upp kan vara att planera in det i kalendern.

För egen del har jag lätt för att sätta upp något som bör göras på en lista över just det som ska göras. Som en punkt bland alla andra blir det lätt att - medvetet eller omedvetet - prioritera andra saker på samma lista på bekostnad av den som du borde göra. Det kan kanske fungera att använda någon form av prioritering eller sista datum på punkterna i din lista, men risken finns ändå att man har flera saker som konkurrerar om samma tid och kraft.

Genom att istället planera in det i kalendern så undviker man nästan helt risken för att andra uppgifter konkurrerar bort just denna uppgift - rent tidsmässigt. Om man mot förmodan ändå skulle engagera sig i något annat vid just denna tidpunkt så bör man regelmässigt skjuta in det på ny tid och datum i kalendern. Sätter man själva “uppskjutandet” i system så får man nog ta till dina knep i alla fall.

För egen del tar jag saker i kalendern och som jag reserverat tid till på större allvar än de uppgifter som finns på “listan med alla andra uppgifter”.”


Agneta Sundvisson, Mittuniversitetet, har ett smart semesterplaneringstips:

“Ett bra tips är att starta sin semester mitt i en vecka, då lurar man sig själv litet grand att varva ner till helgen då semestern kanske egentligen skulle ha börjat. Ännu bättre är att komma tillbaka till jobbet mitt i en vecka. På så sätt får man en lugnare start efter semestern – man rensar upp bland allt som kommit in och tar sedan helgledigt och därefter är man redo för att köra på som vanligt.”


Karin Wilhelmsson, Vattenfall, tipsar om nyttan med att märka upp var saks plats tydligt:

“Som chefssekreterare har jag många bollar i luften samtidigt och många ramlar in samtidigt. För att kunna greppa allt så märker jag upp brevkorgar, pärmar, mappar, lådor med kontorsmaterial, you name it!

Hur bra som helst och ingen behöver “rota” efter något då jag inte är där!

Jag har brevkorgar som är namngivna med inkommande och utgående enbart för chefen jag servar. Han har samma fast omvänt till mig. För den övriga ledningsgruppen har jag uppmärkt med vilket innehåll som finns.

Dessutom “märker” vi all mailväxling i ämnesraden med:

  • FÖR INFO
  • FÖR ÅTGÄRD

Allt för att kunna prioritera det som är akut.”


I Klart! nr 91 föreslog jag några sätt att påminna sig om att tänka “Ja, och ...” när man råkar ut för något man inte hade tänkt sig. Renée Jonson, BASF, kompletterar med ytterligare en idé på det: :

“Ja David, det var dina idéer om hur jag ska bli påmind, och min idé är att spela in ‘ja, och’ som signal för sms i mobilen!


Annsofie Thörnroth, Textkompassen, tipsar om hur hon håller ordning bland pappersdokument som hon vill ha lättillgängliga på skrivbordet:

“Jag lägger akuta pappersdokument i röd plastmapp. Sådant som inte brådskar får gul. När det är avklarat hamnar det i grönt. Pappersdok som inte ska behandlas/åtgärdas får ofärgad plastmapp. Om jag ska titta på det inom ett halvår får det blå mapp.
Om jag “måste” ha papper ligga framme är det superbra med färgsystemet. Eller om jag har en bunt i närheten av skrivbordet.
Avslutningsvis: Mina fd kollegor visste om detta och gav mig alltid papper i plastmappar med “rätt” färg, så jag skulle förstå dess prio.”


På tal om att stänga dörren för att få vara ifred, tipsar Sofia Kocher, Vasasensor om hur de i hennes organisation löser samma problem, trots att de har öppet kontorslandskap:

“Hej David, en variant på ”stäng dörr” som vi använder oss av i vårt kontor där vi sitter flera personer i ett och samma rum och som säkert kan fungera som alternativ till dörren, i öppna landskap, är att vi kommit överens om att musikhörlurar på (en fördel att ha stora, som syns…) betyder att man koncentrerar sig och ej vill bli störd. Jag kan inte arbeta med musik i öronen, men jag använder mig av dem rent symboliskt för att visa att kollegor får komma tillbaka senare.
Viktigast är väl att man kommer överens om ett sätt att arbeta, och att nya människor betyder nya sätt att arbeta, alternativt att de skall få en chans att introduceras i hur man arbetar på just det kontoret.”


Fidde Friberg, Volvo Powertrain, hörde också av sig med några tankar på samma tema:

“En reflektion från Klart! nr 89 är att många (inklusive jag) säger:

“Ska man få något gjort är det bästa att åka in till kontoret innan det öppnar eller stanna kvar en stund efter det stängt.’‘

Det är ju inte bara dörren som ska stängas. Telefonen, mail och annat som pockar på uppmärksamheten.”


Martin Berggård, Infotiv berättar om hur han håller effektiva möten:

“När jag håller i möten brukar jag använda 5-minuters-regeln:

  • Den som ska hålla i mötet ska vara 5 minuter innan på plats för att förbereda mötet (ex starta datorn, ta fram agenda, öppna telefonkonferens etc), vilket minskar stress från mötesorganisatören och minskar risken för försenat möte.
  • Senast 5 minuter efter planerad start, dras mötet igång. De som inte kommit får skylla sig själv (det lär dem att vara i tid nästa gång!).
  • Senast 5 minuter innan mötets slut summeras och planeras för nästa möte för att hinna sluta i tid.”

Lisbeth Lindblad, ICA delar med sig av fyra konkreta e-post-tips:

  1. “Tänk till hur du svarar, använder du bara svara/reply eller svara alla/reply to all. Ex: När man ska svara på ett utskick från en ledningsgrupp till alla medarbetare, är det inte så bra att använda “svara alla”. Eller vid en inbjudan till många, behöver inte alla veta vem som kommer, eller inte kommer.
  2. Bifogade filer. Har du fått ett mail med en eller flera bilagor, och behöver fråga, bekräfta eller på annat sätt återkomma till avsändaren, så skicka mailet utan attachments. Det är många som låter bifogade filer ligga kvar i mailen och samma filer åker med fram och tillbaka många gånger. Många företag har idag stora problem med att hela tiden uppgradera sina servrar.
  3. Gå igenom och rensa bort dina mail ofta. Glöm inte att även tömma “Trash”.
  4. Många mailsystem har regler för att styra mailen från vissa avsändare direkt in till olika foldrar. Då är de redan sorterade och du kan lätt prioritera vilka du ska börja med.”

Catarina Hagwall, Saab Automobile tipsar om ett enkelt sätt att lyfta fram det viktiga i ett mail:

“Läste precis veckans nyhetsbrev och vill tillägga under punkt 4 att man även med fördel kan använda sig av fet stil på delar av mailet som man särskilt vill uppmärksamma för mottagaren.”



Claes Rydholm, Cepro kompletterar strukturtipset om e-post-etikettregler med:

“Bra sammanfattning men jag tycker du skulle tagit med att man måste rensa sin mailbox. Problemet är annars risken att det tar mycket tid att fundera vad som egentligen finns och vad som borde göras.”


Evalotta Stiernholm, teolog har ytterligare idéer om e-post-etikettregler att följa:

“Använd en artig ton i avslutningshälsningen, snarare än bara “MVH” eller “/namn”, och svara omedelbart avsändaren att man fått meddelandet och att man ämnar återkomma om x dagar (om man inte ämnar svara samma dag).”


Daniel Hasselskog, Olympus har ett tips för dig som kommer på en strålande idé när du inte är på kontoret:

“Om jag är bortbjuden eller på fest en kväll så brukar jag ringa till mig själv o prata in ett meddelande. Det är inte alltid jag har min bok med.”


Johan Ahlstrand, Schenker tipsar om ett enkelt sätt att notera idéer:

“Jag brukar notera idéer jag får i mobilen. Jag skriver
ner dom som ett sms som jag väljer att inte skicka, det läggs då i utkorgen.
Mobilen har jag alltid med mig och jag blir påmind av att jag har skrivit
ner en idé varje gång jag skall skicka ett sms. Några rader under “Skriv
nytt sms” i menyn ligger nämligen “Utkorgen” följt av en siffra som anger
hur många “idéer” jag sparat.”


Gustav Erikson, Eriksons Chark tipsar om ett enkelt och snabbt sätt att skriva noteringar, vart man än är:

För att få saker gjorda och inte störas av bruset använder Gustav Erikson Mindmeister som mindmap. “Där finns tillägget att man kan maila sin egen mindmap med innehållet som ny nod och brödtexten som undernod. Alternativt så kan man skapa en helt ny mindmap med en viss inriktning och när man loggar in nästa gång så ligger dom nya grejerna där markerade som nya. Man kan även ha tillägg på skrivbordet som gör att man kan skriva in sin snilleblixt i ett fält liknande Googles och så hamnar den i mindmapen.”


Martin Lindeskog skriver:

“När det gäller anteckningstips så har jag alltid min lilla Fisher Space pen och ett anteckningsblock / papper i fickan. I min attachéväska har jag anteckningsbok som heter Field Notes. Jag vill skaffa en Moleskine vid tillfälle. Jag har sett att det finns Moleskine anteckningsböcker för speciella städer. Jag planerar att skaffa en sådan när jag besöker NYC.”


Tips från Maria Jonsson, BAE Systems i Örnsköldsvik:

“Jag har själv satt upp en matris på väggen ovanför mitt skrivbord där jag har en matris avseende två faktorer:


•Bråttom, mindre bråttom

•Viktigt, mindre viktigt


Denna matris ger mig fyra rutor som styr betydelsen av uppgiften samt hur snabbt uppgiften måste utföras. Varje uppgift skriver jag sedan på en gul post-it lapp. Varje lapp anger vem som ska ha resultatet, vad resultatet ska vara och när det ska vara klart. Under möten osv skriver jag därför alltid upp mina åtaganden på en post-it lapp som jag sedan kan addera till min prioriterings -  och att göra tavla. Tidigare skrev jag dem direkt i mitt anteckningsblock men missade då lätt att följa upp mig själv. Avslutar varje dag med att gå igenom tavlan och gör vid behov en omplanering.”

David

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.