STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

28 Oct

"Jag vill jobba mer strukturerat, men var ska jag börja?"


Datum: 2009-10-28 10:21 Kommentarer: 0 st

När du upplever mer kaos i din jobbvardag än du trivs med och du vill förbättra strukturen, är det fullt förståeligt om du bävar inför omfattningen på uppgiften. Kanske tvekar du och undrar om det ens är möjligt och kanske befarar du att just din arbetssituation är ett hopplöst fall.

Jag är övertygad om att inga fall är hopplösa och jag är lika övertygad om att mycket kan göras bättre med små medel.

Försök inte förbättra allt på en gång, utan välj en enda åtgärd att börja med, så kommer du lättare att lyckas. När det är klart, välj ytterligare en o s v.
Lugnt och stadigt kommer du att få bättre struktur och mer tid över, ett steg i taget.

Här följer tre idéer på olika steg att sätta igång med.

Har du så många bollar i luften att du tappar en del av dem och saknar översikt över allt du har att göra?

Börja använda dig av en att-göra-lista. Gör så här:

  1. Bestäm dig för var du vill ha den, på ett löst papper du alltid kan ha med dig, i Outlook i datorn, i ett Word-dokument eller motsvarande et c. Det du väljer behöver inte vara ditt slutgiltiga val, utan du kan välja om senare.
  2. På listan, skriv upp allt du vet att du har att göra som tar längre tid än 2 min.
  3. Har du uppgifter kvar vid dagens slut, låt dem stå kvar på listan och jobba vidare med samma lista imorgon. Gör inte en helt ny lista varje morgon, utan låt den leva över tid.
  4. Så fort du kommer på något att göra som du inte gör med en gång, skriv upp det i att-göra- listan.
  5. En gång per vecka, skumma igenom listan och stryk uppgifter du slutfört men glömt stryka, lägg till uppgifter du glömt skriva upp och ta bort uppgifter som inte längre är aktuella.

Översvämmas du av mail och börjar ofta ärenderaden ungefär “RE: SV: RE: SV: SV: SV:”?

Bli mer konkret och koncis i din mailhantering. Gör så här:

  1. Från och med idag, uttryck dig tydligt i “nästa steg”-termer (=att-göra-uppgifter) när du formulerar mail. Ber du någon om att göra något eller om du ställer frågor till någon i ett mail, separera begäran/frågan tydligt från annan text i mailet, t ex genom att skriva i punktform eller “1, 2, 3”-form.
  2. I alla mail du får till dig, leta efter att-göra-uppgifter (uttalade eller outtalade) och skriv upp dem på din att-göra-lista.
  3. Om mailkonversationen tenderar att bli lång (många SV: SV:...), skriv en ny ärenderad när du svarar, eftersom ämnet i mailet förmodligen successivt har förändrats från det att det ursprungliga mailet skrevs.

Är ditt skrivbord så fullt av papper och högar så du har svårt att koncentrera dig på det du ska jobba med just nu?


Gör det enkelt att stoppa undan papper du inte behöver nu och lätt att hitta papper du behöver, när du behöver dem. Gör så här:

  1. Gå igenom alla papper och högar på skrivbordet och notera på varje bunt nästa steg på en PostIt-lapp, samt sätt upp det steget på din att-göra-lista.
  2. Skaffa ett 50-tal hängmappar.
  3. Skaffa ett arkivskåp eller en arkivlåda i styv papp (som ofta finns i kontorsmaterialhandeln).
  4. Märk upp 28 hängmappar med en bokstav vardera och märk dessutom upp några mappar med namnet på särskilt viktiga projekt, kunder eller ämnesområden, för vilka du vill ha en egen mapp. Bokstavsordningen gör att det är lika lätt att stoppa undan dokumenten som att hitta dem när du behöver.
  5. Sortera in skrivbordets alla papper i hängmapparna och sätt in dem i ditt nya arkiv. Eller, förenklat: Känns det för omständigt att skaffa arkivskåp och hängmappar, köp istället ett 50- tal A3-blad i en färg du tycker om, vik dem på mitten, märk upp dem med en bokstav vardera, sortera in skrivbordets alla papper däri och arrangera dem i prydliga högar på ditt kontor. Du har visserligen dina högar kvar, men du har koll på vad som finns i dem och du kan lätt sortera in nytt material och lika lätt hitta sådant du behöver. När du till slut tröttnar på att se alla högar, gå åstad och köp det där arkivskåpet.

Hur gjorde du?

Om du kommit en bit på väg när det gäller god struktur, vad var det första steg du tog som fick dig att sätta fart? Lämna en kommentar nedan och berätta. Som du förstår är det här med god struktur ett kärt ämne för mig och jag är alltid nyfiken på att höra andras erfarenheter. Kanske tar jag själv intryck, kanske delar jag med mig av dina erfarenheter till andra.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)