STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

20 Jun

Ta inte allt på volley, utan lita på att-göra-listan


Datum: 2017-06-20 19:37 Kommentarer: 0 st

När det kommer in något nytt, frestar det att hugga tag i det direkt och få det avklarat, så vi blir av med det. Har vi mycket att göra, är det verkligen skönt att få en sak av allt ur världen. Är det det som senast kom in (som ett mejl, till exempel) får det oss att känna oss handlingskraftiga om vi direkt, som “på volley”, drämmer till och fixar det omedelbart.

Ett slags dubbelfel
Men, det är en fälla. Jag har kommit på mig själv med att ägna en halvdag eller mer till att på uppstuds efter uppstuds smasha till på de mejl som kom in. Jag blev en mästare på att under den halvdagen svara blixtsnabbt och ordna det som mejlen innebar direkt.

Efter ett alldeles för långt tag går det upp för oss: vi har glömt vår att göra-lista! En titt på den och vi upptäcker att där var en hord uppgifter som vi skulle ha ägnat tid åt istället, som hade högre prioritet än allt det vi mejlat om hittills på dagen. Resten av dagen kommer att bli allt annat än behaglig när vi arbetar ikapp för att ändå hinna från jobbet i rimlig tid.

Senast är sällan mest brådskande
Det senaste som kom in i någon form kan ha högsta prioritet, men ofta har det det inte. För att välja uppgift på ett sätt vi inte kommer att ångra behöver vi sätta det nyinkomna i relation till allt annat vi har att göra (på listan, till exempel) och göra en prioritering bland allt istället för bara bland det vi har framför oss. Även en uppgift som skrevs till listan för tre veckor sedan kan idag ha absolut högsta prioritet - högre än det senaste mejlet som kom in.

Vad vi än får avklarat, blir vi av med. Nog är det egentligen lika skönt att bli av med något som legat länge som något som kom in nyss, när det kommer till kritan?

Gör så här
Om du känner igen dig i att du mer än du skulle önska “fastnar” i att göra de senast inkomna sakerna istället för att få gjort det som redan finns och som också ska bli klart snart, gör så här:

  1. Den närmaste veckan, öva på att hantera inkommande uppgifter mer systematiskt; det vill säga, tänk efter en extra gång om mejlet verkligen har högsta prioritet och behöver svaras på direkt (om det tar mer än två minuter). Har du egentligen andra uppgifter som har högre prioritet just nu?

  2. Korta, "under 2 minuter"-mejl svarar du på direkt, men de som tar längre tid att klara av och som inte alldeles uppenbart har högsta prioritet - skriv att göra-uppgifter om vad det innebär att du ska göra. Då kommer du fortare igenom inboxen än om du slutför allt som varje mejl innebär hela tiden.

  3. När du prioriterar, det vill säga väljer vad som är rätt uppgift att göra nu, gör det ur att göra-listan istället för ur mejlinboxen.

  4. När veckan är slut, se tillbaka och bedöm om detta fungerade för dig. Om det gjorde det, fortsätt så. Om du inte fick till det riktigt, fundera på vad du kan justera eller mejla mig, så ger jag dig en puff i rätt riktning.

Njutningen består
Prioriterar du ur den kompletta samling av allt du har att göra som att göra-listan är, gör du mer saker i rätt ordning. Du får färre obehagliga överraskningar i form av att du upptäcker att du i förmiddags borde ha lagt tid på något helt annat än du gjorde och du får saker klara med bättre framförhållning.

Du får fortfarande njuta lika mycket av att avklara saker, för alla uppgifter du får gjort (gamla såväl som nyinkomna) blir du av med.

Hur gör du?
Hur gör du för att inte fastna i att hela tiden göra det sist inkomna först? Ditt allra bästa tips skulle kunna hjälpa fler - dela med dig i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)