Strukturbloggen

Idag är en dag så god som någon för att för­bät­tra din struk­tur och job­ba effektivare.

Struk­tur­förfin­ing är som vilken annan trän­ing. Trä­nar du helst till­sam­mans, loc­ka med en vän.

Här är åtta konkre­ta sak­er ni kan sät­ta igång med innan helgen.

1. Sam­la ihop allt du har att göra till en att göra-lista
   Se till att ha en att göra-lista, en enda. Beskriv uppgifter­na tydligt (som full­ständi­ga meningar). Blir lis­tan lång, kat­e­goris­era eller märk uppgifter­na med ​”något större”, till exem­pel vilken kund det hand­lar om, vilket pro­jekt, vilket ärende eller något annat du kan grup­pera efter. Sätt dead­line bara när det finns en, istäl­let för att hit­ta på en för säk­er­hets skull. Då är chansen större att du hin­ner det som ​”måste göras idag” och du blir fort­are fri att väl­ja ur lis­tan efter tycke och smak.

2. Töm skrivbor­det
   In med alla pap­per du bara måste ha kvar i pär­mar, hängmap­par eller tid­skrift­sam­lare direkt när de kom­mer. Ha en ställe som blir din ​“inko­rg”. Där läg­ger du det som kom­mit in som du ännu inte hun­nit sortera. Det kan vara brev, möte­san­teck­ningar, kvit­ton – allt som du ska ta tag i när det pas­sar dig. Gå igenom den så den blir tom var­je dag, och lägg till sådant du inte gör direkt till att göra-lis­tan. När inko­r­gen är tom är du säk­er på att du koll på allt du har att göra (för det står i att göra-lis­tan och i kalendern).

3. Håll datorskrivbor­det glest
   Allde­les för mån­ga fil­er spa­rade direkt på skrivbor­det i datorn är en rik­tig dis­trak­tion­skäl­la. De har säk­ert ham­nat där ​”så länge” och där blev de kvar. Du har säk­ert ett ställe där de egentli­gen ska lig­ga. Ta en stund och lägg dit dem istället.

4. Låt inte mejlen styra dig
   Ta bort plinget och avis­eringar­na som kom­mer när du får mejl. Läs mejl i sjok när du själv vill, så min­skar risken att du pri­or­it­er­ar mejlen först (bara för att de är mejl) och glöm­mer bort att göra-lis­tan. Spara mejl någon annanstans än direkt i inko­r­gen — till exem­pel i en enda Arkiv-mapp (i mail­pro­gram­met) eller i en mapp­struk­tur (med få map­par, för det är så lätt att söka och finna mejl).

5. Var kräsen med vil­ka möten du tackar ja till
   Tac­ka ja till möten som har ett tydligt syfte och som är vik­ti­ga för det du ska upp­nå i din roll eller där du är en vik­tig delt­a­gare. Sak­nas syfte eller agen­da, be den som bjud­er in dig om det innan du tar ställ­ning till om du ska tac­ka ja eller avstå. Får du för mån­ga möten under en dag, sätt en gräns för hur mån­ga du ska ha under en dag. Själv orkar jag inte fler än tre om jag ska vara alert ock­så på det sista. Ham­nar möte­na för tätt inpå varan­dra, boka en buffer­thalv­timme före och efter mötet som du tackar ja till. Bjud själv in till möten som är kortare än en timme.

6. Bun­ta ihop
   Plan­era in hela dagar åt aktiviteter som annars risker­ar att split­tra dina dagar. Exem­pelvis mötes­da­gar, admin­is­tra­tions­da­gar och skrivda­gar, eller vad som pas­sar dig. Ständi­ga avbrott kostar tid och ork.

7. Gör något på en sur­deg var­je dag
   Har du en ten­dens att skju­ta upp sak­er du har att göra, bestäm dig för att åtmin­stone göra något (om än litet) på åtmin­stone en sur­deg var­je dag. Med små steg tagna ofta får vi klart det job­bi­ga förr än vi anar.

8. Roa dig när du storknar
   Om du har myck­et att göra en dag, allt går i ett och det bara är ett him­la slit — gör något kul, njut­bart och allde­les ovik­tigt för en stund, om så bara fem minut­er. Du hin­ner och det är värt det. Få sak­er kan inte vän­ta ett litet, litet ögonblick. Frå­gar du mig, läs­er jag den­na skö­na paus en glas­sig blogg som inte på något sätt hand­lar om det jag job­bar med och som illus­tr­eras av bedårande bilder av mag­nifi­ka miljöer. Vad skulle vara ditt kul, njut­bara och oviktiga?

Bild: Fed­eri­co Beccari