Blogg / Kategorier / Bra-att-ha-material

24 Aug

Gör snabb röstnotering med RecUp


Datum: 2017-08-24 07:41 Kommentarer: 0 st

Briljanta idéer kommer när som helst - ofta när vi gör något helt annat än sitter still i ...

20 Jun

Tystnad! Tagning!


Datum: 2017-06-20 19:45 Kommentarer: 0 st

Låt säga att du kan något som en kollega inte kan och du vill lära den här kollegan hur det går till. Det behöver inte vara ...

20 Jun

Rensa där du är när du ändå är där


Datum: 2017-06-20 19:44 Kommentarer: 0 st

Det blir så lätt mer av allting överallt - digitala dokument, till exempel. Vi sparar undan och sparar undan, skapar nya och lägger dit. Där vi sparar hamnar allt fler filer - nya och gamla, temporärt praktiska och långsiktigt avgörande.

Även om vi oftast söker fram de dokument vi behöver (och därmed sällan är inne i mapparna eller på platserna och tittar omkring), händer det att vi stannar upp och frågar oss vilken av de sju nästan likadant namngivna filerna i sökresultatet eller i mappen som är den rätta filen vi vill åt. Vi tvekar, gissar och öppnar en av dem. Nej, det var inte den vi var ute efter. Kanske var det den bredvid? Ja, just det, det var rätt.

En hastig inbromsning
Vi hindras i vår framfart och även om vi såklart inte måste ha full fart hela tiden hela dagen, är det smått frustrerande att behöva stanna upp oönskat. Åtminstone jag tar hellre en paus när jag vill det än när jag plötsligt tvingas till det.

Lite och ofta istället för mycket och aldrig
Det är gott att sträva efter att göra sig av med de inaktuella filerna så att de vi letar bland i större utsträckning är de aktuella, eftersom det då torde gå fortare att hitta rätt. Men, hur ofta avsätter vi tid till att rensa bort gammalt? När blir filstädningen någonsin den högst prioriterade uppgiften? Förmodligen när det bara inte går längre, när fil-oredan är så graverande att den lägger riktig hämsko på våra möjligheter att nå de mål vi ansvarar för. Jag gissar att först är uppgiften “Rensa gamla filer” såväl viktig som brådskande.

Då är det så dags. Fram till dess, när det inte var så illa men ändå allt annat än enkelt, har vi lidit och frustat över vilken ansträngande hinderlöpning det inneburit att hoppa över fel fil efter fel fil för att till sist landa på den vi verkligen var ute efter.

Men, om vi snabbgallrar helt kort där vi ändå är när vi ska “plocka upp” ett dokument, blir det ett uns mer rensat utan att vi behöver anstränga oss nämnvärt.

Gör så här
Vill du lite raskare än tidigare hitta den fil du behöver i fortsättningen, gör så här:

  1. Bestäm dig för den närmaste veckan för att rensa snabbt där och när du letar efter ett dokument. Alltså, när du är "inne" i en mapp på din egen dator, på en gemensam filserver, på OneDrive, på Dropbox, i Google Drive eller något helt annat ställe - innan du lämnar mappen när du har hittat rätt dokument, ta en kort titt om det är någon (om bara en enda) annan fil som ligger där som du kan ta bort. När du först fick den, trodde du kanske att du skulle ha nytta av den och därför sparade du den. Men när nu tiden gått och du fått mer kött på benen, vet du att den är alldeles oväsentlig.

  2. Ta så bort dokumentet.

  3. Ta en snabb titt till. Kanske hittar du ännu en att göra dig av med?

  4. När det återigen är ny vecka, fundera en minut på hur detta fungerade för dig. Gav det mersmak, anamma mikrorensandet som en vana.

Lättare hittat och oerhört mycket skönare
Om du rensar helt kort och lätt där du ändå är och letar efter något, får du successivt allt färre oväsentliga dokument att leta bland. Du städar förvisso inte bland allt du har sparat, men du gör det där du oftast är inne och “tittar” om dagarna. Även om ansträngningen är liten, blir den upplevda effekten därför högst påtaglig. På detta sätt behöver du inte heller avsätta någon extra tid till gallringen. Och, om du är som jag, kommer du ofta att få känna den befriande känsla det skänker att bli av med åtminstone något. Nog är det en poäng i sig.

Hur gör du?
Hur gör du för att enkelt rensa undan så att inaktuella dokument inte “ligger i vägen” för de aktuella du vill åt? Kommentera och berätta. 

20 Jun

Spara så länge utan att det blir för evigt


Datum: 2017-06-20 19:42 Kommentarer: 0 st

När jag för ett tag sedan lät ett av dessa blogginlägg handla om att rensa bland filer där vi är när vi ändå är där och bad om läsares tips om hur de gör för att hålla nere antalet digitala dokument, var det flera som ...

20 Jun

Fem sätt att sortera


Datum: 2017-06-20 19:35 Kommentarer: 0 st

En central aspekt av struktur, och kanske det många först associerar med ordet, är att sortera något i någon slags ordning. Tja, själva ordet “sortera” betyder ju ...

03 Apr

Kan det bli för mycket av det goda?


Datum: 2017-04-03 16:00 Kommentarer: 0 st

I en intervju häromdagen fick jag frågan "Är det inte risk att man strukturerar för mycket?". Jag förstår farhågan. Frågan är berättigad och ...

13 Mar

Sätt det färskaste till vänster


Datum: 2017-03-13 14:23 Kommentarer: 0 st

En skön sak med digitalt material är att man kan söka efter det. Eller snarare, vi kan låta ...

17 Nov

Allt ska bort - eller?


Datum: 2016-11-17 09:26 Kommentarer: 0 st

Den som vill arbeta fokuserat med den uppgift som verkligen måste bli gjord just nu, gör sig av med ...

10 Nov

Därför behöver du en fysisk inkorg


Datum: 2016-11-10 07:50 Kommentarer: 0 st

Om du aldrig någonsin hanterar papper i ditt jobb, kan du hoppa över det här strukturtipset. Du kan också glädja dig åt att du tillhör en mycket liten minoritet bland mina kunder och läsare.

För, visst är det så att de flesta av oss har ...

24 Oct

Ta ett extra tag nu


Datum: 2016-10-24 08:56 Kommentarer: 0 st

Idag är en dag så god som någon för att förbättra din struktur och jobba effektivare.

Strukturförfining är som ...

28 Sep

Aldrig mer en glömd PIN-kod


Datum: 2016-09-28 10:00 Kommentarer: 4 st

Jag har för mig att det var när jag för ett par år sedan föreläste på ett Rotary-möte som en man kom fram till mig och ivrigt sa ”Jag måste berätta hur smart jag gör för att slippa komma ihåg PIN-koden för bensinkortet.”.

Det där fick mig att spetsa öronen litet extra, eftersom jag verkligen känner igen behovet. Trots att jag bara har en knapp handfull kort jag använder regelbundet, är det några PIN-koder jag ofta är en smula nervös när jag slår in.

Jag har glömt såväl bensinkort-koden som mobiltelefon-koden någon gång och det resulterar alltid i en massa tidsödande fixande jag helst vill slippa. Mina bankkortkoder är inga problem, men åtminstone mitt bensinbolag låter mig inte välja en egen PIN-kod när jag förnyar kortet. Så, då behöver jag pränta in ett nytt.

Skriv upp koden på kortet (!)
Åter till Rotary-mötet. Mannen med knepet ville förmodligen chocka mig när han helt frankt sade att ”Jag skriver upp koden på kortet”.

När han såg mina höjda ögonbryn fortsatte han:
”Jo, så här går det till. Jag har valt en fras som innehåller tio bokstäver, till exempel ’läsa igenom’. De tio bokstäverna representerar tio siffror, från 0 till 9. PIN-koden jag fått översätter jag till respektive bokstav. Den fyrställiga bokstavskombinationen kan jag tryggt skriva på kortet, eftersom man behöver kodfrasen för att dechiffrera koden.”

Smart, tycker jag. (För egen del skulle jag dock skriva chiffret i en notering i mobilen istället för direkt på kortet.)

Gör så här
Om du vill ha dina PIN-koder uppskrivna så du slipper komma ihåg dem och ändå kunna känna dig trygg med att de inte kommer i orätta händer, gör så här:

  1. Hitta på en fras om tio tecken som du låter vara kodnyckeln. Har du svårt att bestämma dig för vad som är den bästa frasen, hitta på flera stycken och dra lott.

  2. Välj en av dina PIN-koder och översätt den till bokstäver med nyckelfrasen som bas.

  3. Skriv PIN-bokstavskoden på en lapp du har i plånboken eller i en notering i telefonen, så du lätt kan kolla vad koden var närhelst du glömt den.

Ett alternativ till det här knepet är att använda en krypterad lösenordstjänst som 1Password eller LastPass.

Smidigare korthantering, helt enkelt
Om du på detta eller annat sätt håller koll på vilka koder du har, slipper du allt bekymmer med att beställa ny kod, klippa kort och trolla fram kontanter när det passar dig som sämst. Du undviker med lätthet en av vardagens risker för tidspillan och får mer tid till det du helst vill koncentrera dig på.

Hur gör du?
Hur gör du för att komma ihåg dina PIN-koder? Skriv och berätta i en kommentar. 

08 Sep

Trettiofemte avsnittet av frågespalten "Strukthur?": Referenssystem


Datum: 2016-09-08 17:39 Kommentarer: 0 st

I det 35:e avsnittet av frågespalten “Strukthur?” mailar Tobias och skriver att han har bra kläm på sitt att göra-list-system, men han undrar hur han ska skapa ordning bland sitt referensmaterial; det vill säga all den information som han behöver någon gång, men han vet bara inte när. Det kan handla om papper, om digitala dokument och om mail.

Jag delar med glädje med mig av nio principer att följa.


Har du en strukturfråga till mig? Maila mig eller kommentera nedan!

Tidigare avsnitt finner du här.

Sida 1 av totalt 6 sidor  1 2 3 >  Last ›