Strukturbloggen

Ett lätt sätt att öka fram­förhåll­nin­gen i arbetet är att en gång i veck­an göra en genomgång av att göra-lis­tan, över­sik­ten över de sto­ra uppgifter­na och de när­maste veck­o­r­na i kalen­dern. Då kan vi tidi­gare än annars bli varse att vi behöver pri­or­it­era upp någon uppgift den när­maste veck­an så vi slip­per job­ba över så myck­et när det bör­jar när­ma sig deadline.

Du som är bevan­drad i ​“Get­ting Things Done”-metoden vet myck­et väl vad jag talar om. Och, för­mod­li­gen har du då fått erfara att det är lätt att vi skjuter upp genomgån­gen till senare, igen och igen. Vi kan förledas att tyc­ka att det inte är ett vik­tigt arbete, utan att det är bät­tre att ​“bara göra” en mas­sa sak­er istäl­let för att stan­na upp och ta ett grepp på vår sit­u­a­tion. Det blir lätt en surdeg.

Und­vik ångest och få upp ångan
Efter ett tag drab­bas vi av kon­sekvenser­na av upp­skju­tandet. Vi upp­täck­er att det är ​“redan på måndag!” som det vik­ti­ga mötet är och att vi för länge sedan bor­de ha bör­jat sät­ta ihop materialet.

En kund ringer och frå­gar var­för vi inte kom­mer till­ba­ka och det vis­ar sig att att göra-uppgiften om återkop­plingssam­talet till henne sak­nat dead­line och där­för fal­lit i glöm­s­ka en bit ned i lis­tan. När kol­le­gan ber oss säga några ord om vad som hänt i det där sido­pro­jek­tet sedan sist, går det upp för oss att vi glömt att göra ett jota sedan för­ra mötet. Det svider och vi lovar oss själ­va att aldrig mer skju­ta upp genomgån­gen, men näs­ta fredag är det ock­så några sak­er som bara måste bli klara före hel­gen, så vi skjuter upp den igen.

Hur får vi veck­ogenomgån­gen gjord — var­je vecka?

Gör så här
Här är sex strate­gi­er för att slu­ta skju­ta upp den. Välj och vraka.

• Gör genomgån­gen mer behaglig. Slå dig ner på en plats där du får vara i fred och där du trivs, där du sit­ter skönt, där det är lju­vligt att vara.


• Ta lite sock­er i bot­ten (“… så går med­i­ci­nen ned!”). Belö­na dig med något gott efter var­je steg i check­lis­tan, så det blir läck­ert att göra den.


• Öka moti­va­tio­nen till att göra den genom att tydligt rita upp för dig själv hur det risker­ar bli om du inte gör genomgån­gen. Vad får det för kon­sekvenser? Vad risker­ar du mis­sa och hur känns det då? Måla en bild som illus­tr­erar den förskräck­li­ga sit­u­a­tio­nen och häng den där du ser den när du står i valet om du ska göra genomgån­gen eller inte. Beskriv i pre­sens hur det är den dag då du får uppl­e­va de hem­s­ka kon­sekvenser­na av att du hop­pade över veckogenomgången.


• Sänk ambi­tion­er­na. Även om det var bra tänkt en gång, behöver du verk­li­gen göra alla steg var­je vec­ka? Kan du stry­ka några steg och bara göra dem en gång i månaden?


• Bör­ja med de min­s­ta ste­gen. Ändra ord­nin­gen så du bör­jar med de tre lät­taste ste­gen först, så du sänker tröskeln att kom­ma igång.


• Etablera vanan. Sätt upp ett mål att genom­föra veck­ogenomgån­gen var­je fredag fem veck­or i rad. Hit­ta på ett sätt att åskådlig­göra att du suc­ces­sivt klarar fredag för fredag. Det kan vara att du riv­er av en rem­sa, sät­ter ett streck, kny­ck­lar ihop en lapp, fyller i en cirkel. Hit­ta på en belön­ing när du klarat alla fem veck­o­r­na i rad. Boka mas­sage, köp det dyra vinet, ät en godare lunch, eller vad som skulle motivera dig.

Slipp sista sekunden-stress
Om du tidi­gare haft lätt att hop­pa över veck­ogenomgån­gen och hädanefter får den gjord, ökar du på ett lätt sätt fram­förhåll­nin­gen i ditt arbete. Du behöver inte vara ute i sista sekun­den, du slip­per stres­sa kvällen före, du kom­mer att ha gott om tid att finsli­pa några gånger innan den sto­ra pre­sen­ta­tio­nen. Det är väl värt ansträngningen.

Hur gör du?
Hur bär du dig åt för att med lät­thet göra veck­ogenomgång var­je vec­ka? Kom­mentera och berätta!