Känner du dig då upplyft och ivrig att sätta igång med dagens uppgifter, eller känns det som att du börjar dagen med en tung ryggsäck av försenade uppgifter?

Istället för att skriva en ny lista varje morgon, låt listan innehålla allt du kan komma på att du har att göra och låt den leva över tid.

Varför? Jo, så här ser jag på saken:

Det förutsägbara oförutsedda

Skriver du en ny att-göra-lista varje morgon, innebär det att du försöker förutspå vad du ska hinna under dagen.

En sak vet vi säkert: det kommer att inträffa oförutsedda saker under dagen. Ofta innebär dessa oförutsedda saker att vi behöver lägga tid och energi på att lösa dem, göra dem eller röja dem ur vägen.

Det vi satt upp på dagens lista prioriteras lätt ned och de oförutsedda sakerna kommer före. Konsekvensen blir att du inte hinner allt du trodde och du får flytta över de återstående uppgifterna till nästa dags lista.

Ofta är det då närmare till hands att känna det som ett nederlag istället för vad det egentligen handlar om - att du på ett rådigt sätt lyckats prioritera rätt bland dina att-göra-uppgifter; de som stod på listan och de som dök upp oförutsett.

Det är lätt att ha en teori om vad vi kommer att hinna under veckan, men det är inte fullt lika lätt att på förhand veta vilka uppgifter som kommer att vara de viktigaste uppgifter att hinna. Vi har inte hela bilden av vad som kommer att hända i veckan och därför kan vi inte vara säkra på att det är just de här tio sakerna som vi skrivit upp på listan som är de tio viktigaste att hinna.

Skapa en total-lista

Så, skapa inte en ny lista varje morgon över det du ska hinna under dagen, utan ta nu tjugo minuter då du på ett blankt blad eller på det ställe du har dina att-göra-uppgifter skriver upp allt som du just nu kan komma på att du har att göra. Skriv verkligen upp allt, från nu och så långt fram i tiden du kan föreställa dig.

Den blir som en bank av allt du har att göra och du behöver inte längre som tidigare fundera på om du verkligen kommer ihåg allt från igår när du skriver dagens lista (du kanske inte har gårdagens lista tillgänglig just för ögonblicket). Du behöver inte heller lägga tid och ork på att skriva ner något igen som du skrev ned igår.

Det kommer att bli en riktigt lång lista. Känner du dig stressad när du ser allt som står där, tänk på att du hade alla de sakerna att göra redan innan du skrev listan, det är bara det att du nu ser dem tydligt och det är nu du kan arbeta med dem på ett systematiskt och handlingskraftigt sätt.

Det är nu du kan ta kommandot över allt du har att göra.

Prioritera successivt

Bland alla uppgifter, välj den som är precis rätt att göra just nu, d v s den som har högst prioritet.

När du gjort den klar, välj då den uppgift som därnäst är precis rätt att göra, sedan nästa och fortsätt så.

När något nytt dyker upp, gör det direkt eller lägg det till listan i väntan på prioritering. Listan kommer att ömsom fyllas på och öka, ömsom bockas av och minska.

Du behöver inte längre hålla saker i huvudet, dra dig till minnes eller oroa dig för att något faller i glömska. Håller du den uppdaterad, finns det som du har att göra i tryggt förvar i listan.

Hur gör du?

Hur håller du koll på allt du har att göra?

Välkommen att kommentera nedan!

Mailet inleddes:

"Jag har en regel som lyder: när du hört en persons namn tre gånger i goda ordalag ska du ta kontakt med personen och bjuda på en kaffe."

Jag fick först förmånen att arbeta med Navid i rekordförsöket "365 idéer på 3,65 timmar" i höstas, vilket mynnade ut i den fria idébanken Idépedia och tillsammans skapade vi inspirations- och kunskapsdelningseventet Sharea nu i maj (med goda andra medarbetare också, såklart).

Navid är fenomenal på att göra slag i saken och dessutom makalös på att få intrikata och tankeväckande idéer att göra slag i. En ordvändning blir ett nytt koncept och ett nytt ord blir en metod världen ännu ej skådat. Han inspirerar mig till att tidigare än annars släppa det mentala vridandet och vändandet och istället börja göra. Det mår jag (och min verksamhet) bra av.

Den som sätter igång många saker snabbt möts efter ett tag av utmaningen att hålla i luften och vidareutveckla det som satts igång. Det är lätt hänt att idéerna och projekten genererar så mycket arbete var för sig att det tillsammans blir närmast ohanterligt - såvida man inte arbetar strukturerat.

Det är där struktören kommer in.

I höst delar jag och Navid med oss av våra bästa knep och metoder för att komma till skott och för att klara av att hantera allt det du satt igång med.

I Lära för Livets regi gör vi en seminarieturné till Uppsala, Sundsvall, Stockholm och Göteborg.

Du som vill ha konkreta tips på hur du blir en görare och hur du gör för att mäkta med att förbli en görare, ta med dig dina kollegor och kom till halvdags-seminariet i din stad.

Mer info och anmälan hos Lära för Livet här.

I slutet av halvdagen fick var och en av de studerande i uppgift att till nästa dag åskådliggöra sin vision, d v s den önskade framtida situation de vill uppleva, på ungefär 5 års sikt.

Vid redovisningarna nästa dag presenterade de otroligt sinnrika och inspirerande visualiseringar av den önskade framtiden. Någon visade en kort film där han hälsade på sig själv om fem år, någon läste en text i skönlitterär stil som beskrev en typisk dag 2015, någon hade skrivit ett brev till sig själv från sitt fem år äldre jag. Det visades moodboards, animationer, skisser, akvareller, fotografier och mycket mer.

Jag vill gärna lyfta fram vad en studerande hade gjort. Jag tycker att det var en mångfacetterat elegant lösning på utmaningen att göra det tydligt för sig själv att man kommer framåt, i rätt riktning.

Förutom att åskådliggöra sin vision, hade hon definierat ett 30-tal delmål, d v s stora och små saker som hon tänkte att hon skulle behöva göra eller uppnå för att också visionen skulle bli verklighet.

Dessa delmål hade hon skrivit upp vart och ett för sig på lika många tändstickor (av den längre modellen). På asken som hon förvarade dem i, stod det "Delmål".

När hon nu framåt uppfyller ett delmål, letar hon upp rätt tändsticka, tänder den och njuter av att se den brinna upp. "Nu är det avklarat!".

Här ser du en bild på tändsticksasken.

En extra krydda var att hon beskrev sig som en samlare, som hade lätt att samla på sig mycket saker och litet svårare att slänga. Det fina är att när hon sedan uppnått alla mål, finns det inga symbolladdade stickor kvar, utan allt är uppbrunnet och borta.

Bara det viktigaste finns kvar - tillvaron som hon vill ha den.

Ditt nya arbetssätt går strålande ett tag, men rätt som det är kommer en sådan där dag då allt ställs på ända.

Det har hänt mig och det händer de allra flesta människor jag träffar.

Gå inte i misströstans fälla

Då är det lätt att tänka:

"Vad dålig jag är. Nu halkade jag dit igen. Jag är hopplös. Det där med struktur tycks funka för andra, men inte för mig. Det är ingen idé jag försöker."

Vi vill vårt bästa

Som jag ser det, har vi en hel massa allmänmänskliga behov som vi söker tillgodose för att må bra i vårt liv. Några jag spontant tänker på är:

• Kärlek
• Trygghet
• Inspiration
• Glädje
• Njutning
• Näring
• Variation
• Utmaning
• Gemenskap
• Frihet
• ... och många fler.

Om vi gör något annat än vi har för avsikt att göra, gjorde vi inte det för att vi är lättjefulla, dåliga eller ondskefulla innerst inne, utan för att vi sökte tillgodose något av behoven.

Så, fundera på vilket behov du sökte tillgodose genom att göra så du gjorde (när du valde det gamla hjulspåret istället för det nya).

Få både och

Kan du justera ditt nya arbetssätt så du tillgodoser det behovet, samtidigt som du gör på det nya sättet som du bestämt dig för?

Till exempel, du gör på ett annat sätt än du har bestämt, eftersom det känns lättare, eftersom du är van vid att du gör på det sättet. Kan du göra det lika enkelt att göra på det nya sättet genom att:

• Märka upp lådorna övertydligt, så du inte behöver tveka?
• Göra en brevmall så du slipper uppfinna hjulet om och om igen?
• Flytta de där sakerna till ett ställe du ändå går förbi ofta, så du slipper komma ihåg att gå en omväg för att göra på det nya sättet?
• Göra en checklista för dig att bocka av varje steg, så du slipper dra dig till minnes vad som ska göras i vilken ordning?
• Flytta om eller ta bort saker så att det blir krångligare att göra på det gamla sättet än det nya?

Gör det enkelt för dig att göra ”rätt”

Kom ihåg, halkar du tillbaka i gamla hjulspår, ändra de yttre förutsättningarna så det enklaste att göra är att göra på det nya sättet.

• Fyll igen de gamla hjulspåren
• Skaffa dig bredare däck, så du inte kommer ner i de gamla
• Gör de nya hjulspåren djupare, så du har svårt att komma ur

Hur gör du?

Hur gör du för att ta dig ur gamla hjulspår du inte längre vill köra i?

Välkommen att berätta i en kommentar nedan.

Det var otroligt roligt och en upplevelse jag verkligen kan rekommendera var och en att vara med om.

Du som har en idé som världen borde ta del av, ansök om att få presentera på ett kommande Pecha Kucha Night.

Jag tänkte här dela med mig av hur jag gjorde för att förbereda mig för detta elddop. Kanske kan du ha nytta av samma metod i ett annat sammanhang.

Tjugo bilder, tjugo trådar

Eftersom en Pecha Kucha-presentation har ett väldigt fast format (20 bilder, 20 sekunder vardera), bjöd det in till att också bygga just min presentation på samma strukturerade sätt.

När jag hade bestämt mig för vad som skulle bli mitt budskap (varför jag älskar struktur, d v s för att den ger mig möjlighet att känna mig fri och få en lugnare tillvaro), byggde jag själva manuset i en mindmap i Mindmanager.

Jag gjorde en karta med tjugo trådar - en för varje bild - och successivt lät jag manus växa fram. Jag lade till några fraser här, några där, och testtalade så att det hela flödade. Eftersom varje bild visas i exakt 20 sekunder (varken mer eller mindre), fick jag stuva om en hel del så det blev lagom många ord under varje bild.

Till slut, när jag var nöjd, såg resultatet ut så här.

Efter det tog jag fram 20 bilder som ackompanjerade och illustrerade vad jag skulle säga.

OK. Så var då materialet klart. Nu skulle jag bara lära mig det också.

Fem stränga gem

Jag tog till en metod som jag lärt mig av en musikerkollega, en gudabenådad trumpetare, som använde den när han skulle lära sig svåra solopassager perfekt. Metoden är hård, rättvis och obönhörligt effektiv.

Jag öppnade presentationen på datorn och lade fem gem på skrivbordet till höger om mig. Jag delade in de tjugo bilderna i fem avsnitt och bestämde mig för att lära mig ett avsnitt i taget.

Jag föreställde mig att det var dags att presentera, körde igång bildspelet (med automatisk bildskiftning var 20:e sekund) och började tala.

För att övningen skulle bli så verklighetstrogen som möjligt, stod jag upp, använde handmic och körde ljudet genom GarageBand med ett uns reverb i medhörningen.

För varje gång jag klarade avsnittet felfritt, flyttade jag ett gem från höger om mig till vänster om mig på bordet. Om jag stakade mig mer än klädsamt eller tappade tråden, flyttade jag helt sonika alla gemen som låg till vänster tillbaka till höger om mig igen. Först när jag fått över alla gem från höger till vänster, d v s klarat avsnittet felfritt fem gånger i rad, gick jag vidare på nästa.

När jag klarat alla fem avsnitt, började jag på nytt igen, men nu med hela presentationen i potten. Först efter att ha klarat hela presentationen felfritt fem gånger i rad, ansåg jag mig klar.

Metoden gav verkligen mersmak för mig. Det var i och för sig inget vidare att behöva flytta tillbaka fyra gem för att jag gjorde en miss den femte gången, men å andra sidan trummades manuset in.

Hur det gick på den skarpa presentationen? Döm själv:

Är det vanligare att du stressar iväg än att du stannar upp och funderar igenom om du fått med dig allt, innan du kliver ut genom dörren?

Visst vore det skönare om du hade större marginaler, så du kan pusta en stund innan du kliver in på mötet, så du i större utsträckning fick med dig det du behöver för dagen (och därmed slapp hitta på krävande nödlösningar), så du gjorde ännu bättre intryck hos dina kunder genom att alltid komma i tid, så du minskade risken att skada dig i en bilkrock?

Bli mer träffsäker i din planering genom att göra en egen körtidslista.

Gör så här

1. I ett kalkylblad (i ett kalkylprogram eller på ett papper), sätt upp kolumnerna ”Från” (ditt kontor, ditt hem eller det ställe du oftast utgår ifrån), ”Till” och slutligen ”Körtid”.
2. Nästa gång du kör någonstans, skriv i ”Till”-kolumnen vart det var och i ”Körtid”-kolumnen hur lång tid det tog, i minuter. 

Kanske var det i samband med det första mötet hos en potentiell kund, kanske var det till ett av era kontor där du har återkommande möten att komma i tid till.
3. Successivt bygger du en bank över hur lång tid det verkligen tar för dig att köra från dörr till dörr; inte hur lång tid du hoppas att det tar och inte heller hur lång tid det står på nätet att det ska ta.
4. Nästa gång du har ett möte på annat ställe än ditt kontor, kolla i körtidslistan hur lång tid det tog att köra dit senast.
5. Lägg in körtiden som ”upptagen”-tid i din kalender och om du jobbar med en digital dylik (som Outlook t ex), sätt en påminnelse 15 minuter innan du behöver åka, så du ser till att sätta dig i bilen i rätt tid.

Behöver man verkligen mäta restiden själv?

Visst, du kan ta reda på uppskattad körtid via vägbeskrivningstjänster på internet, men genom att själv mäta den verkliga tiden från dörr till dörr, får du också med de minuter som är lätta att glömma, men som går åt när du tar dig till och från bilen, när du stannar för att tanka, när du letar parkering.

Faktum är att min körtidslista har botat min tidsoptimism, åtminstone vad gäller hur lång tid det tar för mig att ta mig från ett ställe till ett annat. Så, jag kan bara rekommendera dig att skaffa dig en egen.

Hur gör du?

Hur gör du för att se till att du kommer i tid till möten?

Välkommen att kommentera nedan.

I skrivande stund har jag fortfarande någon dryg vecka kvar av salta bad och utflykter, men det börjar dra ihop sig till ljuvlig arbetsvardag igen, så smått.

Det första som händer är att jag håller en presentation på Pecha-Kucha GBG Vol #21 på Park Lane i Göteborg nu på tisdag, den 10 augusti kl 19:30.

Pecha-Kucha är presentationsformen då man framför sitt budskap ackompanjerad av 20 bilder som visas i vardera 20 sekunder, d v s totalt 6 minuter och 40 sekunder. (Jag har skrivit om Pecha-Kucha tidigare, nämligen här.)

Jag kommer att berätta varför jag älskar struktur och varför den är ett medel till att göra mitt liv underbart.

Självklart är du hjärtligt välkommen att vara med. Mer detaljer om eventet finner du här.

Förutom min strukturkärleksförklaring kommer du att få höra om en elektroakustisk skåpbil, om väskmode i centralasien, om geek-filmregi och mycket mer.

Välkommen!

När det talas om att struktur hämmar kreativitet, är Navid ett gott exempel på att så inte är fallet. Kanske är det till och med tvärtom, att struktur är en förutsättning för kreativitet. Åtminstone i långa loppet.

(För att leka med begreppen skulle jag också säga att för att bibehålla en god struktur över tid, behöver du vara kreativ i denna föränderliga värld.)

Navid säger:

"Jag älskar att planera och förbereda mig - och att riva allt i sista sekunden. Jag tycker om struktur, titta dig runt: lådor för allting, lappar och anteckningsböcker som jag måste ha med mig."

Det känner jag definitivt igen mig i. Får du mycket idéer och ofta, behöver du ha ett stabilt noteringsmedium för att fånga dem i (t ex en anteckningsbok som är lätt att alltid ha med dig) och en tydlig process för vad du gör med anteckningarna sedan, om det är viktigt för dig att utveckla fler av dina idéer än du skulle mäkta med om du bara skulle låta det "bli som det blir".

Navid fortsätter:

"Just nu bygger jag upp mitt nästa stora projekt: idéhantering. Hur kan man skapa en bra process för att ta hand om idéer? ... Inspiration är den energi som tillförs en människa, som får henne att göra något. Jag vill underlätta den processen, göra den konkret och med samma genomslag som Ikea har haft för heminredning."

I höst har jag glädjen och förmånen att föreläsa tillsammans med Navid i Uppsala (12/10), Sundsvall (14/10), Göteborg (11/11) och Stockholm (25/11), genom Lära för Livets försorg.

Du som av Navid vill lära dig en konkret process för idéhantering och av mig hur du gör för att på ett strukturerat sätt hantera alla nya idéer i en kaotisk vardag, kom till vårt och Lära för Livets seminarium "Bli en görare - Från idé till genomförande på tre minuter" i höst!

... och så några ord till från Navid:

"Jag vill att människor ska inse hur enkelt det är med förändringar, att man kan åstadkomma saker själv med små steg."

Det var så sant som det var sagt.

Du kanske har skrivkramp eller tycker uppgiften är så tråkig att du har svårt att jobba fokuserat med den. Du kollar mail, är inne på Facebook, ringer någon för skojs skull, går och hämtar en kopp kaffe till och råkar hänga kvar vid automaten och småpratar en stund, läser tidningen på nätet, googlar något du kommer att tänka på och så vidare.

Du gör allt annat än det du egentligen vet är rätt sak att göra just nu.

Nu ska du få lära dig ett knep som har funkat varje gång för mig, när jag befunnit mig i dylika situationer.

Det kallas ”(10+2)*5”.

Det här behöver du

Skaffa två vanliga äggklockor. Om det är lätt att ändra nedräkningstiden på klockorna räcker det med en, men du kommer att lyckas bättre om du har två klockor.

Ett alternativ till en fysisk äggklocka är ett litet timerprogram på datorn, t ex widgeten "Tea timer", som du finner här (http://widgets.yahoo.com/widgets/tea-timer).

Gör så här

1. Nästa gång du ska göra något som känns jobbigt, arbetssamt, själsdödande, prestationsångestframkallande och som du drar dig för, ställ den ena klockan på tio minuter och den andra klockan på två minuter.
2. Sätt igång tio-minutersklockan och börja jobba.
3. När den ringer, sluta omedelbart att jobba och sätt igång två-minutersklockan.
4. Gör nu i två minuter det du helst vill göra, bara för nöjes skull. Surfa runt, luta dig tillbaka och sov två minuter, kolla YouTube eller vad du vill, utom att jobba med det du drar dig för. Detta är viktigt. Om det är någon gång du ska vara din egen stränga chef, är det nu. De två minuterna ska vara njutningsfulla och ''onyttiga''.
5. När klockan ringer och två minuter har gått, slå på tio-minutersklockan igen och jobba i tio minuter.
6. Ta två minuters rast och fortsätt så här.

Efter fem "10+2"-vändor har du jobbat fokuserat i femtio minuter och vilat i tio. Förmodligen har du fått mer gjort på den timmen än annars.

En oväntad men välkommen effekt

Som jag nämnde tidigare, använder jag ofta den här tekniken för att komma igång när jag är trögstartad. Lustigt nog har jag ännu inte gjort fem "10+2"-vändor i rad. Ungefär när jag ska ta rast den tredje gången, märker jag att jag blir smått besviken över att tio minuter redan gått och att jag hellre vill jobba vidare med det jag blivit varm i kläderna med.

Må så vara, mitt syfte är uppnått - jag har kommit igång med att göra det som är precis rätt sak att göra just nu.

Hur funkade det för dig?

Om du testar "(10+2)*5"-tekniken, kommentera nedan och berätta hur det fungerade för dig.

Blev det lättare? Var det inte din grej? Hur gör du istället?

Nyligen var det till en Rotaryklubb i Kungälv och också denna gång slogs jag av hur varmt mottagen jag alltid blir på dessa möten hos Rotary. Som traditionen föreskriver hade jag förmånen att sitta bredvid presidenten och vi kom att tala om att jag är struktör och om vad jag gör.

Han sade:

"Bra. Jag vill gärna dela med mig av något jag lärt mig när det gäller struktur och som jag haft stor nytta av sedan dess. Efter en lång bana i näringslivet, tog jag för några år sedan ett jobb som chef för en enhet inom Länsstyrelsen. I den rollen hade jag många uppgifter som var litet "obekväma". Det kunde handla om att meddela negativa beslut, t ex. Jag bestämde mig tidigt för att klara av de obekväma arbetsuppgifterna direkt på måndag morgon, det första jag gör. Annars blev det lätt att jag gick och gruvade mig hela dagen och sedan på eftermiddagen var jag knappast i form eller på humör för att ringa de där samtalen. Men, om jag klarar av de jobbiga samtalen direkt på måndagsmorgonen, blir jag lättad och sedan är resten av veckan bara präglad av glädje."

Det låter utmärkt, tycker jag. Definitivt något jag ska testa att praktisera.

Hur gör du för att lättast klara av sådana "obekväma" arbetsuppgifter?

Välkommen att kommentera nedan.