STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

20 Jun

Rensa där du är när du ändå är där


Datum: 2017-06-20 19:44 Kommentarer: 0 st

Det blir så lätt mer av allting överallt - digitala dokument, till exempel. Vi sparar undan och sparar undan, skapar nya och lägger dit. Där vi sparar hamnar allt fler filer - nya och gamla, temporärt praktiska och långsiktigt avgörande.

Även om vi oftast söker fram de dokument vi behöver (och därmed sällan är inne i mapparna eller på platserna och tittar omkring), händer det att vi stannar upp och frågar oss vilken av de sju nästan likadant namngivna filerna i sökresultatet eller i mappen som är den rätta filen vi vill åt. Vi tvekar, gissar och öppnar en av dem. Nej, det var inte den vi var ute efter. Kanske var det den bredvid? Ja, just det, det var rätt.

En hastig inbromsning
Vi hindras i vår framfart och även om vi såklart inte måste ha full fart hela tiden hela dagen, är det smått frustrerande att behöva stanna upp oönskat. Åtminstone jag tar hellre en paus när jag vill det än när jag plötsligt tvingas till det.

Lite och ofta istället för mycket och aldrig
Det är gott att sträva efter att göra sig av med de inaktuella filerna så att de vi letar bland i större utsträckning är de aktuella, eftersom det då torde gå fortare att hitta rätt. Men, hur ofta avsätter vi tid till att rensa bort gammalt? När blir filstädningen någonsin den högst prioriterade uppgiften? Förmodligen när det bara inte går längre, när fil-oredan är så graverande att den lägger riktig hämsko på våra möjligheter att nå de mål vi ansvarar för. Jag gissar att först är uppgiften “Rensa gamla filer” såväl viktig som brådskande.

Då är det så dags. Fram till dess, när det inte var så illa men ändå allt annat än enkelt, har vi lidit och frustat över vilken ansträngande hinderlöpning det inneburit att hoppa över fel fil efter fel fil för att till sist landa på den vi verkligen var ute efter.

Men, om vi snabbgallrar helt kort där vi ändå är när vi ska “plocka upp” ett dokument, blir det ett uns mer rensat utan att vi behöver anstränga oss nämnvärt.

Gör så här
Vill du lite raskare än tidigare hitta den fil du behöver i fortsättningen, gör så här:

  1. Bestäm dig för den närmaste veckan för att rensa snabbt där och när du letar efter ett dokument. Alltså, när du är "inne" i en mapp på din egen dator, på en gemensam filserver, på OneDrive, på Dropbox, i Google Drive eller något helt annat ställe - innan du lämnar mappen när du har hittat rätt dokument, ta en kort titt om det är någon (om bara en enda) annan fil som ligger där som du kan ta bort. När du först fick den, trodde du kanske att du skulle ha nytta av den och därför sparade du den. Men när nu tiden gått och du fått mer kött på benen, vet du att den är alldeles oväsentlig.

  2. Ta så bort dokumentet.

  3. Ta en snabb titt till. Kanske hittar du ännu en att göra dig av med?

  4. När det återigen är ny vecka, fundera en minut på hur detta fungerade för dig. Gav det mersmak, anamma mikrorensandet som en vana.

Lättare hittat och oerhört mycket skönare
Om du rensar helt kort och lätt där du ändå är och letar efter något, får du successivt allt färre oväsentliga dokument att leta bland. Du städar förvisso inte bland allt du har sparat, men du gör det där du oftast är inne och “tittar” om dagarna. Även om ansträngningen är liten, blir den upplevda effekten därför högst påtaglig. På detta sätt behöver du inte heller avsätta någon extra tid till gallringen. Och, om du är som jag, kommer du ofta att få känna den befriande känsla det skänker att bli av med åtminstone något. Nog är det en poäng i sig.

Hur gör du?
Hur gör du för att enkelt rensa undan så att inaktuella dokument inte “ligger i vägen” för de aktuella du vill åt? Kommentera och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)