Senaste tweet 2012-05-21 kl 12:57:

@patrickkampmann Tänkte väl det. Få bär shorts, kavaj och slips som han. Måste uppmuntras.

Prioritera!

2011-01-26, 09:05

I din jobbvardag, har du så mycket att göra att du många gånger varje dag behöver bestämma dig för vad som är rätt sak att göra härnäst, bland allt du skulle kunna göra?

Kanske är det så också för dig, att du återkommande under dagen blir avbruten i det du håller på med? Det kommer ett mail (och du kan inte låta bli att kika efter vad det var för något), telefonen ringer eller en kollega tittar in på ditt kontor för att be dig "bara kolla på en grej".

Ja, jag gissar att du känner igen det här, liksom många av alla de andra som läser Klart! gör.

Faktum är, att "prioritering" är en av de saker flest av de jag möter i mitt struktörs-värv säger att de behöver hjälp med.

Gör det du

En och annan skulle nog tycka att det var skönt om någon kunde berätta för dem vad som ska prioriteras högst i deras arbete.

Men, som jag ser det, är det bara du som kan göra en prioritering som är rätt för dig, därför att det är bara du som har översikten över hela din situation och ditt ansvarsområde. Det är bara du som kan göra de nödvändiga avvägningar som ligger till grund för rätt prioritering.

Det kan vara svårt att prioritera på rak arm, så du behöver kunna luta dig mot något. Som tur är finns det ett par metoder som brukar funka fint i de flesta situationer.

Bråttom eller viktigt, det ena eller bägge?

Den kanske mest kända metoden är ”Bråttom-Viktigt”-matrisen, som av vissa källor sägs ha Steven R. Covey som upphovsman.

Föreställ dig en fyrfältsmatris, d v s en kvadrat indelad i fyra delar, som ett fönster med spröjs. På den vänstra, vertikala axeln står det "Bråttom" (d v s grad av brådska) och på den undre, horisontella axeln står det "Viktigt" (hur viktigt det är för verksamhetens välgång på lång sikt). De två översta rutorna är bråttom och de två understa är det inte. De två vänstra är inte viktiga och de två högra är det.

Alla arbetsuppgifter du har och alla nya du får till dig, kan placeras in i någon av de fyra kvadranterna.

De kan alltså vara:

Bråttom och viktiga: Prioritera de här uppgifterna högst. De skyndar och de väger också tungt när det gäller hur verksamheten mår i långa loppet
Bråttom, men ej viktiga: Gör de här uppgifterna så fort du har tid. Förmodligen är det någon som väntar på att du ska göra klart dem, så se till att få de här ur världen så fort som möjligt, även om de inte är viktiga på lång sikt. Det kan ju ändå vara skönt att slippa ha den där kollegan hängande över sig.
Ej bråttom, men viktiga: Planera in tid i kalendern då du gör dessa uppgifter. De blir lätt bortprioriterade av misstag, eftersom de inte brådskar. Men, de är viktiga på lång sikt, så du gör helt rätt i att se till att de blir gjorda. Annars kan det hända att de helt plötsligt blir väldigt bråttom också, men då kan det vara försent.
Ej bråttom och ej viktiga: Fundera över om du verkligen ska lägga tid på dessa uppgifter överhuvudtaget. Om de varken är viktiga eller bråttom, varför ska de då göras? För att någon säger det? OK, då kanske det är något du inte känner till, som gör att den personen bedömer dem som viktiga. Om inte, ifrågasätt vad de egentligen tillför för värde.

"Men, hur vet jag vad som är viktigt?"

Tja, det lät väl enkelt? Men, hur ska du veta vad som är viktigt? Finns det verkligen en objektiv, absolut sanning? Nej. Utan, visst är det väl så, att det är viktigt som starkt påverkar möjligheten för oss att ta verksamheten ditt vi vill och som är steg på rätt väg dit?

Så, om du känner till din verksamhets vision (kanske är det du själv som definierat den) och vad den betyder för just ditt ansvarsområde, samt om du vet vilka mål du eller din avdelning behöver uppfylla för att se om ni är på rätt väg, kan du lätt avgöra vad som är viktigt och vad som inte är det.

"Fast det är ju så mycket nu!"

För att prioritera behöver du veta vad du har att prioritera bland. Du behöver alltså ha översikt över allt du har att välja mellan, över allt du har att göra, oavsett tidsperspektiv. Se alltså till att du har samlat alla dina att-göra-uppgifter på ett enda ställe, i en enda lista eller i ett enda program.

Men, bara för att du får upp allt på bordet, gör inte det i sig att översikten skapar mening, utan eftersom du förmodligen har så mycket saker du skulle kunna göra, behöver du ha sorterat upp det i olika kategorier (efter kontext, efter projekt, efter kund et c), så allt inte ligger huller om buller. Då kan du dessutom sortera inom varje kategori, så att du till slut kanske bara har att prioritera mellan de tre översta sakerna inom den kategori du vill jobba med just nu, istället för mellan alla 200 stora och små saker du har totalt i din lista.

Gör så här

Gör så här för att lättare prioritera på uppstuds i din vardag:

Rita upp "Bråttom-Viktigt"-matrisen (eller ladda ner den här)
Sätt upp den på skärmen, på skrivbordet eller något annat ställe där du lätt ser den i din vardag (eller, plasta in den i kreditkortsformat och bär den alltid med dig fickan eller plånboken)
Så fort du ställs inför möjligheten att göra en viss uppgift (kanske kommer den från en kollega), bestäm dig för var i matrisen den hör hemma (bråttom-viktigt, bråttom-ej viktigt, ej bråttom-viktigt, ej bråttom-ej viktigt)
Jämför uppgiftens matris-placering med allt annat du har att göra.
Hur står den sig i konkurrensen? Blir det den uppgiften som har turen att få högsta prioritet?

Ett nej till en sak är ett ja till något mer prioriterat

Om du använder "Bråttom-Viktigt"-matrisen dagligen, kommer du att ha lättare än idag att snabbt avgöra vad som är precis rätt sak att göra just nu. Du kommer också att med gott samvete kunna säga "nej" till en ny uppgift i de situationer du egentligen vill det, eftersom du vet att du just gjort en prioritering solitt grundad i din verksamhets långsiktiga såväl som kortsiktiga mål.