Strukturbloggen

Vill du kun­na arbe­ta så ostörd som möjligt?



Vill du kun­na delegera uppgifter utan att för den skull behö­va förk­lara i detalj än en gång hur du vill ha det gjort?



Vill du bli min­dre avbruten av kol­le­gor som ställer dig frå­gor som du har svarat på tidi­gare och som du helst inte vill läg­ga tid på?



Gör en per­son­lig FAQ.

Svara på frå­gan innan den ställs

“FAQ” står för ​“Fre­quent­ly asked ques­tions” och är ett begrepp häm­tat från världen av diskus­sion­s­grup­per på internet. 

Ursprung­li­gen var en FAQ en lista över ofta förekom­mande frå­gor och deras respek­tive svar, som pub­licer­ades för att dessa frå­gor inte skulle stäl­las av nytil­lkom­na om och om igen och därmed urvat­tna innehål­let i diskussionsgruppen.



Blir du ofta avbruten av kol­le­gor som ​“bara ska kol­la en grej med dig” eller om du vill under­lät­ta för den du delegerat en viss uppgift till, kan ock­så du göra en FAQ.

FAQ:en kan dels innehål­la frå­gor du ofta får, dels frå­gor du gis­sar att du kom­mer att få när den du delegerat till väl bör­jar arbe­ta med uppgiften.

Låt andra bli oberoende av dig

Om dina kol­le­gor (eller pro­jek­t­delt­a­gare, eller kun­der för den delen) lätt hit­tar svar på sina frå­gor i en FAQ, kom­mer de snabbt vidare när de stött på prob­lem. De blir inte brom­sade i sitt arbete, de kan snab­bare ge kor­rek­ta svar till kun­den och du kan fokusera på de uppgifter du vikt för dig själv.

Gör så här

• I dess enklaste form kan FAQ:en vara ett textdoku­ment (en enkel textfil, ett Word­doku­ment eller motsvarande) med var­je frå­ga som en rubrik och dess svar som bröd­text därunder. 
  Undrar man något, kan man i förs­ta hand söka efter något nyck­elord i frå­gan och lätt hit­ta rätt (om frå­gan finns, det vill säga).
• Lägg doku­mentet i en av era gemen­sam­ma map­par där dina kol­le­gor kom­mer åt det, som en sida i intranätet eller i ert doku­men­thanter­ingssys­tem om ni använ­der det. Eller, dela den med vem som helst via Drop​box​.com eller Google Docs.
• Om du inte vill hän­visa dina frågestäl­lare till en FAQ som ibland kan uppl­evas oper­son­lig, kan du använ­da den för dig själv. 
  De färdig­for­muler­ade svaren på frå­gor­na kan du kopiera och klis­tra in i ett mail som svar på frå­gan, så du slip­per for­mulera det om och om igen.
• För växande nyt­ta över tid, lägg till nya frå­gor så fort du kom­mer på eller får dem ställ­da till dig, så att FAQ:en blir en ständigt växande kunskapsbank.

Resul­tatet är effektivitet

Otal­i­ga är de gånger jag hit­tat svar på mina frå­gor i FAQ:ar och var­je gång är jag så tack­sam för att jag slup­pit vän­ta länge på ett svar. Ska­par du en FAQ, gör du både dig själv och den som ställer dig frå­gor en stor tjänst.

Hur gör du?

Hur gör du för att hjäl­pa dina kol­le­gor få ett svar snabbt, så du får mer tid till dina hög­pri­or­it­er­ade uppgifter? Skriv mer än gär­na en kom­men­tar och dela med dig!