Strukturbloggen

Har ock­så du då och då upplevt att du har ett sam­mel­suri­um av bol­lar i luften och att du skulle behö­va få en överblick för att reda ut vad som har högst pri­or­itet och vilket som är näs­ta steg? 

Det kan hand­la om arbet­som­rå­den för dig som per­son eller för hela din verksamhet. 

Här är en snabb och effek­tiv metod som har gjort nyt­ta för såväl mig själv som för flera av mina kunder.

Gör så här:

1. Ett tomt blad

   Ta ett tomt, lig­gande A4-blad. Gäller det hela verk­samhetens arbet­som­rå­den, ta med din led­nings­grupp eller några nyck­elper­son­er till en white­board istäl­let, så ni har gott om plats.

2. Förs­ta bollen

   Där på ytan det först fall­er dig in, skriv nam­net på det förs­ta pro­jek­tet/ar­bet­som­råde­t/att-göra-uppgiften som du kom­mer att tän­ka på.

3. Resten av bollarna

   Skriv näs­ta och näs­ta och näs­ta namn där du tyck­er att de pas­sar på tavlan eller bladet, tills du tömt huvudet på bol­lar du har i luften. Du behöver inte ansträn­ga dig för att stäl­la upp det snyg­gt, utan försök att låta upp­ställ­nin­gen rep­re­sen­tera var du ser pro­jek­ten i ditt syn­fält när du blundar.

4. Akut

   Nu har du alla bol­lar­na på tavlan. Ta en röd pen­na och ringa in de projekt/​arbetsområden som är helt aku­ta med en cirkel eller oregel­bun­den form som vis­ar hur stor plats pro­jek­tet tar i ditt sinne.

5. Vik­tigt, men inte helt akut

   Ta nu en blå pen­na och ringa in de områ­den som är vik­ti­ga, men inte helt aku­ta med en cirkel (eller annan form) som vis­ar hur stor plats de tar för dig.

6. Inte alls akut 

   Ta så en grön pen­na och ringa in de kvar­varande pro­jek­ten på sam­ma sätt.

7. Reflek­tera

   Nu har du fly­t­tat ut alla bol­lar­na ur huvudet till tavlan och du har mark­er­at hur vik­ti­ga de är sinsemel­lan och hur omfat­tande de är. Känn efter hur det känns och fun­dera på om du vill ändra något.

8. Från klarhet till handling

   Nu är det dags att gå från klarhet till han­dling. Med bör­jan i de röda pro­jek­ten eller arbet­som­rå­de­na, skriv i rin­gen upp näs­ta steg att ta, som en att-göra-uppgift, d v s detal­jer­at och med sub­jekt, predikat och eventuellt objekt i meningen.

9. … och de blå och gröna

   Fort­sätt på sam­ma sätt med de blå och grö­na projekten.

10. Till att-göra-lis­tan och sedan beta av

    När du har definier­at näs­ta steg för alla områ­den, för över att-göra-uppgifter­na till ditt sys­tem för att-göra-uppgifter och sätt igång med att beta av dem, en efter en.

Från att ha känt dig överväldigad och kanske stres­sad över alla bol­lar i luften du behöver ha i huvudet, har du nu gjort tydligt för dig exakt vad du behöver göra på var­je område och du har dessu­tom pri­or­it­er­at vad du ska göra först. Du har kom­mit till klarhet, till skott och får upp farten igen.
Upprepa närhelst du behöver.

Hur gör du?

Har du fler sätt att få klarhet, över­sikt och kom­ma till skott när du kän­ner dig överväldigad av uppgifter? Skriv en kom­men­tar nedan.