STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

01 Nov

När andra inte cc:ar som du tycker att de ska


Datum: 2017-11-01 14:29 Kommentarer: 0 st

För en del av oss är åtskilliga av mailen vi får mail där vi “är cc:ade”, det vill säga där vi fått en kopia av ett mail som främst är adresserat till någon annan. I bästa fall kan vi vara säkra på att mailet endast är “för kännedom” och för att slippa hantera alla dessa mail i det ordinarie flödet är en vanlig strategi att skapa en regel som automatiskt skickar dessa mail till en särskild mapp (som vi tar en titt i då och då för att hålla oss à jour).

Men, det är inte säkert att alla de vi korresponderar med ser på cc:-mail som vi gör. Tänk om någon i ett mail tilltalar oss direkt och ber oss göra något, trots att vi fått mailet som cc:?

Häromveckan berättade en av mina klienter om hur han säkerställt att han inte missar ett “direkttilltal” i ett cc:at mail. Som komplement till mailregeln som skickar cc:ade mail till den särskilda mappen har han skapat en regel som lägger tillbaka mail där hans namn nämns i innehållet (inte i ärenderaden, utan i själva brödtexten, alltså) återigen direkt i inkorgen. På så sätt hanterar han trots allt mailet som vore det direktadresserat till honom. För, när vårt namn nämns är det väl troligen något som rör oss direkt?

Gör så här
Vill du följa min klients exempel och se till att du ser det som är avsett direkt för dig också i ett cc:at mail, skapa också du en regel som lägger mail där ditt namn nämns tillbaka i inkorgen.

Är du osäker på hur du skapar regler, hittar du en instruktion för Outlook här, för Gmail här och för Mail (OS X) här.

Lägg “tillbaka till inkorgen”-regeln efter “skicka cc:-mail till separat mapp”-regeln så att den körs efter eventuell undanflytt.

Mindre missande
Om du sätter upp en sådan här eller liknande regel minskar risken att du missar något som trots cc:andet var avsett för dig. Du är mindre beroende av att andra ser på cc:-mail på samma sätt som du och du undviker en och annan stressande situation då någon (kanske din chef) tycker att den varit tydlig med att du skulle göra något, men det av naturliga skäl gått dig helt förbi.

Hur gör du?
Hur gör du för att tackla att ni har olika syn på hur cc:-funktionen ska användas, så att du slipper drabbas av obehagliga missförstånd? Detta är ett vanligt problem - har du ett bra förslag på lösning så skriv en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)