Strukturbloggen

“Jag har inte tid.” Hur ofta hör vi inte det? Hur ofta säger vi det inte själ­va? Och, hur mån­ga gånger har vi inte hört eller läst någon säga att ​“tid är det enda vi alla har lika myck­et av” och att vi ska vara noga med vad vi gör med den.

Ändå upplever vi då och då att tiden är knapp och att vi inte heller den här veck­an har tid till det vi egentli­gen tyck­er är vik­tigt. Visst, att vi säger ​“jag har inte tid”, skulle kun­na vara ett sätt att lätt tac­ka nej till något vi blir ombed­da att göra, men jag tror att utsagan oftast kom­mer ur en upprik­tig känsla av att vi inte har tid, att vi inte hin­ner med något ytterli­gare — oavsett hur gär­na vi skulle vil­ja det.

Fler och fler sak­er blir det
Var­för tar då tiden slut? För, på ett sätt gör den det. Vi kan inte hin­na med hur myck­et som helst var­je dag. Ting tar tid och vill vi göra mån­ga ting, får vi knappt med tid kvar.

En del av oss har lätt för att säga ​“ja” när vi blir ombed­da att göra något. Andra är flit­i­ga med att själv hit­ta på fler och fler sak­er ​“man skulle kun­na göra” eller ​“som måste bli gjort”.

Inte stres­sa, inte gå miste om
Det skulle vara lätt av mig att proklam­era ​“säg ja till färre sak­er” eller ​“lär dig att säga nej”, men jag tror att det­ta är ett mer intrikat prob­lem än så. Annars hade så mån­ga ​“inte haft tid”. Vi vill göra en kor­rekt bedömn­ing av vad vi ska göra och inte göra, för vi vill dels inte stres­sa, dels så klart få gjort sådant som är vik­tigt om vi har tid trots att vi upplever att ​“det är myck­et nu”.

Vi kan där­för försö­ka göra det lätt för oss att i stun­den säga ja och nej till rätt sak­er, så vi får tid över (att dispon­era till det som är viktigt).

Tre tid­sre­lat­er­ade ting
Som jag ser det, är det tre sak­er vi behöver väga in i bedömnin­gen om vi ska göra något eller inte göra något — oavsett om det är något vi blir ombed­da att göra, om vi får ett erb­ju­dande att vara med på något eller om det är något vi själ­va kom­mer på att vi kan göra:

• Är aktiviteten/​uppgiften viktig?


• Hur myck­et tid har vi till vårt förfogande?


• Hur lång tid skulle det­ta ta i anspråk?

Gör så här
Vill du hjäl­pa dig själv att lättare svara på om du har tid eller inte, frå­ga dig själv:

1. Vad är det som för dig avgör vad som är vik­tigt? För det fles­ta är det de mål de har att upp­nå i sin roll. De uppgifter är vik­ti­ga som bidrar till målen. Har du inga tydli­ga mål eller tyck­er att mål­be­grep­pet är abstrakt? Frå­ga dig då vil­ka arbet­suppgifter som är själ­va kär­nan i din roll. De är troli­gen de vik­ti­ga. Det­ta är inte svart/​vitt. Du får göra sådant som inte är vik­tigt i rela­tion till målen, men när min tid är knapp, gör jag helst de uppgifter som bidrar till det jag vill åstad­kom­ma (de som bidrar till mina mål).


2. Hur får du en bild av hur myck­et tid du har till för­fo­gande? Att tit­ta i kalen­dern och se hur myck­et luck­or där finns lig­ger nära till hands. Där ser du möten och de uppgifter du reserver­at tid för att göra. Men, resten? I vän­tan på det att göra-listverk­tyg som vis­ar hur myck­et tid att göra-uppgifter­na i lis­tan rep­re­sen­ter­ar per dag (jag har inte hit­tat något, har du?), får vi ta till en sch­ablon. Själv har jag labor­erat mig fram till att jag behöver minst 10 obokade tim­mar per vec­ka. När bokad tid över­stiger 30 tim­mar, är det fullt. Då blockar jag de resterande tim­mar­na i kalen­dern. Ett alter­na­tiv är att du på för­hand bokar in de 10 (?) egen-tid-tim­mar­na som återkom­mande i kalen­dern (och spelar fem­ton-spel med dem, som jag skriv­it om tidi­gare), då blir det fullt med automatik.


3. Hur vet du hur lång tid uppgiften tar? Blir du ombedd att hjäl­pa till, frå­ga hur lång tid det tar. Eller, om du ska göra bedömnin­gen själv och du beteck­nar dig som tid­sop­ti­mist — dub­bla den tid­såt­gång du först gis­sar på. I värs­ta fall kom­mer du att få tid över.


4. Var någon av dessa frå­gor svåra att svara på? Definiera en att göra-uppgift som innebär förs­ta steget mot att finna ett bät­tre svar än du nu kunde ge dig själv. Det kan vara något så enkelt som att du går igenom din att göra-lista och upp­skat­tar tid­såt­gån­gen (och skriv­er dit den) på de uppgifter som den innehåller. För egen del är mitt näs­ta steg i det­ta att mod­i­fiera ett script jag hit­tat, som exporter­ar alla mina att göra-uppgifter ur det listverk­tyg jag använ­der, för fort­satt bearbetning.

Fak­ta ger rätt svar på tal
Om du har eller skaf­far dig konkre­ta svar på de frå­gor jag ställde ovan, kom­mer du att i stun­den ha lättare att svara kor­rekt på om du har tid till något ytterli­gare eller ej. Risken blir min­dre att du tar på dig för myck­et att göra eller att du tackar nej till sak­er du hade hun­nit med och som var vik­ti­ga för det du vill åstad­kom­ma. Känsla i all ära, men när det gäller tid­splaner­ing för­l­i­tar jag mig hellre på fakta.

Hur gör du?
Har du hit­tat ett snabbt och lätt sätt att göra en träff­säk­er upp­skat­tning av om du har tid eller inte? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.