Hur du väljer en uppgift du hinner med

2012-01-25, 11:00

Du som har valt att ha dina att-göra-uppgifter på ett och endast ett ställe, d v s i en enda att-göra-lista, kommer att ha en tämligen omfattande sådan.

Än längre blir den om du ser till att det som du formulerat som att-göra-uppgifter är sådant du kan göra i en ansats, snarare än som du behöver arbeta med över lång tid innan du kan bocka av.

Ändå är det precis det jag rekommenderar.

Alternativen, att ha att-göra-uppgifterna spridda på många ställen, eller att ha allt i huvudet, är så mycket värre.

Samtidigt lever vi i en vardag där vi behöver omprioritera ofta, eftersom det dyker upp saker ideligen. Dessa “saker” behöver vi sätta i relation till det vi redan har att göra, för att avgöra vad vi ska prioritera först.

Dela in i kategorier

Det är inga problem att du har en lång lista med många att-göra-uppgifter på, så länge som du flitigt nyttjar möjligheten att dela in den i kategorier.

Jag har tidigare i Klart! skrivit om nyttan att kategorisera efter kontext, d v s i vilken situation du behöver vara för att kunna göra uppgiften (på jobbet, hemma, vid datorn et c). Det är också värdefullt att kategorisera uppgifterna efter vilka projekt de är en del av.

Och, vet du, här kommer en kategoriseringsmöjlighet till.

Hur lång tid tar det?

Om du vill, kan du dessutom kategorisera att-göra-uppgifterna efter hur lång tid de tar att göra.

Om du har angett på varje uppgift hur lång tid den tar, kan du välja att bara se de uppgifter du skulle hinna slutföra, när du har en stund över. Du slipper se de uppgifter som är för stora och som du bara blir stressad av att se att du inte hinner “nu heller”.

Om du känner för att snabbt kunna bocka av några att-göra-uppgifter efter att du under hela dagen arbetat med en riktigt rejäl, långdragen uppgift, leta efter 5-minutrarna. Om du har en lång flygning framför dig, då du vet att du kommer att vara ostörd, välj bland de uppgifter som tar mer än en timme (och som har kontexten “vid datorn”).

Gör så här

  1. Bestäm dig för vilka tidsintervall du vill använda. Välj inte för många olika, utan höfta till med t ex 5 minuter, 15 minuter, 30 min, 1 timma, 2 timmar.
  2. Bestäm dig för hur du ska markera upp uppgifterna med tidsåtgången på ett enkelt sätt.
  3. Gå igenom din att-göra-lista och markera uppgifterna efter hur lång tid du tror att de tar att slutföra.  Om du tycker att det verkar arbetssamt att gå igenom hela listan, strunta i det och börja istället ange uppskattad tidsåtgång på de nya uppgifter du lägger till på listan från och med nu. Enda konsekvensen är att du kommer att behöva prova denna metod under längre tid innan du kan avgöra fullt ut om den är något för dig.
  4. Lägg märke till hur förvånansvärt många uppgifter som troligen tar riktigt kort tid att genomföra (om du har sett till att dina att-göra-uppgifter är sådana du kan slutföra i ett lagom stort steg, det vill säga).
  5. När du har en halvtimma över, välj bland uppgifter som tar 30 minuter eller kortare att slutföra. Om du har din lista digitalt, filtrera efter tidsåtgång 30 min, 15 min eller 5 min, så slipper du se uppgifterna som tar längre tid.

Välj rätt uppgift snabbare

Anger du hur lång tid varje att-göra-uppgift troligen tar, kommer du snabbare kunna välja en sak du kan göra, när du bara har en stund över. Du kan slippa se alla de uppgifter du ändå inte hinner göra nu. Därmed kommer du att känna dig mindre stressad i onödan.

Du kommer att lättare kunna välja uppgift efter vad du känner för just nu. Ibland vill du snabbt komma framåt, ibland vill du fördjupa dig i en riktigt mastig utmaning. Du får ett mer sanningsenligt perspektiv på det du har att göra i att-göra-listan. Du kommer att få lättare att få gjort uppgifter du skjutit upp ett tag, då du ser att de bara skulle ta fem minuter att göra, bara du satsade de fem minuterna på att göra dem.

Visst är det väl värt att prova?

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt hitta rätt uppgift att hugga tag i, av alla dina att-göra-uppgifter? Lämna en kommentar och avslöja hur du gör.

17 kommentarer på "Hur du väljer en uppgift du hinner med"

Jacob

Jacob skriver:

#1 - 2012-01-27, 23:14

Datorn är ett allt viktigare verktyg idag, och ofta kan vi sköta våra uppgifter från de flesta fysiska platser på jorden så länge vi har en laptop med internet. Således faller kraften av att sortera efter kontext bort. Att definiera uppgifter efter kontext skulle, för de flesta av oss, resultera i att en lista med 90 % på @computer. Det vore synnerligen osmidigt.

Jag har löst det genom att använda följande kontexter:
  • “Ärenden.” När jag ska ut på stan för att köpa något kollar jag i denna lista och ser om det är någon jag kan bocka av när jag ändå är i farten.
  • “Skola.” Saker som jag bara kan göra i skolan, tex att prata med en viss lärare.
  • “Bank.” Jag gillar inte att logga in och ut flera gånger, därför får alla bankärenden gå in under denna.
  • “Person X.” Har du en kollega som du ständigt kontaktar kan det vara en bra ide att skriva ner alla

Sedan har jag en mycket speciell kontext, nämligen “Hög energi.” Den markerar jag på de uppgifter som är särskilt krävande. Anledningen är att det förenklar mitt workflow oerhört, jag tror starkt på att skilja *planering* från *getting shit done* så när jag känner att energin är på topp väljer jag ur den listan. (Kan jämföras med “Most Important Task”.)

Majoriteten av mina uppgifter saknar kontext (eftersom de flesta uppgifter saknar anknytning till en fysisk plats). De är alltså inte någon etikett som nödvändigtvis måste användas, men som kan ge en del struktur och gör det snabbare för mig att hitta vad söker efter.

Hur gör du David?

Eva i Aten

Eva i Aten skriver:

#2 - 2012-01-29, 12:05

Allt låter bra, men för att detta ska fungera antar jag att man måste ha en iphone eller något. På min skruttiga gamla mobiltelefon hittar jag inget att få till det med…Är väl dags att byta ut den antar jag!
Bra tips, David och Jacob!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#3 - 2012-01-31, 21:48

Jacob: Tack för att du delar med dig av hur du lagt upp det hela. För mig betyder “kontext” inte bara fysisk plats, utan mer i vilken situation jag behöver vara, vilka resurser jag behöver ha tillgängliga och vilka verktyg jag behöver ha med mig.

Också jag har nästan alltid datorn med mig, men det är inte alltid jag har stabil internetuppkoppling (som nu, på tåget). Därför har jag en @dator- och en @internet-kontext. På mitt kontor har jag en scanner och där har jag också mitt pappersmaterial och inspelningsutrustning, så därför behöver jag en @stadskontoret-kontext. I min att göra-lista har jag också privata saker, vilket föranleder att jag använder kontexten @hemma mycket. Det är förvisso kontroversiellt, men jag tillåter mig att ringa vissa samtal i bilen (med handsfree). Det är samtal som jag vet med bestämdhet inte kommer att leda till att vi ska titta på ett datum att ses el dyl, så jag kommer inte att behöva bläddra i kalendern. Telefonsamtal som jag behöver ringa när jag är ostörd, sittande ner och koncentrerad samlar jag under @telefon. Jag har valt att ha min delegerat-lista i att göra-listan, med kontext @VäntarPå och liksom du har jag @Ärenden för just sådant jag ska köpa när jag ändå är på väg genom stan el dyl.

Det låter smart med “Bank”, så du kan passa på att göra det som ska göras där när du ändå är inloggad. Jag gillar också “Hög energi”. Den liknar “Lugn och ro” som en del har.

Tack för lång och fin kommentar! /David

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#4 - 2012-01-31, 21:50

Eva i Aten (härlig signatur!): Visst är det så. Det är ett absolut om man har en smartphone med en snitsig app när man ska kategorisera så detaljerat. Rekommenderar Things eller 2Do!

/David

Jacob

Jacob skriver:

#5 - 2012-01-31, 22:00

Skulle inte klara mig utan en smartphone.

För mig finns det två program att välja på: (båda på Mac, och jag tror inte windows har några särskilt bra program)
a. Things, om du vill ha användarvänlig design och enkel hantering av dina uppgifter.
b. OmniFocus, om du vill ha ett avancerat verktyg med hög inlärningströskel, men som definitivt är värt besväret att lära sig det, eftersom det är ett överlägset program för GTD.

Först hade jag Things, men bytte till OmniFocus och har inte ångrat det en sekund. Största fördelen med OmniFocus är att du så anpassningsbart, och den största anledningen till att jag prisar det programmet är att det är så enkelt att gömma det du inte behöver jobba på — något som jag skulle argumentera för att det bland det viktigaste när det gäller att åstadkomma resultat.

Eva i Aten

Eva i Aten skriver:

#6 - 2012-02-02, 00:15

Tack för era tips! Kanske kan det vara början till att få ordning på alla mina lappar som ligger överallt…! smile
Hälsningar från ett kyligt Aten, har snöat i flera delar av staden idag!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#7 - 2012-02-13, 12:28

Jacob: Trevligt att höra att också du tycker om Things. Det är också mitt val. Jag instämmer i att OmniFocus har hög tröskel och för mig är det inte värt besväret. Eftersom jag tag:ar flitigt, kan jag också låta Things bara visa de uppgifter jag vill jobba med i detta nu.

När det gäller Windows, tycker jag att Outlooks uppgifter-funktion är suverän. Den är välintegrerad med mailen och har hög flexibilitet när det gäller att designa de vyer som passar just mig. När jag körde Windows, var Outlook ett självklart val.

Eva: För all del! Jag hoppas att det kan vara ett steg i rätt riktning.

Kristina B

Kristina B skriver:

#8 - 2012-02-26, 19:51

Väldigt bra tips! Jag undrar om du har något förslag på lämpligt program för att-göra-listan om man inte har Mac, eller Iphone? Dessvärre har jag inte ens smartphone, men jag skulle kunna tänka mig att skaffa om det kunde hjälpa mig att strukturera upp vardagen bättre. Jag tycker det låter suveränt att kunna sortera efter både kontext och tidsåtgång. Har letat runt lite bland program, men inte hittat något lämpligt. Inser att jag lever lite på stenåldern eftersom jag använder PC, men inte har outlook (använder Thunderbird) och inte smartphone… Använder min Nokia 3710 tillsammans med windows calendar. Funkar för kom-ihåg, men inte för att-göra-uppgifter.

Jacob

Jacob skriver:

#9 - 2012-02-26, 23:31

Kristina,

Huruvida du behöver en smartphone eller ej, beror naturligtvis på dina behov. Jobbar du mest framför datorn eller behöver du kunna jobba oavsett om du befinner dig på gymmet, i sängen eller på toaletten (McKinsey-style)? Om du är som de flesta, klarar du dig utmärkt utan att behöva köpa dyra apple-prylar, även om de är fina att titta på. Fortsätt med din Nokia för SMS och telefonsamtal, men se till att hitta någon programvara för GTD som du trivs med. Där skulle jag rekommendera https://www.nirvanahq.com/ ett v,älsignat system med tillräckliga funktioner. Till kalendern skulle jag föreslå Google Calendar, såvida du inte trivs väldigt bra med Windows Calendar och dess koppling till Nokian. Fördelen med denna Nirvana/Google-setup är att du har allting online, vilket är gynnsamt om du använder flera olika datorer. Som sagt: Allt beror på dina behov.

Du, en sista uppmaning: Kom ihåg att ett organisationssystem bara är ett glas vatten, inget annat. Ditt liv består av de två deciliter vatten som glaset rymmer, och ditt jobb är att dricka upp det — varje dag. För att slippa en massa ovälkomna rester i slumpen eller skärsår på läppen behöver du visserligen hitta ett glas du trivs med, men bli aldrig besatt av att hitta det perfekta glaset, eftersom det antagligen inte existerar.

Kristina B

Kristina B skriver:

#10 - 2012-02-27, 08:47

Jacob,
Du har så rätt. Det är lätt att stirra sig blind på verktygen. Jag har mitt minne i telefonen (hjärnan bad om time-out för ett antal år sedan), så jag proppar kalendern full med påminnelser. Men det finns gränser för vad man kan överblicka och orkar knappa in på en telefon, så mycket trillar ändå in i glömskan. Försöker just nu bestämma mig för “hur jag vill ha det” och jag tror mycket stress kan undvikas med ett bra verktyg för att-göra-lista som är synkad med kalender och telefon. Kanske är det inte att min telefon inte är en smartphone som är begränsningen, kanske är det att jag hittills har valt att inte ha telefonen internetansluten? Det optimala för mig skulle nog vara ett bra GTD-program där jag kan sortera efter kontext, tidsåtgång och prioritering, som jag kan se i min telefon och överblicka i datorn när jag har internetuppkoppling och behöver en “större vy”. Använder bara en dator med trådlös internetanslutning på hemmakontoret, men jobbar på flera ställen. Jag ska kolla upp nirvanahq grin

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#11 - 2012-02-27, 09:45

Kristina och Jacob: Låt mig instämma i att Nirvana är en fin webtjänst för att göra-uppgifter. Där är det till exempel just enkelt att ange tidsåtgång på uppgifterna och filtrera listan efter det. Det är klart en bra sak att listan finns tryggt online och en nackdel i mitt tycke att den inte finns offline (förutom om man synkar med en telefon). Jag har inte alltid en stabil internetanslutning (på tåget, till exempel), så jag skulle bli frustrerad om jag inte hade listan lätt och snabbt åtkomlig i datorn. Men, kan du leva med det är Nirvana ett bra val. Gott också att uppgifterna kan exporteras den dag du växer ur verktyget.

Lycka till!

/David

Kristina B

Kristina B skriver:

#12 - 2012-02-27, 15:48

Hmm, jag börjar nästan luta åt att pröva de gamla vanliga hederliga papperslapparna. Jag har testat GEt the Milk men klarar inte att sortera efter etiketter och då faller liksom idén. Önskedrömmen är att kunna hantera en lista på datorn, men kunna läsa den som en lista i telefonen. Då vill jag ju egentligen kunna hoppa mellan olika sorteringsalternativ, t.ex. @telefon och @ärenden när jag är borta från dator och internetuppkoppling och vill kunna se att-göra-listan i telefonen.

Jacob

Jacob skriver:

#13 - 2012-02-27, 18:31

Det verkar som att du behöver köpa en smart telefon och sedan använda någon internettjänst såsom toodledo, nirvana eller något annat. Min erfarenhet är att du blir mycket mer organiserad med en digital lista än en fysisk sådan.

Kristina B

Kristina B skriver:

#14 - 2012-02-28, 09:54

Jag tror också att jag behöver en digital lista. de fysiska tenderar att hamna all over the place. Tack för alla tips! Ska försöka komma ihåg att rapportera när jag bestämt mig för hur jag ska göra. Hittade förresten smarta listor i RTM. Då går det att sortera på kontext grin Har inte fått tillgång till nirvana ännu så den är inte testad. Men Google calendar har gjort ett jättelyft sedan jag sist kollade den (det var några år sedan…). Och sedan ska jag ju bestämma mig för vilken smartphone wink
glada hälsningar Kristina

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#15 - 2012-02-28, 22:39

Kristina: Stiligt! Då var ett problem löst. Vad gäller val av smartphone, kan jag inte nog rekommendera iPhone. /David

Kristina B

Kristina B skriver:

#16 - 2012-02-29, 15:57

David: det är precis sådana svar man vill ha när man just bestämt sig för att “investera” wink
Jag skulle vilja prenumerera på din blogg, men jag lyckas inte. När jag klickar på RSS-feed så får jag bara upp en sidan med vad som ser ut som html-kod eller nåt. Hur göra?

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#17 - 2012-03-01, 09:46

Kristina: Jag förstår. Kopiera RSS-feed-länken och klistra in den i din RSS-läsare, till exempel Google Reader el dyl. Funkar det då?

/David

Skriv en kommentar


  (för att undvika spam)