Strukturbloggen

Har du var­it med om att du fått i upp­drag att göra något och att du och bestäl­laren senare haft oli­ka bild av vad det var ni kom överens om?

Har du någon gång lagt mer tid än du önskar på att ringa och maila efter kom­plet­terande infor­ma­tion när du ska lev­er­era en tjänst, fast ni haft ett möte för att bestäm­ma hur det hela ska gå till?

Tar du emot beställ­ningar av oli­ka slag och du behöver få myck­et infor­ma­tion från bestäl­laren för att allt ska bli rätt, under­lät­tar det om du inte behöver hål­la i huvudet det ni måste avhandla.

En han­del­sre­sandes smör och bröd

Resande säl­jare har vetat det­ta i åratal, men ock­så vi andra kan dra nyt­ta av deras bis­tra erfaren­heter. Säl­jaren har sitt orderblock med kolum­n­er för artikel­num­mer, kvan­titet och pris, och jag upp­ma­nar dig härmed:

Gör din egen blankett!

Med ​“gör” menar jag inte att du ska köpa en stan­dard­blan­kett i pap­per­shan­deln, utan utfor­ma en som till ful­lo fyller just dina, uni­ka behov.

Du må vara pro­jek­tledare, infor­matör, grafik­er, sko­makare, blom­ster­han­delsin­nehavare, kon­sult, jurist, VD eller något annat som innebär att du gör sak­er för någon annan. Använ­der du en blan­kett när du diskuter­ar med kunden/​beställaren/​klienten, kan du vara säk­er på att ni får pratat om allt det som behöver pratas om, efter­som det finns tom­ma rutor för det. En tom ruta lockar till ifyll­nad och två ​“ja”- och ​“nej”- rutor man­ar till att ta ställning.

Gör så här

1. Bestäm dig för en sit­u­a­tion i din vardag då du skulle ha nyt­ta av en blankett.
2. Ta fram ett tomt pap­per och en pen­na (och en lin­jal om du vill att streck­en ska vara helt raka).
3. Gör en skiss för hand över vil­ka rutor som behöver vara med. Det behöver inte bli snyg­gt. Det vik­ti­ga är att du får med det du behöver.
4. Se till att det finns någon ruta för att skri­va näs­ta steg, så ni lätt minns att ni ska kom­ma överens om hur ni går vidare med det ni diskuterat.
5. Är det vik­tigt för dig att utvärdera vad bestäl­laren tyck­te, lägg med en kort kund­nöjd­hetun­der­sökn­ing på två frå­gor längst ned till höger. T ex ​“Hur upplevde du …” och ​“Vad skulle jag kun­na bät­tre till näs­ta gång?”.
6. Är det vik­tigt för dig att pri­or­it­era rätt, lägg in en ruta där du kan fyl­la i vilket mål det här syf­tar till att uppfylla.
7. Anti­n­gen, rita själv upp blan­ket­ten i en lämplig mjuk­vara, eller ta hjälp av någon som gör det bät­tre och snab­bare, t ex din reklambyrå.
8. Innan du tryck­er upp den i en mängd exem­plar, tes­ta blan­ket­ten vid tre tillfällen och för­fi­na den därefter.
9. När du tyck­er att den funger­ar bra, tryck upp den i så stor uppla­ga att du har så du klarar dig några månader.
10. Be din chef om att få pre­sen­tera ditt nya verk­tyg på näs­ta avdel­ningskon­fer­ens. Kanske vill ock­så dina kol­le­gor få en lika smidig vardag som du.

Mer rätt från början

Ska­pa en blan­kett och det går fort­are för dig att ta emot beställ­nin­gen av det du ska göra, efter­som ni snab­bare kan kom­ma till konkret diskus­sion jäm­fört med om du utg­ick från ett blankt blad (och ett förhopp­n­ingsvis ej så blankt sinne).

Du gör då mer rätt från bör­jan, efter­som du i processens start fån­gar upp den infor­ma­tion du behöver, klart och tydligt. Du lev­er­erar med högre kvalitet. Du kan lugnt slapp­na av i sam­talet på mötet, i trygg förviss­ning om att ni får med allt. Du råkar dessu­tom ut för färre miss­förstånd, efter­som du lättare kan stäm­ma av med bestäl­laren att ni har sam­ma bild av vad som ska göras, innan du bör­jar göra det.

Hur gör du?

Hur gör du för att se till att du får med dig allt från bör­jan? Läm­na en kom­men­tar och berätta.