STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

02 Nov

Hur du får med allt från början


Datum: 2011-11-02 23:00 Kommentarer: 0 st

Har du varit med om att du fått i uppdrag att göra något och att du och beställaren senare haft olika bild av vad det var ni kom överens om?

Har du någon gång lagt mer tid än du önskar på att ringa och maila efter kompletterande information när du ska leverera en tjänst, fast ni haft ett möte för att bestämma hur det hela ska gå till?

Tar du emot beställningar av olika slag och du behöver få mycket information från beställaren för att allt ska bli rätt, underlättar det om du inte behöver hålla i huvudet det ni måste avhandla.

En handelsresandes smör och bröd

Resande säljare har vetat detta i åratal, men också vi andra kan dra nytta av deras bistra erfarenheter. Säljaren har sitt orderblock med kolumner för artikelnummer, kvantitet och pris, och jag uppmanar dig härmed:

Gör din egen blankett!

Med “gör” menar jag inte att du ska köpa en standardblankett i pappershandeln, utan utforma en som till fullo fyller just dina, unika behov.

Du må vara projektledare, informatör, grafiker, skomakare, blomsterhandelsinnehavare, konsult, jurist, VD eller något annat som innebär att du gör saker för någon annan. Använder du en blankett när du diskuterar med kunden/beställaren/klienten, kan du vara säker på att ni får pratat om allt det som behöver pratas om, eftersom det finns tomma rutor för det. En tom ruta lockar till ifyllnad och två “ja”- och “nej”- rutor manar till att ta ställning.

Gör så här

  1. Bestäm dig för en situation i din vardag då du skulle ha nytta av en blankett.
  2. Ta fram ett tomt papper och en penna (och en linjal om du vill att strecken ska vara helt raka).
  3. Gör en skiss för hand över vilka rutor som behöver vara med. Det behöver inte bli snyggt. Det viktiga är att du får med det du behöver.
  4. Se till att det finns någon ruta för att skriva nästa steg, så ni lätt minns att ni ska komma överens om hur ni går vidare med det ni diskuterat.
  5. Är det viktigt för dig att utvärdera vad beställaren tyckte, lägg med en kort kundnöjdhetundersökning på två frågor längst ned till höger. T ex “Hur upplevde du ...” och “Vad skulle jag kunna bättre till nästa gång?”.
  6. Är det viktigt för dig att prioritera rätt, lägg in en ruta där du kan fylla i vilket mål det här syftar till att uppfylla.
  7. Antingen, rita själv upp blanketten i en lämplig mjukvara, eller ta hjälp av någon som gör det bättre och snabbare, t ex din reklambyrå.
  8. Innan du trycker upp den i en mängd exemplar, testa blanketten vid tre tillfällen och förfina den därefter.
  9. När du tycker att den fungerar bra, tryck upp den i så stor upplaga att du har så du klarar dig några månader.
  10. Be din chef om att få presentera ditt nya verktyg på nästa avdelningskonferens. Kanske vill också dina kollegor få en lika smidig vardag som du.

Mer rätt från början

Skapa en blankett och det går fortare för dig att ta emot beställningen av det du ska göra, eftersom ni snabbare kan komma till konkret diskussion jämfört med om du utgick från ett blankt blad (och ett förhoppningsvis ej så blankt sinne).

Du gör då mer rätt från början, eftersom du i processens start fångar upp den information du behöver, klart och tydligt. Du levererar med högre kvalitet. Du kan lugnt slappna av i samtalet på mötet, i trygg förvissning om att ni får med allt. Du råkar dessutom ut för färre missförstånd, eftersom du lättare kan stämma av med beställaren att ni har samma bild av vad som ska göras, innan du börjar göra det.

Hur gör du?

Hur gör du för att se till att du får med dig allt från början? Lämna en kommentar och berätta.

 

 

 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)