Hitta en mötestid smidigt

2012-03-14, 11:00

Vissa saker åstadkommer vi bäst tillsammans med andra. Därför vill vi träffas. För att få till ett möte, behöver vi hitta en gemensam tid då alla kan.

Det är nu det börjar bli knivigt.


Visst kan det vara ett digert arbete att hitta en tid då alla som ska vara med på ett möte kan träffas?

Hur mycket tid har du förresten lagt på att hitta möjliga mötestider den senaste månaden?

Om du slår ihop det, är det kanske flera timmar av mailande fram och tillbaka, där dialogen lyder ungefär:

A: “Kan vi ta ett möte?”

B: “Ja, i nästa vecka.”

C: “Det går bra för mig också.”

A: “OK. Kan ni på tisdag?”

B: “Bara på eftermiddagen.”

C: “Då kan inte jag, men på onsdag morgon kan jag.”

B: “Då har jag ett annat möte.”

A: “Hur ser näst-nästa vecka ut, då?”

Det hade inte varit så tidsödande om hela den här mailkonversationen skedde under loppet av en kvart, men om ni är några stycken, kan den lätt dra iväg till att utspelas över en hel dag eller mer (om än glest utspridd).


Är ni bara två personer som ska hitta en tid, är det många gånger lättast att bara lyfta luren och diskutera er fram till det första bästa tillfället, men är ni tre, fyra stycken eller fler, är det en utmaning i sig att nå alla på telefon samtidigt.

Som tur är, finns det en handfull verktyg som gör just den här mötesbokningsprocessen snabb och smidig för oss.


För visst har du mer angelägna arbetsuppgifter att använda din tid till än att leta tider i kalendern?

Gör så här

Här kommer några tips på verktyg som hjälper dig lägga mindre tid på att boka möten, så du kan lägga mer tid på det väsentliga istället.

  1. Automatisk mötestidhittare i ditt kalenderprogram i företaget.
    I alla de vanligaste kalenderprogrammen de flesta av oss använder finns det någon slags funktion som med automatik hittar första gemensamma lediga tid för ett möte. I Outlook heter funktionen “Schemaläggning, i Lotus Notes “Scheduler” och i iCal “Tillgängliga mötestider”.
    Det går i princip till så att du först anger vilka deltagare du önskar på mötet och hur långt mötet är, varpå funktionen letar upp första tid då ni alla är tillgängliga.
      Detta förutsätter att samtliga mötesdeltagare använder samma kalenderserver, d v s tillhör samma organisation. Om någon av mötesdeltagarna är kund, leverantör eller annan extern part, spricker det.  Men, det finns hjälp att få, genom:

  2. Semiautomatisk mötestidhittare på internet.
      Det finns nu webtjänster som möjliggör smidig mötesbokning, även då en deltagare använder Google Calender, en Outlook, en Lotus Notes och en papperskalender.
      Den tjänst jag valt att använda är Tungle.me. Timebridge och Timetomeet är liknande alternativ.
    Om du vill att Tungle.me ska fungera precis som en automatisk mötestidhittare, behöver varje deltagare publicera sina kalendrar hos Tungle.me, vilket innebär att man visar när man är tillgänglig och när man inte är det (inte vad man gör när man är upptagen). Det har jag avstått ifrån och använder istället Tungle.me som en semiautomatisk tjänst.  När jag då vill sammankalla till ett nytt möte, går jag in på Tungle.me, startar en ny mötesbokning, anger vilka deltagare jag vill bjuda in (e-postadresser) och hur långt mötet ska vara.
    Därefter “målar” jag i Tungle.me:s kalender in en handfull tider jag är tillgänglig framöver och skickar iväg inbjudan. När deltagarna får mitt inbjudningsmail, klickar de på en länk, kommer till samma kalender och väljer vilka av mina klockslag som också passar dem. När alla deltagare svarat, talar Tungle.me om vilken eller vilka tider samtliga deltagare kunde, varpå jag bekräftar mötestiden.
    Mig hjälper tjänsten en hel del och jag slipper en mängd mail jag annars skulle behöva få och skicka. Eftersom jag valt att inte publicera min kalender, går det inte helt automatiskt, men det extra arbete som krävs då jag anger vilka tider jag kan, tar jag gärna.

  3. Analog mötestidhitt-metod.
    En helt analog alternativ metod är att se till att boka nästa möte innan du avslutar dagens möte med samma grupp. Har ni ändå kalendrarna framme, går “synkningen” som en dans.

Mindre sjå, mer tid till det väsentliga

Använder du någon av de här mötestidhittar-funktionerna vinner du tid, helt enkelt. Du låter någon annan, d v s ett system, administrera det digra arbetet att synkronisera kalendrar.
Inom ramen för ett uppdrag jag hade för ett tag sedan, skulle jag i december sammankalla tretton personer från olika delar av koncernen till en två-timmars-workshop. Jag angav namnen i Outlooks schemaläggning och snabbt som ögat kom första gemensamt lediga tid upp - i slutet av februari.
Föreställ dig den mail- och telefoncirkus jag hade varit hänvisad till för att komma fram till samma sak om inte schemaläggningsfunktionen fanns.

Hur gör du?

Vad är ditt favoritverktyg som hjälper dig effektivisera möteshanteringen? Skriv dina tankar i en kommentar.

2 kommentarer på "Hitta en mötestid smidigt"

Ulf Westermark

Ulf Westermark skriver:

#1 - 2012-03-29, 23:51

Skulle vilja slå ett slag för doodle.com
Kräver ingen registrering och fungerar utmärkt
för att göra förslag på tider som seden folk går in och kryssar i om de kan.

/Ulf W

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2012-04-03, 09:07

Ulf: Tack för slaget för doodle.com! Ja, det är verkligen ett enkelt verktyg.

/David

Skriv en kommentar


  (för att undvika spam)