Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Något av en kalldusch

Och, ändå lyckas vi oftast få ihop allt till slut, pré­cis i tid, fem i tolv. Det blev stres­sigt på slutet, det var lätt att vi då gjorde mis­stag och det var ett inte vidare behagligt sätt att arbeta.

Jag förstår att det kan finnas en lock­else och njut­ning i det att sli­ta hårt och inten­sivt för att sedan slapp­na av i att ​”jag kla­rade det” — pré­cis som att jag fascin­eras över min faib­lesse för kalla havs­bad (11,9 grad­er i söndags) och den när­mast rus­lik­nande känslan när jag kom­mer upp och torkar i den några grad­er var­mare vin­den. Men, inte skulle jag ständigt var­je dag ta de kalla baden och inte heller alltid stres­sa klart i sista sekunden.

Två gam­la, goda strategier

Visst skulle det vara fint att få bör­jat tidi­gare med åtmin­stone en del av de sak­er vi lätt skjuter upp en gång för myck­et? För nog är det just bedräg­ligt, det­ta med uppgifter och när de ska vara klara. Det är först ​”sedan — sedan — sedan — sedan” och vips är det ​”nu”.

En strate­gi för att bör­ja tidi­gare är att dela upp arbetet i små, konkre­ta steg vi kallar att göra-uppgifter. En annan att boka in tid i kalen­dern (tidigt!) då vi gör sak­en, trots att det inte är ett klock­slags­beroende möte (då det är klock­slags­beroen­det som avgör om något ska stå i kalendern).

Hur tar tid sig ut?

Men, vi kan ock­så hjäl­pa oss själ­va på andra sätt. I en täm­li­gen färsk studie av Yan­ping Tu (Uni­ver­si­ty of Chica­go) och Dilip Soman (Uni­ver­si­ty of Toron­to) tes­tar forskar­na hur det sätt vi betrak­tar tid påverkar när i tid vi gör en uppgift som har en dead­line. Två av exper­i­menten hand­lar om de van­li­ga bryt­punk­ter vi har för att kat­e­goris­era mängder av tid, i det­ta fall årsskifte och månadsskifte.

En grupp test­per­son­er fick i det förs­ta exper­i­mentet i juni i uppgift att göra något inom sex månad­er, det vill säga senast den sista decem­ber. En annan grupp fick i juli sam­ma uppgift — ock­så de inom lop­pet av sex månad­er, allt­så den sista jan­u­ari näs­ta år. Forskar­na fann att den för­ra grup­pen, med dead­line det­ta året, i snitt bör­jade med uppgiften tidigare.

I det andra exper­i­mentet fick test­per­son­er­na gradera på en nio-gra­dig skala (”defin­i­tivt nu” — ​”defin­i­tivt sedan”) när de skulle bör­ja med en fyra-tim­mars uppgift om det idag är den 24 april (respek­tive 25:e, 26:e och 27:e april) och dead­line är den 29 april (respek­tive 30:e april, 1 maj och 2 maj). De med dead­line i april månad sade sig väl­ja att bör­ja bety­dligt tidi­gare än dem med dead­line i maj, trots att kalen­der­tiden till dead­line för alla var exakt fem dagar.
Forskar­na tolka­de det­ta som att dead­lines infal­lande det­ta året och den­na månad upp­fat­tades som ​”lika nuet”, medan de näs­ta år respek­tive näs­ta månad upp­fat­tades ​”oli­ka nuet” och att den­na upplevelse påverkade vår benä­gen­het att kom­ma igång.

Gör så här

Vill du ta fas­ta på resul­tat­en i den här stu­di­en, få dina dead­lines att lik­na nuet. Du kan göra det på till exem­pel två sätt:

• Sätt dead­line hit­om det som för dig är en tydlig kalen­der-bryt­punkt. Är dead­line egentli­gen en bit in i näs­ta månad, sätt den till sista dagen den­na månad. Ska något vara klart i slutet av jan­u­ari, sätt dead­line till före årsskiftet.
• Istäl­let för att for­mulera att ni ska vara färdi­ga ​”efter sport­lovet”, skriv ​”före Påsk”. En dag som är hit­om bryt­punk­ten är av sam­ma slag som den dag som är idag, medan en dag efter bryt­punk­ten till­hör en annan kat­e­gori. Även om ​”före Påsk” rent fak­tiskt kan vara senare än ​”efter sport­lovet”, är chansen stor att du bör­jar tidi­gare än annars, efter­som en dag ​”före Påsk” är mer lik nuet.

De bryt­punk­ter vi talar om på dagar­na är goda verk­tyg vi kan ta till för att få gjort fler sak­er tidi­gare, så låt oss leka med dem. Hur kan vi använ­da ​”Lucia”, ​”jul”, ​”nyår”, ​”ter­tial 1”, ​”kvar­tal 2”, ​”mid­som­mar”, ​”semes­tern”, ​”augusti”, ​”halvårsskiftet” och andra begrepp när vi for­muler­ar våra dead­lines så det gyn­nar vår initativförmåga?

Tidi­gare igång — snab­bare klart

Om du får dina dead­lines att ham­na i sam­ma kat­e­gori som nuet, kom­mer du enligt stu­di­en troli­gen att sät­ta igång tidi­gare. Möjli­gen kän­ner vi att det plöt­sligt var oer­hört mån­ga sak­er som skall vara klara nu istäl­let för sedan, men nog är det bät­tre att kän­na iver att kom­ma igång nu än stress mot slutet när sedan med ens slog över till att bli nu?

Hur gör du?

Hur gör du för att sät­ta dead­lines så du lättare håller dem? Dela med dig av dina tankar och tips till mig.

(Har du för­resten hört om dessa fem sätt att hål­la koll på dina dead­lines?)