Strukturbloggen

Doku­ment vi sparar vill vi hit­ta blixtsnabbt igen, närhelst vi behöver dem. Visst, det är smart att spara dem på rätt ställe, men åtmin­stone jag sök­er fram rätt fil i alla fall nio gånger av tio. Anti­n­gen vet jag inte i vilken mapp jag ska leta eller vill jag inte klic­ka mig runt i en mapp­struk­tur utan hellre hit­tar det jag sök­er genom en snab­båtkom­stapp som Alfred.

Kom­pon­era medvetet

Går det verk­li­gen snab­bare att söka? Det beror på. Nam­nger vi fil­er­na och doku­menten på ett kon­sekvent sätt med ett urval av namnkom­po­nen­ter, vet vi lättare vad vi ska söka efter och därmed hit­tar vi ock­så det sök­ta snabbare.

Kom­pon­era där­för fil­nam­net smart, så blir hit­tandet smidigare.

Gör så här

Idag, för­fi­na hur du nam­nger doku­ment och fil­er, det vill säga, var mer kon­sekvent än innan eller inför en ny kom­po­nent i dina fil­namn. I nam­net kan du använ­da till exempel:

• Datum för det doku­mentet avs­er. Sök­er du på datum, hit­tar du alla doku­ment som rör något som ska hän­da då. Det här låter kanske självk­lart, men har du egentli­gen lagt märke till hur genialisk den kor­ta koden datum är för att iden­ti­fiera en enda av alla de dagar som passerar?


• Kund­nam­net. Sök­er du på kund­nam­net, hit­tar du alla kun­dens doku­ment, även om de skulle ham­nat på oförut­sett ställe.


• Innehål­lets art. Bestäm dig för att alltid benäm­na sam­ma sorts doku­ment på sam­ma sätt. Ska anteck­ningar från ett möte heta ​”mötes­no­teringar”, ​”notat”, ​”mötes­no­tat”, ​”möte­san­teck­ningar” eller bara ​”möte”? Har du svårt att kom­ma fram till vad som är den bäs­ta benämnin­gen, låt lot­ten avgöra och håll dig sedan till det ord som vann.


• En siffra som anger hur klart doku­mentet är, på en fem­gr­a­dig skala, t ex. Då kan du låta ett litet pro­gram som Hazel automa­tiskt fär­gläg­ga doku­ment­nam­nen på disken så du med visuell lät­thet särskil­jer de klara från de bara påbör­jade i map­pen du tittar.

Du behöver inte nu med en gång döpa om alla doku­ment du inte tidi­gare nam­n­giv­it på det­ta sätt. Bör­ja istäl­let att tilläm­pa det­ta nya på sådant du ska­par idag. Då hit­tar du åtmin­stone de senast ska­pade fil­er­na snab­bare än innan.

Smart val ger inga kval

Om du inför en lättsök­bar kom­po­nent i dina fil­namn och om du använ­der den kon­sekvent från och med nu, hit­tar du snab­bare det du sök­er. I varda­gen upplever du dig min­dre hin­drad i din fram­fart (för du slip­per leta) och du behöver inte län­gre vän­ta så länge på att rätt fil ska dyka upp, utan du går snab­bare från tanke till handling.

Hur gör du?

Vad är ditt bäs­ta nam­n­givn­ingstrick? Berät­ta för mig!