Strukturbloggen

I vår vardag på job­bet gör vi sak­er som går fort och sak­er som tar lång tid. En del uppgifter kan vi bestäm­ma oss för att göra nu, varpå vi gör dem. Andra behöver vi kom­ma till­ba­ka till litet då och då och göra delar av för att till slut gå i mål några veck­or senare och få gläd­jas åt att sät­ta den där ​“Klart!”-bocken.

Det gäller att hål­la isär de här, för de är två helt oli­ka sak­er. När vi skriv­er upp de kor­ta uppgifter­na, skriv­er vi pré­cis vad vi ska göra. Men, när vi skriv­er upp de lån­ga uppgifter­na, for­muler­ar vi oss mer i ter­mer av vad som ska åstad­kom­mas, genom mån­ga kor­ta uppgifter efter varan­dra (som i bäs­ta fall finns på vår att göra-lista).

Lån­ga uppgifter kan till exem­pel heta sak­er som ​“Norge-etab­lerin­gen”, ​“Nytt intranät”, ​“Utveck­lingssam­tal­en”, ​“Byg­g­pro­jek­tet X”, ​“Höst­kick­of­fen”, ​“För­bät­trad rekla­ma­tion­srutin” och ​“Lever­ansen till kund Y”, medan de kor­ta for­muleras med verb som ​“skriv”, ​“ring”, ​“skic­ka”, ​“sam­mankalla”, ​“frå­ga”, ​“maila” och ​“boka”.

Ibland när jag föreläs­er upplever jag att jag inte gör mig rik­tigt förstådd när det gäller vik­ten av att sep­a­r­era långt och kort. Låt mig där­för göra ett nytt försök idag.

Lis­tan i oli­ka lager
Som jag ser det, behöver vi ha dels en att göra-lista med de kor­ta uppgifter­na, dels en över­sikt över alla lån­ga uppgifter vi ans­varar för. Var­je lång uppgift som jag vill ska röra sig framåt behöver i var­je läge ha åtmin­stone en att göra-uppgift i att göra-lis­tan som dess näs­ta steg (eller i någon annans att göra-lista när du vän­tar på att denne ska göra något). Vi ska kun­na vara tryg­ga i att om vi gör de kor­ta sak­er­na som står på att göra-lis­tan, kom­mer vi framåt i alla de lån­ga sak­er­na på översikten.

Sep­a­r­erar vi lån­ga och kor­ta uppgifter till två oli­ka ställen, kan vi pend­la mel­lan det strate­giska per­spek­tivet då vi lyfter blick­en och det oper­a­ti­va då vi gör allt som ska göras. Blandar vi lån­ga och kor­ta uppgifter på sam­ma att göra-lista, är det lätt att de lån­ga uppgifter­na blir sur­de­gar som vi skjuter fram­för oss. Vi ser att de står där, men efter­som vi inte definier­at näs­ta kor­ta uppgift som ska göras i den lån­ga uppgiften, ten­der­ar vi istäl­let väl­ja att hug­ga tag i de kor­ta uppgifter­na (som hand­lar om andra sak­er), efter­som de är mer konkret for­muler­ade och snab­bare att kom­ma igång med.

Om vi kän­ner oss överväldigade över alla de lån­ga uppgifter vi över tid behöver få klart, är själ­va det suc­ces­si­va ned­bry­tandet i kor­ta steg ett effek­tivt sätt att reduc­era stressen. Har vi då de lån­ga uppgifter­na på ett ställe för sig, kan vi lugnt definiera de kor­ta ste­gen som att göra-uppgifter på att göra-lis­tan. Om vi istäl­let blandar långt och kort, ham­nar de kor­ta näs­ta ste­gen till­sam­mans med de lån­ga uppgifter­na i sam­ma lista, så att vi till slut har en lista som dels vis­ar allt vi konkret ska göra, dels sådant vi inte direkt ska göra utan snarare åstad­kom­ma. Att göra-lis­tan får karak­tären av litet av var­je-lista istäl­let för att vara befriande renodlad.

Gör så här

1. Ta en fun­der­are på var du skulle kun­na ha din kom­plet­ta över­sikt över de lån­ga uppgifter, pro­jekt och förän­dringsini­tia­tiv du ans­varar för. Fokusera på att göra den över­skådlig och lätt att hit­ta när du vill få koll. Gör du en van­lig lista rätt upp och ned? Ritar du en mindmap för att få rejäl överblick? Läg­ger du upp ett Gantt-schema i ett över­skådligt kalkyl­blad? Avsät­ter du en vägg på ditt kon­tor till att där sät­ta pos­ti­t­lap­par som fly­t­tas allt län­gre åt höger, i takt med att de när­mar sig slutförande?


2. Gör din kom­plet­ta över­sikt. Det vill säga, töm huvudet på alla lån­ga uppgifter du kan kom­ma på att du ans­varar för och skum­ma igenom din att göra-lista efter uppgifter som du egentli­gen behöver göra i flera steg för att kun­na boc­ka av. Det kan hän­da att ni har ett gemen­samt pro­jek­thanter­ingssys­tem eller att ni arbe­tar med visuell styrn­ing av era gemen­sam­ma pro­jekt. För de all­ra fles­ta är det värt det extra besväret att ock­så läg­ga till de pro­jekt därifrån som de är involver­ade i, så att de ​“tar hem” överblick­en över dem till sin egen översikt.


3. Skum­ma igenom över­sik­ten och se till att du har något definier­at näs­ta steg (eller ​“action” om du så vill) på var och en av de lån­ga uppgifter­na som du vill ska vara i rörelse. Det kan vara något du ska göra (som finns som en kort uppgift i din att göra-lista) eller något du vän­tar på från någon annan.


4. Bestäm dig för hur ofta du ska skum­ma igenom över­sik­ten på det­ta sätt och när det pas­sar dig bäst. Mån­ga gör det ett par gånger i månaden under en stund på dagen då det inte brukar vara så hek­tiskt. Boka gär­na in ett återkom­mande möte med dig själv, så det lättare blir av.

Min­dre förvir­ring och mer gjort
Sep­a­r­erar du kor­ta att göra-uppgifter från de lån­ga pro­jekt eller förän­dringar du ans­varar för, kom­mer du få en att göra-lista som går snab­bare att job­ba med. Du ser lättare vil­ka lån­ga uppgifter som risker­ar att gå i stå och färre ini­tia­tiv risker­ar fal­la mel­lan stolarna.

Hur gör du?
Var har du valt att ha din över­sikt över dina lån­ga uppgifter? Berät­ta gär­na i en kommentar.