STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

22 Jun

Full mailbox efter ledigheten?


Datum: 2011-06-22 15:26 Kommentarer: 6 st

Har du varit med om att du kommit åter till jobbet efter några veckors ledighet och mötts av en mailbox med flera hundra olästa mail?
“Välkommen tillbaka!”

Hur brukar det kännas, tycker du?

Du hinner bara skumma igenom de senaste innan det är dags att gå in på möte. På väg till lunchen slänger du ett getöga på mailen igen. Ja, det har kommit några till.

När eftermiddagen är slut och dagens tre möten avklarade, hinner du bara hantera de allra mest akuta som tillkommit under dagen innan det är dags att gå hem.

Du har inte ens hunnit kika på mailen från förra veckan och du befarar att där ligger något du borde ha svarat på för länge sedan. De närmaste veckorna kämpar du för att “komma ner i mail-högen” och du behöver lägga minst en sen kväll för att få grepp om situationen.

Ingen vidare start, va?

Räkna med det du redan vet

För de allra flesta av oss strömmar mailen till, dag för dag, oavsett om vi jobbar eller är lediga.

Det är ett som är säkert.

Därför, räkna med att du kommer att ha en massa olästa mail i mailboxen första dagen på jobbet efter att du varit på resa. Om du från början avsätter tid till att hantera dessa mail, kommer du att snabbt känna att du kommer ikapp efter ledigheten, istället för att behöva dras med ett lass gamla mail flera månader.

Gör så här

  • När du bokar in ledighet, boka också samtidigt in tid för att processa de mail som kommit då du varit borta. Detta kan även gälla vid tjänsteresa, såvida du inte hinner hantera mail i samma takt när du är på resa som när du är på kontoret.
  • Tänk på att det är skillnad på att processa mailboxen och att göra de uppgifter som kommer av mailen. När du processar, skapar du bara att-göra-uppgifter, sparar undan eller slänger mailen. Du gör ingen av uppgifterna (såvida den inte tar mindre tid än två minuter).
  • För mig fungerar det bra att ha tumregeln:
    • En dag borta – en timmas processtid
    • En vecka borta – en dags processtid

    (Låt säga att jag får mellan 30 och 50 mail om dagen. Eftersom jag inte har några kollegor, är alla mail direkt riktade till mig. Det händer bara någon gång i veckan att jag får ett mail som cc:. Så, alla mail behöver jag ta konkret ställning till.)

  •  

  • Så, när du vet hur mycket tid du behöver reservera, boka in den tiden i din kalender, så du inte är tillgänglig för mötesförslag från dina kollegor då.
  •  

  • Eftersom du kanske inte gjort så här hittills, och om du redan har resor eller ledighet inbokad, lägg också in i din veckogenomgång att du, när du skummar en månad bakåt och en månad framåt, reserverar upp dagar eller timmar beroende på hur länge du varit borta, på samma sätt som ovan.

Precis just nu, gör så här

Jag gissar att du kommer att vara ledig över jul och nyår.

  1. Kolla i din kalender och avsätt tid den första eller de första dagar då du är tillbaka på kontoret.
  2. Se till att du där har tid då du inte är tillgänglig för möten, utan som ska användas till att få koll på läget.

Visst, det kommer inte lika mycket mail över storhelgerna, men det må väl vara hänt om du skulle råka reservera för mycket process-tid första dagen på kontoret? Jag är övertygad om att du har annat värdefullt att fylla överbliven tid med.

Olle närmar sig

Motar du Olle i grind på detta sätt, kommer du snabbare få kontroll på din egen planering än tidigare, efter att du varit borta från kontoret. Du kommer att kvickare få gjort de uppgifter som faktiskt är akuta just nu, eftersom du väldigt snart efter återkomsten till jobbet gjort din att-göra-lista komplett. Du slipper också ha dåligt samvete för de mail du ännu inte hunnit “komma ner till”, eftersom du hunnit genom hela mailboxen.

Hur gör du?

Hur gör du för att få en angenäm första arbetsdag efter ledigheten? Lämna en kommentar med ditt absolut bästa tips.

Kommentera (6 kommentarer)

Stefan Kalmelid

Stefan Kalmelid skriver:

#1 - 2011-07-11, 14:21

Har fått tips om att skriva att jag är på semester i mitt Out-of-Office meddelande och be avsändaren att skicka om mejlet när jag är tillbaka.
Då kan man med någorlunda gott samvete ignorera det som kommit under semestern.
Har dock inte provat det ännu grin

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2011-08-21, 23:26

Stefan: Det låter synnerligen bekvämt. Vid en första anblick tänkte jag att det skulle vara att lägga bollen i knät på avsändaren väl mycket, men kanske är det värt att reflektera över ändå. Om du testar, berätta gärna hur det går!

/David

PersonligEffektivitet

PersonligEffektivitet skriver:

#3 - 2011-08-23, 16:48

Hej David

Jag försöker att tillämpa något liknande ditt förslag om att avsätta större delen av min första arbetsdag efter semestern med att gå igenom och prioritera min e-post.

Vill även passa på att berömma för en bra artikel.

Magnus

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#4 - 2011-08-23, 17:06

Magnus: Visst fungerar det fint och visst är det skönt att veta att man har den tiden? Kul att du tyckte om artikeln!

/David

Anne

Anne skriver:

#5 - 2012-02-09, 15:11

Jag ställer in mailprogrammet på att skicka automatiskt svar på mail som kommer när jag är borta. I svaret anger jag hurlänge jag är borta, men lägger alltid till 3-4 dagar så att folk inte förväntar sig svar första dagen jag är hemma igen.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#6 - 2012-02-13, 11:53

Anne: Smart att du lägger till några buffert-dagar! Då hinner du gott och väl komma igenom mailhögen, gissar jag.

/David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)