STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

24 Nov

Fem starka skäl till att ha en inkorg på skrivbordet


Datum: 2010-11-24 07:30 Kommentarer: 0 st

Tyvärr är det inte bara mail, telefonsamtal och goda idéer som vi behöver ta hand om i vardagen, utan de flesta av oss har också en strid ström av inkommande pappersmaterial att hantera.

Brev kommer via posten, lappar kommer från kollegor, mötesanteckningar från oss själva och kvitton från när vi lunchat.

Det är lätt hänt att vi sprider alla dessa papper litet varstans, med följden att vi inte hittar det vi söker, att lappar försvinner och vi blir distraherade av allt som dräller på skrivbordet.

Om du inte redan har det, skaffa dig en hederlig, rejäl inkorg till ditt skrivbord.

”Låt höra de fem skälen!”

Varför en inkorg? Jo,

  • Du har då ett självklart ställe att lägga de papper du ska hantera så fort du får några minuter över.
  • Dina kollegor har ett lika självklart ställe att lägga telefonlappar eller andra informationsblad de vill göra dig uppmärksam på, istället för att lägga dem i travar på tangentbordet eller tejpa upp dem på skärmen för att du inte ska missa dem.
  • Du kan hålla resten av skrivbordet fritt från papper, så du har rejäl arbetsyta för de uppgifter du jobbar med för ögonblicket.
  • Du arbetar mer fokuserat igenom de papper du har att hantera, eftersom du betar av en enda hög istället för att plocka litet här och litet där bland högarna på skrivbordet.
  • Det blir tydligt för dig att du inte har mer att processa när inkorgen är tom och du kan tryggt njuta av att du har koll på läget.

Gör så här

  1. När du kommer till kontoret, töm fickorna på kvitton och lappar och töm väskan på de papper du stoppat undan där.
  2. Lägg allt i din inkorg.
  3. Lägg också dit de ströpapper som råkat hamna på skrivbordet.
  4. Så fort du bara kan, gå igenom varje ark, lapp eller bunt av papper för sig och ta ställning till vad du ska göra med det.??Ska du definiera nästa steg, d v s en att-göra-uppgift, som har med dokumentet att göra? Ska du t ex göra det du noterat på mötesanteckningen att ni kom överens om på mötet nyss???Behöver du inte göra något särskilt, men dokumentet är ändå bra att ha? Sortera in det på den självklara platsen i ditt system för bra-att-ha-material.?? Rör det sig om ett nytt projekt? Lägg till det på din projektöversikt.
  5. När du är klar och inkorgen tom, är du redo för vad som än dyker upp härnäst.

Inkorgen som en trampett

Precis som du strävar efter att varje dag komma ner till noll mail i din mailbox, sträva efter att ta snabba beslut om allt i din inkorg så att också den är tom några gånger om dagen. Inkorgen skall inte vara en lagringsplats, utan innehållet ska bara “studsa” där så det får ny fart framåt.

Du kommer att i större utsträckning göra rätt sak i rätt tid, eftersom du snabbt får in allt i din att-göra-lista, varifrån du ständigt plockar de högst prioriterade uppgifterna.

Du sparar tid genom att du slipper leta efter material lika mycket som tidigare, eftersom du har ännu färre ställen att leta på. Förut kunde kvittot ligga i fickan, i väskan, till höger på skrivbordet, till vänster eller i högen med det som du ska hantera se’n, nå‘ngång. Nu ligger det antingen i inboxen (men inte så länge till), eller på det enda ställe du samlar dina kvitton inför att du skriver reseräkning en gång i månaden.

Hur gör du?

Hur gör du för att hålla skrivbordet rent, så du slipper distraheras av allt material i högarna du ändå inte jobbar med just nu?

Kommentera!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)