STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

08 Sep

Erfar en ekande inbox


Datum: 2010-09-08 09:29 Kommentarer: 0 st

När hade du tomt i din mail-inbox senast? Minns du hur det kändes?

Många av oss har väldigt många mail i inboxen och tro det eller ej, men det i sig gör ofta att det tar längre tid innan vi läser och hanterar de nya mail som kommer in.

Min inbox är för det mesta tom större delen av dagen. Man skulle kunna tro att det beror på att jag får väldigt litet mail, men så är det inte. Jag får nog ett ganska vanligt antal mail varje dag.
Saken är den att jag flera gånger om dagen läser, fattar beslut och sparar undan (eller slänger) de mail jag får, tills inboxen åter är tom.

Mängden sparade mail gör skillnad

De senaste veckorna har varit mycket intensiva för mig och ofta när jag kommit till kontoret efter några timmars frånvaro, har mailboxen signalerat “41 olästa mail”, eller liknande.

Det är intressant att se hur påtagligt mängden mail i inboxen påverkar mitt agerande.

När jag då sätter mig för att kolla mail, börjar jag skumma igenom listan, uppifrån och ned. Jag läser litet grann i något mail, för att sedan gå vidare till nästa, utan att riktigt bestämma mig för vad mailet innebär att jag ska göra.

Jag hoppar upp och ner i listan, läser och bläddrar, men får egentligen ingenting gjort. Det känns övermäktigt att ta tag i mailen (för de är ju så många fler än vanligt) och faktiskt jobba bort dem, så jag bara fipplar omkring bland dem.

För mig, kanske för dig, gör uppenbarligen en stor mängd mail i inboxen att jag tenderar jobba långsammare med de mail jag har.

Visst, jag tar mig slutligen i kragen och behandlar hela inbox-innehållet så att inga mail längre finns kvar. En skön känsla av frihet, enkelhet och, faktiskt, en viss njutningsfull tomhet infinner sig.

Kom ner till noll varje dag

Behandla alla dina mail i inboxen regelbundet, så att du har en ekande tom inbox några gånger under dagen.

Om du är som jag, är det då lättare att hålla inboxen tom, och på köpet svarar du på mail fortare och kommer snabbare vidare i de ärenden du jobbar med i din vardag.

Prova också du

Visst, det här är lätt att säga när man har få mail i inboxen från början, men för den som har 3766 sparade mail (varav 41 olästa), låter mina ord säkert väl beskäftiga.

Så, jag erbjuder dig idag möjligheten att få erfara hur det är att ha en ekande tom inbox. Bestäm dig för att för en eftermiddag jobba med en tom inbox, som om det var normaltillståndet.

  1. I din inbox, skapa en ny mapp och döp den till “Tillfälligt”.
  2. Flytta alla mail i din inbox till “Tillfälligt”-mappen.
  3. Bestäm dig för när du ska kolla mail nästa gång; nästa jämna klockslag, nu, om fem minuter eller sedan, efter lunch, el dyl.
  4. När det kommit mail, öppna det första.
  5. Läs mailet.
  6. Bestäm dig för om det innebär att du ska göra något. Sätt då upp uppgiften på din att-göra-lista eller gör den med en gång.
  7. Bestäm dig också för om du ska spara mailet, eftersom du kanske behöver det någon gång, fast du vet inte när. I så fall, spara undan mailet bland de andra digitala dokumenten i din mappstruktur som handlar om samma sak, samma kund, samma projekt, samma område.
  8. Radera sedan mailet från inboxen.
  9. Fortsätt till dess inboxen åter är tom.
  10. Reflektera någon minut över hur du upplevde detta. Gick det lätt att behandla alla mailen? Var det någon skillnad mot förut, när inboxen var späckad?
  11. Fortsätt så här under återstoden av dagen.
  12. Vid dagens slut, reflektera ett ögonblick igen. Hur känns det nu? Vill du gå tillbaka till hur du hade det innan?
  13. Antingen, lägg tillbaka alla mail du lade i “Tillfälligt” åter till inboxen.
  14. Eller, behåll det som det är och ägna 20 minuter om dagen till att behandla så många mail du hinner i “Tillfälligt” ända till dess också den mappen är tom, varpå du tar bort den.

Hur fungerade det för dig?

Testade du att för en eftermiddag utgå från en tom inbox?

Kommentera nedan om du vill och berätta vad det gjorde för skillnad för dig.

P S Jag kan också rekommendera en titt på Merlin Mann’s “Inbox Zero”-föreläsning.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)