STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

20 Mar

Dra dig undan dig själv när du har telefonmöte


Datum: 2017-03-20 14:45 Kommentarer: 0 st

Telefonmöten och distansmöten utan kamera är verkligen inte som andra möten. Vi är några stycken som träffas och vi avhandlar någonting men vi syns inte. Man kan tycka att det är praktiskt och befriande på något sätt. Vi slipper resa och eftersom det är alldeles uppenbart för våra kollegor att vi sitter i telefonmöte, har vi ryggen fri när det gäller “har du en sekund?”-frågor, för vi har just nu inte utrymme för någonting annat än just att sitta i möte.

En stund till annat?
Eller har vi? Ingen ser oss och vi har datorn framför oss, så under det att någon av de andra i mötet drar avrapporteringen av vad som hänt i deras område sedan sist kan vi passa på att beta av några mail så att inkorgen minskar i omfattning en smula. Och där, till höger på skrivbordet, ligger en hög med sådant vi lagt där “så länge” för just när vi fick det hade vi det lite tajt. Den kan vi förstrött bläddra igenom för att se om det var något där som vi behöver ta tag i innan dagen … “Vad säger du om det, David?” säger plötsligt någon från mötet i örat. Säga? Om vad?

Det går upp för oss att vi inte alls hängt med i det avlägsna resonemanget de senaste minuterna, för vi har haft annat för oss. Eftersom vi inte vill dra till med ett “Ja, det blir bra.” om något alldeles okänt, ber vi den föredragande repetera och helt i onödan blir mötet något längre (eller trängre i tid) än det skulle behöva vara.

Distans också från delar av dig
När vi deltar i ett distansmöte är det en sak att dra sig undan från andra så att vi får vara ostörda. Om du lätt självdistraherar dig (som jag), behöver du också dra dig undan från dig själv så att mötet du deltar i blir effektivt, ni får gjort det som mötet syftade till och du får mer tid till alla andra uppgifter.

Gör så här
Här är några saker du kan göra för att minska risken att du självdistraherar dig under telefonmöte:

  • Behöver du inte datorn under mötet, lägg undan den, stäng den eller vänd ryggen till den.

  • Även om telefonmötet sker “genom” din smartphone, behöver du inte ha dess frestande appar mitt i synfältet. Lägg den med skärmen ned mot bordsskivan en dryg armslängd bort, stoppa den i fickan eller lägg den på en stolsits som sticker in under bordet du sitter vid.

  • Har du material på datorn som du behöver se på under mötet, minimera eller stäng alla andra program och fönster än precis det som har med mötet att göra just nu. Sätt notisfunktionen i stör ej-läge (om det finns ett sådant) och stäng av mejlprogrammets skrivbordsaviseringar vid nytt mejl, såvida de inte är avstängda för länge sedan.

  • Sätt dig långt bort från eventuella högar som du kan komma på dig själv att bläddra i under mötet. Har du ett besöksbord på ditt rum (och där inte finns några högar), kan det vara ett bra ställe att sitta vid. Kanske har ni små “tysta rum” du kan dra dig undan i, vilka ligger ännu längre bort.

Men, ha papper och penna tillgängligt, så du snabbt och lätt kan plita ned plötsliga tankar du vill fånga - även om de inte handlar om mötet ifråga. Frågar du mig, är just papper och penna de perfekta verktygen i just den här situationen. De är snabba att använda, vi kan notera helt fritt utan att kunna några kortkommandon, de innehåller inte några oombedda hjälpfunktioner som dyker upp och bredvid ligger inte en hop andra appikoner i glada färger som pockar på uppmärksamhet.


Vill du, mobilscannar du snabbt noteringen när mötet är slut, processar fram eventuella att göra-uppgifter ur den och sparar lätt digitalt det som är värt att ha kvar.

Ökat fokus och kortare tidsåtgång
Om du minskar dina självdistraktioner när du sitter i telefonmöte och andra distansmöten utan video, kommer du och dina möten bli mer fokuserade på själva uppgiften. Mötena blir ett uns kortare och du och de andra mötesdeltagarna får mer tid till att genomföra det ni pratade om på mötet. Du slipper också uppleva det obehagliga i att bli påkommen med att inte ha lyssnat.

Hur gör du?
Hur gör du för att dina telefonmöten ska bli mer effektiva och fokuserade? Många kämpar med dessa, så dela gärna ditt bästa tips i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)