Strukturbloggen

Har vi bra ord­ning på vad vi har att göra och det mate­r­i­al behöver och hanter­ar vi våra infor­ma­tions­flö­den så sys­tem­a­tiskt att vi kän­ner oss ​“on top of things” snarare än under­st i högen och pri­or­it­er­ar vi målmed­vetet så att vi gör det vik­ti­ga fram­för det som bara är bråt­tom — då är det naturli­ga näs­ta utveck­lingssteget att få uppgifter­na gjor­da automatiskt.

Ju mer vi får sak­er gjor­da utan ansträngn­ing och tid­såt­gång från vår sida, desto mer ork och utrymme får vi till det vi helst vill ägna oss åt. Det är inte den av vis­sa befa­rade framtid då allas våra arbeten tag­its över av rob­o­tar och vi är allde­les sysslolösa jag talar om, utan det finns fak­tiskt en hel del vi kan automa­tis­era här och nu, idag.

De små tin­gens tyranni
De cen­trala, avancer­ade uppgifter­na där din kärnkom­pe­tens och begåvn­ing behövs som mest ska du fort­sät­ta att göra själv, men alla utför vi ock­så en hel mängd små­op­er­a­tioner dagli­gen och stundli­gen, som varken är särskilt inspirerande eller beroende av att det är just vi som gör dem. Vi sparar ner något, byter namn på något, fly­t­tar något till en annan mapp, skriv­er ut något, stu­var om några celler, sorter­ar på ett annat sätt, skriv­er sam­ma sak på mån­ga ställen, går in någon­stans och läg­ger ut något där.

Det­ta ständi­ga ​“pys­sel”, som en bekant till mig nyss uttryck­te det, är förvis­so småsak­er, men ock­så de tar tid — särskilt när något stru­lar när vi ​“bara skulle göra det­ta lil­la”. Vi hit­tar inte map­pen där det ska lig­ga, vi kom­mer inte ihåg var vi skulle gå in, vi tap­par grep­pet när vi ska klic­ka och dra och får bör­ja om från bör­jan igen. Det är då som frus­tra­tio­nen väcks och minut­er­na tickar och vi blir allt­mer stres­sade över att dessa småsak­er kom­mer i vägen för det viktiga.

Hjälp du redan har
I våra mejl­pro­gram, ​“kon­tor­spro­gram” och oper­a­tivsys­tem finns i regel en hel del pys­se­le­lim­inerande automa­tis­er­ings­funk­tion­er som är täm­li­gen enkla att lära sig, men jag upplever att allt­för få av oss använ­der dem. Så, låt oss slå ett slag för dessa nu.

De kan till exem­pel heta ​“makron/​macros”, ​“regler/​rules”, ​“snabbsteg/​quick steps”, ​“snabbdelar/​quick parts”, ​“scripts”, ​“VBA”, ​“Automa­tor” och annat. Med täm­li­gen enkla medel kan vi låta dem göra dessa små oper­a­tioner för oss och det utan att vi behöver skaf­fa några nya pro­gram­varor eller be någon om lov att få göra det.

Du lär dig lätt själv hur du går tillvä­ga, för inter­net ful­lkom­ligt kryl­lar av guider och instruk­tion­er — såväl ​“offi­ciel­la” sådana som vide­or och instruk­tions­blog­g­poster av entu­si­aster. Här finner du till exem­pel ​“utbild­nings­cen­trat” för Office-paketet och till annat sök­er du dig fram. Du behöver inte lära dig allt på en gång, utan för nu räck­er det med ett enda ytterli­gare knep, så blir arbetet var­je dag åtmin­stone ett uns lättare.

Gör så här

1. Bestäm dig för att lära dig något nytt om de inbyg­g­da automa­tis­er­ings­funk­tion­er­na den­na vec­ka. Du behöver inte från bör­jan veta **vad** du vill automa­tis­era, utan det kom­mer du att få en idé om när du lär dig vad som går att göra.


2. Sök nu på en kom­bi­na­tion av ​“tuto­r­i­al”, ​“guide”, ​“overview”, ​“macro”, ​“rules”, ​“script”, ​“automa­tor”, ​“vba”, ​“office”, ​“lotus notes”, ​“out­look”, ​“os x”, ​“win­dows” eller något annat.


3. Välj en video eller blog­g­post som verkar intres­sant och se eller läs den direkt eller skriv en att göra-uppgift som innebär att du gör det.


4. Får du mers­mak, sök på en ny kom­bi­na­tion som prickar än mer rätt på det pys­sel du nu fått en aning om att du skulle kun­na bli av med.

En extra knuff i rät­tan stund
Om du lär dig mer om de inbyg­g­da automa­tis­er­ings­funk­tion­er du redan har i din dator och tilläm­par någon (om än bara en), slip­per du utföra något moment du tidi­gare gjort ofta. Istäl­let kan du se på när det blir gjort helt automa­tiskt. Mig skänker det en känsla av att jag får ovän­tad hjälp från någon som vill mig väl.

Även om vi fort­farande har de större, mer avancer­ade uppgifter­na att göra, är dessa små gratis­skjut­sar framåt då och då under dagen väl värt besväret att lära oss något nytt.

Hur har du automatiserat?
Vad har du gjort för automa­tis­er­ing som du njuter särskilt myck­et av just nu? Du får mer än gär­na dela med dig i en kommentar.